当前企业档案管理工作存在的问题及改进策略

摘要：在现代企业管理中，档案管理是一项重要的工作任务。高质量的档案管理工作，可以全面记录企业发展的历程，可以为企业管理运营的决策提供可靠数据支撑，可以为企业长远发展规划正确方向。但在现实中，很多企业不能够充分认识到档案管理工作的重要性，档案管理往往成为企业管理整体工作中的薄弱环节，不能满足现代企业发展的需求。本文阐述企业档案管理工作的基本概念，指出当前企业档案管理工作的基本要求，介绍企业档案管理工作的基本作用，分析当前企业档案管理工作中存在的问题，并提出改进策略，以供参考。

关键词：企业 档案管理 策略

现代企业在运营和发展的过程中，会产生大量的数据、文件等档案资料，内容涉及企业管理的方方面面，直接关系到企业发展的记录、企业决策的依据和企业发展的规划等重大事项。因此，档案管理是现代企业管理工作的重要组成部分。但在现实中，很多企业不能够充分认识到档案管理工作的重要性，档案管理往往成为企业管理整体工作中的薄弱环节，不能满足现代企业发展的需求。在此背景下，如何解决当前企业档案管理工作中存在的问题，并采取行之有效的措施加以改进，以充分发挥档案管理工作的积极作用，成为现代企业管理者必须重视的研究课题。

一、企业档案管理工作的基本概念

企业档案管理工作主要是指，对企业内部的档案资料进行收集整理、归纳统计、分类保管和提供调取查阅服务的工作。企业档案管理是一项复杂的系统性工作。从档案类型上区分，就有人事档案、財务档案、设备档案、固定资产档案、安全生产档案、教育培训档案、行政档案等多个类型，涉及企业经营生产的各个部门和环节。从工作属性上区分，企业的档案管理部门自身并不能直接产生档案资料，而是需要企业各个部门在实际工作中形成相关资料，由档案管理部门进行资料价值的甄别判断，并收集整理，因此，该项工作有管理属性。同时，档案的收集整理要求全面系统、真实可靠，其有着一整套完整的规范性操作制度标准，且档案的保管对环境的温度、湿度有着严格的要求，特别是现代的电子档案，更需要相关数字技术设备作为硬件保障，因此，该项工作还有着专业技术属性。档案管理工作的效能发挥，体现在档案的运用上，档案管理工作中重要的一环，就是要提供检索和查阅服务，为企业决策提供依据，因此，档案管理又有着服务属性。

二、企业档案管理工作的基本要求

（一）对档案资料真实性的要求

档案资料是企业管理者对企业经营和发展做出正确决策的关键依据，因此，档案资料的真实性至关重要。只有真实的档案资料才是有价值的，任何含有虚假成分的档案材料，不但不能记载和反映企业经营和发展实际情况，而且还会给企业的决策带来错误的引导，使企业蒙受重大损失的同时，也会严重影响企业的社会形象，这在现代企业发展中，是决定企业生存发展的重大问题。

（二）对档案资料系统性的要求

在现代企业运营管理中，各部门分工精细，各环节衔接紧密，由此产生的档案资料较为庞杂。这就要求档案管理工作中必需严格地遵循系统化的原则，高效地将原本零碎、分散的各种数据、文件进行系统梳理整合，建立起科学细致的类别区分。这样，一方面便于档案资料的分类保存，提高档案整理的工作效率;另一方面便于检索和查阅档案，提高档案管理工作为企业决策的服务质量。

（三）对档案资料全面性的要求

档案的收集、管理和储存等各个环节，都要关注到档案资料的全面性，不但企业内部运营产生的数据、文件等是档案管理工作的内容，而且涉及企业有关的各种信息，也是档案收集的对象。例如，媒体对企业的相关报道材料、客户的重要反馈信息、企业承办社会活动的资料等，都是企业发展的重要见证，都必须及时全面地纳入档案管理之中。

（四）对档案资料保密性的要求

企业的档案资料可以分为一般型档案和机密型档案。在现代市场经济高度发展的社会，企业之间竞争异常激烈，企业的财务信息、技术信息、客户信息等，都是本企业的核心机密，属于机密型档案，一旦外泄会给企业带来难以估量的损失。对于机密型档案，在档案管理工作中一定具有高度的保密意识、严密的规章制度和必要的技术手段，确保档案信息的安全。

三、企业档案管理工作的基本作用

（一）为企业管理者作出正确决策提供可靠依据

企业管理者的决策是否正确，直接决定了企业的效益高低，重大决策还会直接关系到企业的生死存亡，因此决策需要非常慎重严肃。一个正确决策的作出，需要企业管理者充分了解当前企业的财务、人员、技术等方面状况，同时也要获取较为全面的市场信息，而提供这些资料则是企业档案管理部门的职责所在。此外，作出关乎企业前途的重大决策，还需要参考企业发展历史上的相关决策内容、企业人力资源的配备及流动、企业技术储备信息等，这些资料则完全由档案管理部门来掌握。

