新时期下企业现代化电子档案管理探析

雷勇

摘要：随着社会经济的飞速发展，各企业间的竞争愈发激烈，而内部管理对企业的发展非常重要，其中档案管理更是重中之重。目前，越来越多的企业都采用了电子档案管理工作模式，但在具体实施过程中还是存在一定问题，难以发挥其真正的作用，因此本文将从电子档案的定义与特点出发，对其管理中存在的问题进行了全面分析，然后提出了相应的改进策略，以供相关人员参考。

关键词：新时期;企业现代化;电子档案管理

前言

在企业发展进程中，档案管理的重要性不言而喻，传统的纸质档案已经难以满足实际需要，想要促进企业的长远发展，还必须要重视对现代化电子档案管理的有效落实。但是，就没全实际情况来看，很多企业对电子档案管理的认识还不够充分，在具体落实过程中也存在很多问题，未能将电子档案的优势作用充分展现出来。因此，在新时期社会背景下，加强对电子档案管理的深入研究与分析，具有非常重要的现实意义。

一、电子档案的定义与特点

所谓的电子档案，其实际就是一种虚拟化的管理形态，借助信息技术来构建电子化、虚拟化的档案，通常储存在计算机内，方便修改、提取以及删除。通过对电子档案的分析可以得知，其具有如下几个显著特征：其一，非人工识读性，也就说档案信息是由数字代码组成，只有借助计算机才能解读;其二，系统依赖性，由于电子档案以计算机为基础，一旦离开了计算机系统，则所有工作都无法实施;其三，信息的可变性，电子档案中的信息可以灵活变动，使得档案资料的真实性与完整性大大提高。

二、企业电子档案管理存在的问题

（一）对电子档案管理重视不高

通过相关研究可以发现，由于电子档案的出现时间不长，人们对其的了解还不够充分，因此大部分企业都是抱着一种观望的状态，在管理电子档案的过程中就会因为认识不足而导致管理出现各种问题，难以将电子档案的优势完全展现出来。换句话来说，档案管理人员的专业能力及思想素质都会影响到整个工作的实施效果，如果他们本身就缺乏对电子档案的足够了解与重视，则必然无法以正确的思想指导行动，进而导致电子档案管理工作对企业的作用与价值大打折扣。

（二）相关的规章制度不够健全

在企业电子档案管理过程中，想要确保整体工作的开展效果，除了需要有理论引导和技术支持之外，往往还离不开相关的规章制度，只有制定出科学合理的管理制度之后，才能让管理人员的各项操作有章可循、有据可依，从而提高电子档案管理整体水平。但是，就目前实际情况来看，大多数企业在档案管理制度方面的建设还比较落后，仍使用以往的制度体系进行电子档案管理，一旦出现管理问题，无法对受罚人员进行有效的法律界定，执行力度也将大幅下降。

（三）电子档案的安全隐患较大

如前文所述，电子档案对计算机技术的依赖性非常强，所有的文件资料都是储存在专门的档案系统当中，因此对系统安全系数要求非常高，一旦电子档案受到病毒或黑客的入侵，导致资料数据被篡改或伪造，将会对企业带来非常严重的影响，甚至造成企业倒闭，所以安全问题非常重要。但目前实际情况来看，虽然已经有越来越多的先进技术为电子档案提供了安全保障，但网络病毒及黑客技术也始终在不断发生变化，因此电子档案的安全隐患仍比较突出。

二、新時期下企业现代化电子档案管理策略

（一）增强对电子档案管理的重视

无论是对企业还是个人来说，思想对行为的影响非常大，想要促进企业现代化电子档案管理水平的提高，则首先需要增强企业对电子档案管理的足够重视，这样才能保证管理人员更好地遵循相关制度条例，从而提升电子档案管理质量。基于此，在具体的实施过程中，现代化企业应当加强对电子档案的宣传力度，让全体员工都意识到电子档案对企业发展的重要性，这样才能为电子档案管理工作的开展奠定良好的基础。除此之外，还需要注重提高电子档案管理人员的思想素养，并要求他们学习最新的电子档案管理知识与理论，不断强化自身专业能力，如此方可进一步推动电子档案管理的良性发展。

（二）完善电子档案管理规章制度

没有制度的管理就没有执行力，为进一步保障电子档案管理工作的高效开展，企业相关负责人还必须要重视对电子档案管理各项规章制度的建立与完善，以便为这项工作的落实提供法律支持，并推动企业的向前发展。为此，在具体的实施过程中，应当做好如下几项工作：其一，企业需结合自身发展情况以及国家标准规范，来制定符合实际需求的电子档案管理制度体系，确保制度内容具有前瞻性与包容性;其二，需要建立相应的监督机制与责任机制，将责任明确到部门和个人，以此来增强电子档案管理工作的整体效能，促使其发挥更大的作用与价值，推动企业的向前发展。

（三）保障电子档案的绝对安全性

电子档案最突出的问题就是信息安全问题，相对纸质档案来说，电子档案存在的安全隐患更多且更为复杂，如果不能保证电子档案的绝对安全，则管理也就是失去了意义，因此必须要不断加强对电子档案的安全管理。具体来说，企业技术人员应对电子档案系统进行加密处理，设置专门的访问控制技术，防止外来人员的非法入侵，保障系统的安全性。与此同时，还需要构建文件的备份和恢复系统，这样即便发生信息资料被窃取、丢失的情况，也能在备份系统中恢复原有资料，从而降低管理风险。除此之外，还需要加强对网络病毒的预防，提前做好各种准备工作，比如安装防火墙、建立入侵检测系统等等，通过这些方式来防范人为破坏、病毒侵扰等风险。

结束语

总而言之，在档案资料越积越多、档案管理要求越来越高的背景下，企业想要实现更加长远的发展，就必须要重视对电子档案管理工作的优化与创新。为此，作为企业相关负责人，不仅要提高对电子档案管理的进一步认识与了解，同时还要正确看待当前电子档案管理中存在的问题，并积极采取有效措施来改善这些问题。只有这样，才能更好地发挥出电子档案管理的作用与价值，助力企业做出正确决策，进而推动长远发展。

参考文献：

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