信息化背景下高校档案服务对策分析

摘要：信息化管理是当今社会发展的新趋势，也是这一时期的新特征。在信息化管理形势下，高校档案服务成为档案资料界的热门话题，各高校都在根据实际情况，调整并创新档案存储方式，根据文件信息服务的信息管理特点，增强其作用。信息管理促进了高校档案与相关服务的优化和提升，将档案存储与档案服务推向了一个新的发展阶段，也是对档案存储理念的再创新。信息化管理形势下的档案信息服务是高校档案存储顺应社会发展趋势的重要条件，能够使传统的档案管理工作从静态数据转变为动态数据，最大限度地发挥档案的特定作用。

关键词：信息化 高校档案 服务策略

高校档案管理工作是我国档案数据工作的重要组成部分。在信息技术发展和社会需求的双向推动下，高校档案资料服务的内容和范围不断扩展，呈现出细分行业门类、优化服务质量的发展趋势，其对信息技术的依赖性增强，在服务目标和服务方法等方面更加多样化。而信息内容基础建设的不平衡，服务能力的不足以及对存在问题认识的不够，对高校档案和相关服务工作的发展提出了新的挑战。面对这些问题，高校档案馆必须培养专业人才，改进服务形式，明确信息化服务的发展方向，从而促进档案服务功能的转型和服务水平的提升。

一、档案信息服务概述

档案信息服务分为广义和狭义。从广义上讲，档案信息服务是指档案存储组织为呈现信息内容以便更好地满足客户需求而进行的所有业务流程及活动。就狭义而言，档案信息服务是档案管理人员根据客户需求获取和应用档案信息内容，以最大限度地提高档案信息内容社会经济效益的工作。高校档案信息服务的关键是实地数据服务，客户满意度被视为数据服务的标准。通过加强系统建设，完善数据服务方式，提高档案存储和档案信息服务水平。

随着社会的不断发展，个人对档案和信息资源的需求也不断增加，知识服务将成为未来高校档案信息服务的关键内容之一。在这一阶段，传统的、基于纸质的档案信息内容经过扫描后存储在互联网上，可以有选择地向客户开放。这种形式能够更快捷地搜索文件信息，并且方便客户查看和使用。对于高校档案管理工作而言，这种信息化所带来的高质量档案信息服务，是推进学校教育和学生培养的重要手段。因此，各高校有必要实现信息化管理技术的普及。

二、信息化背景下高校档案服务的意义

（一）档案信息的安全性

高校档案管理工作服务于大学中的各项工作，档案管理的必要性显而易见。确保档案数据的安全系数，是档案存储人员工作的重点，也是档案存储的一项特定内容。信息化管理下，档案的存储和传输都存在一定的安全风险，因此，必须加强安全性管理，在信息备份、信息防护，以及储存、传输等各环节，都要保证档案信息、存储设备以及网络服务器的安全。在这一过程中，操作人员也要具有专业的文件存储知识和信息化技术水平。

（二）定向化的信息服务

档案馆记录并整理了学生在校的学习经历以及专业发展情况。通过信息化的数据收集和档案服务，高校能够实现更有针对性、更加深入的信息整合，进而在学生需要时，为其提供针对学生个人的、完善的档案服务。

三、信息化背景下高校档案服务现状

（一）服務模式滞后

高校档案服务模式滞后主要表现在缺乏系统性的档案信息服务，信息化管理在档案服务中应用程度不够。在档案服务的过程中，方法固化，并缺乏针对性。在偏于传统的档案模式下，档案服务依旧以人力为主，质量和效率难以继续提升，无法满足档案服务的发展趋势要求。随着教育的发展，档案信息服务工作在其中的使用价值和现实意义日益突出。由于高校档案信息服务无法进行及时合理的改革创新，服务项目和服务方法越来越滞后，极大地限制了高校档案信息服务的发展。

（二）管理人员专业素质不够

随着信息时代的到来，高校档案管理服务已进入信息管理的快速轨道。为了实现高校档案服务的信息化管理，优秀的档案服务人才至关重要。在现阶段，高校档案服务中的大多数工作人员技术水平较低，无法满足信息管理档案服务的要求。这些人员长期受传统档案存储意识的影响，缺乏对档案存储的责任感，档案存储服务被视为琐事和一般性工作，导致档案服务水平达不到要求，甚至造成档案丢失的情况，给当事人造成无法弥补的损失。