（二）促进企业内部工作效率和质量的提升

档案管理统一整合了企业所有档案资料，形成了一个完整的企业信息库。在激烈的市场竞争中，商机稍纵即逝，如果企业管理者和各部门需要相关资料而无法及时获取，便会造成时机贻误。档案管理工作有效地避免了各部门各自保管资料，不便于分享流通的弊端，可以随时提供企业全面的信息，从而提高了工作效率，也最大化地发挥出档案资料的价值。

四、当前企业档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理的重要性在认识上不够充分

档案管理工作并不能直接产生经济效益，而且档案管理需要配备一定的人员，档案存储也对湿度、温度、防火等有着较高的要求，需要进行相应的硬件投入。对于追求经济效益最大化的企业经营者而言，其对档案管理部门的重视程度远不如营销部门、生产部门、技术部门等能够直接决定企业经济效益的部门。因此，档案管理工作在很多企业中处于边缘地位，得不到应有的关注与支持。有的企业只是由财务部门负责财务档案，人事部门负责人事档案，其他的档案资料没有设置专门岗位进行收集管理，更没有打造档案所必需的硬件环境，造成大量有价值的档案资料流失。

（二）档案管理的制度建设不够完善

档案管理是一项专业性很强的工作，有其自身的规范性要求。部分企业的档案管理制度建设不够完善，如在企业内部的档案管理没有一套完善的工作标准，尤其是对档案资料价值的界定标准不明晰，一些无用的档案资料浪费了企业资源，而一些有价值的档案资料却被忽略。又如档案管理工作缺乏必要的制度监管和约束，造成档案管理人员的责任意识不强，工作中存在较大的随意性，影响了档案管理的工作质量。

（三）对档案管理的信息化发展不够支持

当前我们已经全面进入信息化社会，信息技术在档案管理中被广泛应用。但部分企业由于认识问题或者投入成本问题，对档案管理的信息化升级发展工作不够支持，依然沿用传统的人工作业方式进行档案管理工作。一方面，档案管理的信息化程度较低，造成档案管理需要配备大量人员，占用了企业宝贵的人力资源，而且传统的档案管理需要处理大量的纸质文件资料，在存储过程中容易损坏，也不便于调取查阅;另一方面，在信息化社会，市场瞬息万變，传统的人工作业方式无疑效率低下，滞后于时代发展，严重影响了企业的工作效率。

五、企业档案管理工作改进策略

（一）提高对档案管理工作的重视程度

企业管理者对档案管理工作的重视程度，是实现档案管理工作改进发展的思想基础。企业管理者要充分认识到档案管理工作对企业经营发展的重要意义，将档案管理工作视为现代企业管理的重要组成部分，合理设置相关部门和岗位，理顺档案管理工作在企业运行中的地位和关系。同时，还要加大对档案管理工作的投入力度，特别是在档案存储方面，要及时更新防潮、防火、防霉、防盗等设备，为高质量地开展档案管理工作提供坚实的硬件支撑。

（二）加强档案管理的制度建设

企业要在国家相关法律法规的基础上，结合本企业的实际情况，制定和完善档案管理的各项规章制度。一是要明确责任，将档案管理工作的各个环节落实到具体部门、岗位、个人，切实提高相关工作人员的积极性和主动性。二是要明晰流程，从档案资料的收集、整理、保存和提供四个方面，提出详细的工作要求规范，保证档案管理工作的平顺运转。三是要统一标准，让档案管理的各个工作环节都有据可依、有章可循，提高档案管理工作的严肃性，避免随意混乱情况的发生。四是要强化监管，定期对档案管理工作进行巡查，以便于及时发现和修正问题。

（三）积极推进档案管理信息化发展

信息化是档案管理工作发展的大势所趋。企业管理者要认识到信息技术在档案管理中的优势作用，积极推进档案管理的信息化发展。一是要进行设备升级，为档案管理部门配备计算机、扫描仪、数码相机等设备，从硬件上做好支持。二是要进行工作机制改造，建立档案数据库、信息平台，推动档案管理由传统手工作业向信息化作业过渡发展。三是要重视人员培训，将信息技术作为培训重点内容，提高档案管理人员的信息技术水平，以便使他们跟上时代发展，更好地开展工作。

（四）优化档案服务质量

档案管理不仅仅是收集整理和保存档案资料，更重要的是要为企业提供优质的档案服务，把档案的价值充分发挥出来。因此，优化档案服务质量是企业档案管理工作改进的重点。一是要关注服务的便捷性，充分利用信息技术，做到及时更新数据，同时满足企业随时随地查阅档案的需要。二是要关注服务的共享性，尤其在大型企业集团内部，要建立起档案服务的信息化系统，实现档案信息的舒畅交流，提高企业工作效率。

六、结语

档案管理是企业管理的重要内容，在新时期社会发展的背景下，需要不断更新理念、创新方法，以期实现档案管理工作的新发展，在企业运营中更好地发挥积极作用。

参考文献：

[1]林丽媚.企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路[J].兰台内外，2019（12）：60-61.

[2]仲杰.新形势下国有企业人事档案管理工作研究[J].办公室业务，2019（21）：139+141.

（作者简介：高原，女，本科，徐州经济技术开发区党政办公室，档案助理馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）