发挥干部档案信息化在干部管理工作中的作用

周子健

摘要：干部档案信息化对推进干部管理改革创新具有积极作用，为干部任用考察、薪资调整、办理离退休手续等提供优质高效的全方位服务，为人力资源合力配置提供详实、可信、原始的信息资源材料，确保干部人才信息共享优势作用有效发挥。本文就干部档案信息化在干部管理工作中的作用发挥进行探讨研究。

关键词：档案应用  信息化  干部管理  作用

Give Full Play to the Role of Cadre Archives Informatization in Cadre Management

ZHOU Zijian

（Organization Department of Lijin County Party Committee， Dongying City， Dongying， Shandong Province， 257400 China）

Abstract： The informatization of cadre archives plays a positive role in promoting the reform and innovation of cadre management， and provides high-quality and efficient all-round services for cadre appointment investigation， salary adjustment and handling retirement procedures， providing detailed， reliable and original information resource materials for the joint allocation of human resources， and ensuring the effective play of the advantageous role of cadre talent information sharing. This paper discusses the role of cadre archives informatization in cadre management.

Key Words： Archives application; Promotion of information technology; Cadre management; Effect

干部档案信息化就是在档案管理建设与应用过程中，引进信息化技术设备，在建档组卷的过程中，纸质材料信息同时入录计算机干部档案查询系统，包括一些干部人才的视频资料、实物照片等，建立相应的数据库，在干部任用考察、办理工作岗位变动手续、薪资调整、获奖受罚的过程中，相关人员可以利用设置的账号、密码，登入干部档案信息系统平台，获取干部的信息数据资料，作为工作执行的决策参考，实现了干部管理的信息化、规范化、现代化，提高了现代干部管理水平。

1影响干部档案信息化在干部管理中作用发挥的因素

1.1重建轻用，意识淡漠

很多地方或单位，在干部档案管理信息化建设过程中，为了档案馆（室）信息化建设升级达标，增加投入，购置设备，连接入网，配备专门计算机档案管理人员，进行档案资料的审核、整理、组卷归档;引进信息技术档案管理系统，采集、建立干部人事档案信息资源库，开辟客户查询窗口。但是，信息化档案信息资源的利用率不高，在不重视、意識淡漠方面表现比较突出，干部调整任用过程中，提名和考察阶段，都是凭借单位领导和组织部门对干部的“两推一选”（即：班子推荐选票数、群众推荐选票数和谈话选举）结果，没有查阅干部档案的环节;干部在办理离退休手续的过程中，劳动保障部门要的也是纸质档案登记表的复印件、工资流水等证明材料，网络数据库中干部档案信息资源有共享功能，办理手续的岗位不能上网查询，而坚持要本人缴纳纸质原件或者复印件，信息化档案形同虚设，不能发挥实际功效，因而影响了干部档案信息化在干部管理中作用的发挥[1-2]。

1.2从业人员素质低，操作失误，造成信息缺失

信息化档案管理是一项专业性比较强的工作，从信息的入录、编辑、组卷等多个环节，不仅需要高超的计算机软件使用技术，还要有一定的学习能力，适应信息技术软件系统更新换代较快的新形势，目前，从事干部档案信息化建设、管理的普遍不是技术较高的专业人才，计算机应用水平普遍不高，有的情况下，往往因为误操作，造成干部档案信息的误删，或者存储不到位，复制粘贴过程出现错误，致使档案资料信息的“原始”“准确”效果尽失，一定程度上影响了干部档案信息化在干部管理中作用的发挥。

1.3意外伤害造成的档案信息“毁坏”

干部档案信息化在干部管理中的作用，主要表现在信息化档案资料的开发利用和功能作用上，因此，干部信息化档案的使用受制于计算机网络设备的正常运行、电能的安全供应及管理人员的专业化娴熟的技能操作。在工作实践中，雷击能够造成计算机烧毁瘫痪;电路短路能够破坏计算机的功能健全应用;还有碰撞、挤压，以及运输过程的交通事故等都会对计算机信息存储硬盘造成不同程度的伤害，计算机受损，信息不能提取应用，就不能为干部管理决策过程适时提供及时的信息材料，严重影响了干部档案信息化在干部管理中的作用发挥。