（三）馆藏档案信息不完整

大多数高校的档案信息内容是课堂教学策略、学校的历史以及相关的现行政策法规等。档案文件的信息内容收录不够完整。科技进步的发展趋势使多媒体、电子计算机和其他机械设备在校园中广泛使用，档案资料的类型和获取信息的方式也得到了扩展。为了更好地顺应时代的发展趋势，有必要完善高校档案信息内容的智能管理系统。

（四）管理体制陈旧

如今，高校的文件档案存储系统已经不适应信息化管理社会的发展。档案存储属于服务性工作，并且在专业工作职责和特征方面不同于其他服务工作。高校对档案管理不够重视。就高等院校而言，他们通常认为自己的主要工作职责是提升学生的学习意识以及相关的专业技能，而忽视了对档案管理的信息化普及和创新。这阻碍了高等学校档案馆的发展，更不用说信息化管理水平的提升了。这导致档案馆难以实现管理体制的活化，缺乏健全的信息服务。

四、信息化背景下高校档案服务策略

（一）转变档案服务观念，提升服务意识

一方面，档案管理人员必须改变对服务的认识，不断提高自身的责任心和业务水平。要认真学习信息技术和相关理论，提升档案管理工作的质量和效率。长期以来，由于档案工作人员落后的服务意识，其很难有效发挥自身的作用。为了改变这种局面，高校必须高度重视档案管理工作，组织档案人员进行专业性的培训，并促使其开展自主学习，提高档案人员的服务意识和专业水平，以便档案管理人员可以更好地服务于高校的发展。另一方面，档案管理人员要健全并遵守档案管理制度。在不断提高自主创新能力和服务质量的基础上，构建完善、系统的高校档案制度，发挥自身的价值，最终促进高校档案服务的发展。

（二）培养高素质人才

高素质的人才是信息化档案服务展开的前提。在档案技术部门，档案的维护和管理也伴随着一定的风险。如果有错误或遗漏，将危及档案的安全性。这就要求档案工作人员必须具有较强的逻辑思维能力、判断力和一定水准的电子信息技术，并具有高度的责任意识。在当前，档案管理人员普遍存在专业知识不足和知识体系一元化，难以满足信息化档案管理工作要求的现象。因此要不断调整和升级工作人员的技术结构和知识体系，使其能够适应档案数据工作快速发展的趋势，更好地提高档案存储和服务的效率。

（三）完善档案信息管理系统

进入信息化时期，要实现高校档案资料的信息管理，就要不断完善档案信息管理系统，提高档案资料信息内容的实时性和有效性。在整个过程中，高校还要不断发现并妥善处理存在的问题，有效地搜集、筛选、整理档案信息，以使档案信息管理系统真正发挥作用。

（四）完善档案管理制度

要实现全面的信息化管理，就要在高校档案材料服务的过程中，实现档案管理形式的创新，并健全和完善档案管理规章制度。要在档案传输、存储的过程中，通过信息化管理技术对其进行集中整合。要根据相关档案的创建，对档案进行信息化升级，从而提高档案管理的效率。在这一过程中，要注意高校档案的信息安全管理方法，在工作中设置不同级别的机密性和管理权限，使所有信息内容的安全性得到保证，并定期进行档案信息和相关设备的维护。在信息化档案存储工作中，要灵活运用信息技术来解决档案管理工作存在的问题，通过档案管理系统，更加高效便捷地进行档案数据的传输、存储以及再整合。

（五）双向主动性档案管理服务

在信息管理的背景下，高校档案存储服务应采用有意识的双向服务系统，以提高档案存储服务的效率。由于大学生的日常学习任务繁重，还有一些烦琐的事务管理，因此，档案搜集的工作应由档案部门配合学生共同来做，尽量避免信息的延迟。档案管理人员可以主动上门服务，收集、整理并归档数据，提高档案信息服务的效率和水平。

五、结语

信息技术的普及已经慢慢改变了每个人的生活条件和思维方式，给社会经济发展也带来极大的影响。在高校档案信息管理服务的过程中，必须坚持不懈地发展和创新核心理念，创新高校档案的服务模式，改进档案服务观念，构建多元化的服务渠道，并提高档案信息管理的水平和效率。要培养专业化的高素质人才，利用信息化技术提高高校档案管理服务的质量，使档案信息化服务真正做到有效落实、有序推进。

参考文献：

[1]吴卫.信息化背景下高校档案的服务策略[J].黑河学院学报，2020，11（09）：180-181.

[2]谢群.信息化背景下高校档案服务方式分析[J].智富時代，2018（12）：117.

[3]邢洁.信息化背景下高校档案服务策略分析[J].祖国，2018（03）：112.

（作者简介：卢青，女，硕士研究生，山东警察学院，馆员，研究方向：高校档案管理）

（责任编辑 张云逸）