“6S”管理在医院档案痕迹管理中的意义探讨

郑开

潍坊市人民医院院办中心档案室，山东潍坊 261041

医院档案属于医院文化的重要组成部分，其以体现医院既往历史与成就为主要目标，并随着医院的发展而不断完善[1]。在当今信息化时代，随着计算机、网络为载体的现代化设备的应用与推广，使得医院档案管理得到快速完善[2]，更好地为提高医院档案管理的统一、规范、科学、标准化等提供依据，从而更好地确保医院痕迹资料的完整、有序地及时归档，同时便于调阅与获取，提高医院整体管理水平[3]。

医院档案的管理工作，其最终目的在于完整高效地保存医院发展过程中的相关信息及患者在就诊治疗过程中的全部资料，为医院的发展服务，为兼具知识性与服务性双重职能于一体的管理学科[4]。但目前针对医院痕迹资料的信息化管理遇到许多问题，故如何更为有效且合理地提高医院痕迹资料的存储效率，提高其管理效能，落实医院内部各部门、科室之间的同质化管理，以提高医院档案管理效率，是目前的研究热点[5]。“6S”管理的价值在于创造并保持组织有序、清洁、高效的高质量运行，兴起于1950年代，并逐渐融入社会发展的方方面面[6-8]。为此，该研究选择2020年1月—2021年10月该院后勤、行政科室档案管理人员15名，临床科室档案管理人员35名，医技科室档案管理人员6名为研究对象，主要探讨“6S”管理机制在医院档案痕迹管理中的应用价值，现报道如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

选择该院后勤、行政科室档案管理人员15名，临床科室档案管理人员35名，医技科室档案管理人员6名为研究对象。其中2021年度开始，医院中心档案室在档案管理过程中以“6S”管理理念为基础进行统一管理，将其设定为观察组，针对所有医院相关痕迹资料进行管理，对照组为2020年度未实施“6S”管理，仅实施主要以信息科为基础的常规档案资料管理。

1.2 方法

“6S”医院痕迹资料管理主要内容包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全等6大方面：①整理的主要方法为通过医院行政发文形式要求在院各部门（后勤行政科室、临床科室、医技科室）首先针对本科室相关医院痕迹资料进行自我整理与归类，丢弃无关紧要的材料。②整顿的主要方法为针对医院痕迹资料将其统一设计为纸质版文件目录，采取彩印特殊图案形式将其镶嵌进入目录中，确保各部门、科室的目录内的定点、定量、定容相统一，以便各种资料的随时获取、放回与整理。统一做好各电子文档文件名的制定，规范存档路径，以便通过目录名与文件名及时有效地检索到相关电子文档。③清扫的主要方法为要求各部门（后勤行政科室、临床科室、医技科室）针对本科室的医院痕迹资料做到无死角的责任落实管理，并明确专人进行监管，及时发现问题并整改到位。④清洁的主要方法为针对各部门（后勤行政科室、临床科室、医技科室）自身医疗痕迹资料的管理过程应逐步落实其标准化管理，做好可持续发展，并将其制订为管理制度由医院下文以红头文件形式进行落实。⑤素养的主要方法上，则建议由医院院办统一制订各科室的管理经验，并挑选其中优秀的案例进行宣传与推广，定期组织统一学习，更好地落实医院档案管理的标准化与规范化。⑥安全方面，则以确保医院档案在日常工作得到规范化的管理、存储、使用，促进医院可持续发展。从而更有效地减少人力成本，提高工作效率，节约存储空间，更好地利用医院痕迹资料在医院可持续发展中所发挥的作用，更高效、规范地做好医院痕迹资料档案存储与管理。以上措施需要中心档案室在“6S”管理过程中组建专门团队实施统一管理与推行，定期针对优秀案例进行示范、讲解、表彰，确实落实其在全院范围内推行的效率。

1.3 观察指标

比较两组资料放置规范率、资料完整率及整体合格率，比较两组取得痕迹资料耗时、放回痕迹资料耗时，比较两组医院痕迹资料管理人员对整体管理水平、资料取放便利度、整体工作量和配合度的工作满意度。