1.4“木马”“病毒”等危及干部档案信息安全

计算机软件系统遭受“黑客”“木马”“病毒”“流氓软件”的袭击后，往往会导致系统瘫痪，信息被盗。干部档案信息化的载体就是线上档案馆，在干部管理过程中，登入档案管理系统，凭借账户、密码就能查阅干部管理过程需要的信息内容，尽管干部档案信息中还有很多的隐私信息，也采取了一定的保密技术措施，但是，信息技术发展较快，“黑客”“木马”“病毒”对网络软件的入侵、攻击从未间断，网络信息被盗的恶性案件居高不下，在干部管理的信息使用过程中，稍有不慎，就会造成个人信息外泄，给干部本人造成很大的麻烦，形成网络信息风险，危及信息化档案的安全。从这一点上，也对干部档案信息化在干部管理中的作用发挥，带来不同程度的影响[2-5]。

2干部档案信息化在干部管理工作中的安全保障措施

2.1从源头上防控信息安全风险

干部档案是非常重要的人力资源信息，发生信息泄密或者被盗，就会对人力资源的合理配置或者调整使用造成影响，因此，干部信息化档案建设要从设计阶段、落实过程、保密保障措施等方面，共同发力，从源头上防控信息安全风险。一是选配安全的信息技术设备。比如，服务器主机、软件系统、操作系统、防火墙、交换机、前端客户主机、后端数据主机、宽带等。二是网站安全链接。做好网络安全防控策略，与专业网络公司签署安全协议，在网站服务器和链接的计算机之间设置防火墙，拒绝网络外来恶意攻击，在局域网工作站、服务器上全部配置安全防止扼杀病毒软件，完善一整套防范有害电子邮件及计算机病毒的防范措施，控制有害网络信息对信息化档案系统的破坏、干扰，保障信息安全。三是做好档案信息数据库的备份。网站的记录功能一般只能保存用户使用过程60d的信息轨迹，比如，网页浏览、IP地址、主页维护、邮箱使用等。做好信息备份有利于防止档案信息的资源存储丢失。四是发挥信息技术安全保护功能。比如，交互栏目的识别确认、IP地址确认、身份登记确认等功能，能够关闭不具备传输条件或者不合法的电子信息文件。五是在网站信息服务系统中健全双机热备份机制，当主系统遭到攻击、破坏、意外伤害不能按照正常状态运行的情况下，备用系统就承担起主系统的服务功能，保证信息及时应用。六是进行安全防护设置，关闭不应用或者应用率不高的系统，减少恶意软件进攻的渠道目标，封堵经常不使用的外链端口，定期查杀病毒，刷新软件，修补系统漏洞。七是锁定服务器，切实保管好登录密码，在后台的管理界面设置自己的用户名、密码，绑定IP。八是设置管理权限。干部档案信息化系统针对不同的操作人员、用户终端、应用系统等，由系统管理员设置共享信息数据资源的访问权限，分别设置密码、口令，系统操作人员要根据工作需要设置用户名，查阅、浏览工作结束后就更改用户，重新设置，管理员定期检查用户权限的更新使用，发现问题及时解决，严禁用户密码借用、泄露。九是按照电信机房安全标准建设信息档案馆（室），保证用电安全，防潮、防火、控制温度。

2.2完善干部信息化档案安全管理制度

没有规矩，难成方圆，干部档案信息化安全管理也是一样，必须建立健全切实可用的制度措施，形成长效工作机制，才能取得实质性的效果。一是明确责任，传递压力，分工负责。按照主要领导总体负责、主管领导直接负责、科室人员具体负责的信息安全保障工作责任体系，一级抓一级，级级有责任，一抓到底，细化流程措施，责任人和“责、权、利、害”，严格捆绑，一一对应，为干部档案信息化使用安全，打好思想基础。二是强化人员素质。聘请计算机信息技术与档案管理应用的专业人员，从事干部档案的信息化管理，规范提供档案信息资源服务，要求档案管理员不但有高超的信息技术设备操作技能，熟悉档案工作，还要有较高的责任心、使命感和职业道德，严格遵守档案法规和互联网信息管理办法，在工作中，坚持原则，不徇私情，确保档案信息资源开发利用的安全。三是定期开展对有害信息、恶意信息插入的清理。在工作中，坚持定期对信息资源的更新维护，经常性地开展服务信息的监视、保存和备份，及时查处并清除恶意软件的信息入侵和流氓软件的信息插入，确保档案信息化系统始终保持“一片净土”。

2.3把握工作重点，坚持科学管理

党委组织部门及政府人事机构是干部档案收转、管理、存储的重任单位，新形势下，从档案信息资源安全利用的层面考虑，必须以确保档案信息资源安全利用为重点，坚持科学管理的原则，不断提高工作水平。一是增加投入，及时更新设备。配置较低的设备不仅不能提供高效快捷的服务，还存在网络信息安全风险，因此，计算机、宽带、交换器等要及时更新换代，按照档案服务方便、快捷、及时的特点要求，引进相应的软件系统，按照干部管理权限，制定统一的信息化档案建设标准，核对信息表格、工作履历等信息，保证信息有效、安全。二是健全档案管理体系。档案馆管理系统与各单位档案系统，实现线上无缝连接、分级管理、分级应用;各单位干部的流动、进出、离岗、退休、死亡等，档案信息系统管理员要做到及时更新，完成上报;档案馆管理系统随之进行数据库的信息更新。三是打好基础。干部档案信息包括个人简历、学业水平、工作变动、获奖受罚、升迁降职等不同的信息表材料，档案馆及各单位档案系统维护管理员，要结合实际进行信息的更新与完善，為信息化档案系统的安全运行打下基础。

3干部档案信息化在干部管理工作中发挥作用的策略

3.1提高认识，加强领导

干部档案信息化在干部管理中要发挥作用，关键在于各级领导的重视和管理，提高干部档案信息化在干部管理中应用的认识水平，结合工作中档案信息资源利用价值与作用没有发挥所导致的一系列“恶果”，举一反三，把干部档案信息化在干部管理中发挥的作用及利害关系在会议上讲清楚，在具体工作中指导到位。

3.2强化培训，提高素质

干部档案信息化是借助信息技术设备实现干部档案资料的信息采集、组卷和存储等信息处理一体化，从事干部档案信息化建设管理服务的工作人员，必须具备强烈的责任感和职业道德水平，精通计算机、软件等信息技术设备的操作、维护和应用，熟悉干部人事档案管理服务技术技能，具备爱岗敬业，乐于奉献的精神。因此，对从业人员要强化培训，优化队伍素质，提高工作水平。一是搞好岗位技术“传帮带”。组织业务骨干，定期分享工作经验及解决问题的技术、技能方法等，与同事们进行交流，针对岗位工作普遍存在的问题，各抒己见，由骨干为大家讲课，现身说法，就信息技术设备应用及档案管理服务能力提高，传递技术，互帮互助。二是定期选派档案管理员到高校深造，或者接受档案主管部门举办的业务培训，引导档案管理员自觉利用网络平台进行在线学习，不断提高业务素质，强化操作技能培养，不断提高工作水平。三是结合档案信息化建设、管理和服务应用检查，以问题处理为技能培训手段，抓住问题的要害和问题的焦点，举一反三，强化技术能力培养，为信息技术的创新应用打下基础[6]。

3.3完善功能，发挥价值作用

在建成的信息化档案查询系统的基础上，结合硬件、软件技术的升级换代，进一步高质量建设档案查询系统的信息资源，完善系统功能，扩大价值作用的发挥，提高信息化档案系统的服务质量和服务水平。一是拓展信息采集范围，把干部全方位的档案信息全部入录信息系统;二是建立干部档案信息库模块，方便快捷查询;三是实现纸质档案信息电子化，把所有纸质档案信息全部制作成电子版，方便档案服务应用。

4结语

发挥干部档案信息化在干部管理工作中的作用，要从影响因素、管理措施、方法模式多方面进行探究创新，发扬优势，克服缺点，才能不断进步。

参考文献

[1]甘角茸.信息化在干部档案管理工作中的运用情况分析[J].办公室业务，2021（17）：70-71.

[2]廖桂梅.关于亟须构建干部人事档案信息化管理体系的探讨[J].中国管理信息化，2021，24（14）：174-175.

[3]李竹溪.干部人事档案管理问题及对策研究[D].郑州：郑州大学，2018.

[4]安成兰.干部人事档案信息化管理及综合利用探讨[J].兰台内外，2018（5）：1-2.

[5]王曦.信息化在干部档案管理工作中的应用分析[J].办公室业务，2020（23）：62-63.

[6]孙姝媛.新时期我国干部人事档案管理工作研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2020.