1.4 统计方法

采用SPSS20.0统计学软件进行数据分析，计量资料符合正态分布，表达方式为（±s），组间差异比较采用t检验；计数资料的表达方式为[n（%）]，组间差异比较采用χ2检验或Fisher精确概率法，P＜0.05为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 两组资料放置规范率、资料完整率及整体合格率比较

观察组资料放置规范率、资料完整率及整体合格率均显著高于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05）。见表1。

表1 两组资料放置规范率、资料完整率以及整体合格率比较[n（%）]

2.2 两组取得痕迹资料耗时、放回痕迹资料耗时比较

观察组取得痕迹资料耗时和放回痕迹资料耗时均短于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05）。见表2。

表2 两组取得痕迹资料耗时、放回痕迹资料耗时比较[（±s），min]

表2 两组取得痕迹资料耗时、放回痕迹资料耗时比较[（±s），min]

组别取得痕迹资料耗时 放回痕迹资料耗时观察组（n=56）对照组（n=56）t值P值3.2±1.4 5.5±1.6 8.096＜0.001 2.3±0.4 4.9±1.2 15.382＜0.001

2.3 两组医院痕迹资料管理人员对工作满意度比较

观察组医院痕迹资料管理人员对整体管理水平、资料取放便利度、整体工作量和配合度的满意度均显著高于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05）。见表3。

表3 两组医院痕迹资料管理人员对工作满意度比较[n（%）]

3 讨论

切实强化与落实医院痕迹资料档案收集与管理，有效提高医院档案的流程化、规范化，促使工作的简单化、统一化，提高工作的可协调性[9]，从而达到可持续发展，是医院档案管理工作的重点与难点，亦是确保医院痕迹资料紧张有序归纳，轻松方便查阅的前提[10]。“6S”管理模式最早由日本国在企业管理中应用，随着该管理理念的推广，其已经渗透到社会生活中的方方面面，可有效确保工作的有序、清洁、高效与高质量开展，如果能够得到长期的严格落实与执行，其还将提高整体团队的综合素养[11]。对于医院档案的痕迹管理上使用“6S”管理，从而制订规范且统一的标准，达到更好地强化医院档案管理重要性的目的[12]。

针对医院档案痕迹管理，该研究观察组应用“6S”理念进行管理，相对于常规管理，比较两组资料放置规范率、资料完整率及整体合格率发现，观察组资料放置规范率、资料完整率及整体合格率均显著高于对照组。证明针对医院档案痕迹管理，应用“6S”理念进行管理，能有效提高医院痕迹资料放置的规范率，确保医院痕迹资料的完整性，从而提高医院痕迹资料管理的整体合格率。另外比较两组取得痕迹资料耗时、放回痕迹资料耗时发现，观察组取得痕迹资料耗时和放回痕迹资料耗时均短于对照组（P＜0.05）。说明针对医院档案痕迹管理，应用“6S”理念进行管理，在一定程度上还可缩短医院档案使用过程中的资料获取便利性，缩短相关资料放回原位所需时间。最后比较两组医院痕迹资料管理人员对工作满意度发现，观察组的医院痕迹资料管理人员对整体管理水平、资料取放便利度、整体工作量和配合度的满意度均显著高于对照组（P＜0.05）。进一步说明针对医院档案痕迹管理，应用“6S”理念进行管理，能显著提高医院档案管理相关工作人员对管理水平的满意度。

针对医院痕迹资料的管理上实施“6S”管理，结合医院各部门（后勤行政科室、临床科室、医技科室）工作、管理与运行特点，制订针对性的个体化细则管理制度，促使各部门将相关痕迹管理资料制定成既定目录，并印发后发放[13]。同时为避免医院痕迹资料管理的混乱无序性，实施“6S”管理后期更好地促进相关人员培养良好综合素养[14]，通过定期检查与监督，更好地落实“6S”管理理念[15-16]，从而促进各部门在实际运行过程中针对医院痕迹资料做到有序、清洁、高效与高质量整理、归类与管理[17]，从而营造更为切实可行的医院痕迹资料管理氛围，突触医院档案管理工作重要性，为医院可持续发展提供重要保障[18]。

综上所述，针对医院痕迹资料的管理上实施“6S”管理，可有效地提高医院档案资料的管理效率，提高资料获取、放回便利性，与工作满意度。