论社会保险业务档案管理工作的信息化

王 晶 雷 虹

（伊金霍洛旗就业和社会保险事业中心，内蒙古 鄂尔多斯 017010）

如今我国科技发展水平愈加的先进，信息化技术在社会保险业务档案管理当中广泛应用，本单位的档案管理工作基本实现了规范化、信息化的建设，所有的社保资料档案都进行了数字化扫描与录入。这对于社会管理发展以及各项社会保险业务的档案资源利用和储存便利性提高都大有助益，从而为社保用户提供更加优质的服务，但信息化建设需要在发展当中持续强化，才能更好地发挥管理能效，对其进行研究具有现实意义。

1 论社会保险业务档案管理工作信息化建设与优化必要性

1.1 提升社会保险档案信息查询与利用的便捷性

在为社会保险用户提供各项服务时，经常会应用相应的档案信息，对应查找用户的档案信息内容，建设信息化的档案管理模式，能够有效地提升信息查询与利用的便捷性，就不需要依赖人工查询档案信息，直接在档案信息化管理系统当中，直接利用查询功能，搜索档案的关键字就能够快速且准确的查询到需要的信息，提高档案信息利用率，为社会保险业务的高效开展提供便利。而且将档案信息全部放在信息化档案管理系统当中，能够受到信息安全防护技术的保护，避免用户的隐私信息泄漏。

1.2 全面革新档案管理方式保证资料完整性

以往传统模式的社会保险档案信息都是以纸质的形式整理与保存，纸张经过长年累月的储存之后，就非常容易损坏，由于经常使用后也容易出现磨损，档案信息的内容字迹容易磨损消失，也容易出现丢失的情况。将社保档案信息全部以信息化的模式进行管理能够有效解决这一问题，将所有的档案信息全部以扫描、录入的方式进行电子版档案储存与管理，能够保证社保信息资料的完整性与准确性，避免档案管理人员手动操作失误导致信息不准确的情况发生。同时档案管理工作信息化建设完善之后，能够全面革新档案管理方式与信息采集的方法，如档案管理的所有信息都可以通过信息扫描技术，进行自动扫描与录入，档案管理人员工作量和压力也被大大减轻了。

1.3 全面提升社保业务资料应用的时效性

由于近些年我国社会保险行业发展水平的不断提升，社会保险单位的业务量规模显著扩大，业务覆盖范围也比较广泛，在业务办理使用档案信息资料时，通过运行信息化管理能够提升资料应用的时效性，业务管理人员在想要调取应用社会保险档案时，可以直接利用远程信息技术在档案管理系统当中进行调取，档案信息能够实现随时共享。档案管理信息化当中包含多样化的技术，都具备先进性、高效性与便利性，同时这对于档案管理人员的信息化技术掌握水平提出了更高的要求，同时在保证信息共享便利时，信息安全防护技术强化也是重点[1]。

2 论社会保险业务档案信息化的管理原则

2.1 标准化原则

首先在档案信息化管理当中，需要制定统一的信息采集标准，依照社会保险档案管理的相应规范要求，将档案信息的著录、标引、登记方式、信息记录规格等内容都进行统一规划，严格设定信息形式标准。对于档案信息的储存，同样需要根据单位档案管理的规范文件要求，来对档案数字化储存的形式与在信息管理系统当中的储存方式标准进行设计，让信息采集与储存都能保持统一的模式，避免出现信息形式规格混乱的情况。其次，档案管理信息网络的建设标准需要保持一致，同时管理网络结构要具备层次性，根据档案信息利用的范围、特点等进行层次分化。最后，档案信息管理软件标准也要统一，软件之间运行要能够相互兼容，以保证档案信息传输、利用等操作能够顺畅完成。

2.2 数字化原则

在档案信息化管理当中，社会保险档案资料都需要转换成数字化的形式进行储存，也就涉及档案信息的数字化录入、管理与接收等内容，数字化录入就是指要将档案信息内容全部完整、准确的录入到计算机管理系统当中，同时可以利用计算机进行数字化档案的查询与运用等。数字化档案信息管理与接收，就是要关注并研究电子文件的运作规律，制定电子文件的归档细则和管理规范，使来自不同数据库和平台的电子文件能够及时归档[2]。电子形式的档案信息文件的格式需要保持一致，这样在传输与接收时，能够保证文件顺利的打开和应用，保证管理系统文件的兼容性。

2.3 网络化原则

社会保险档案管理信息化运行期间，需要利用现代先进的技术，对档案信息检索功能进行优化，让功能运行更加的智能，以往比较传统的检索功能包括连接和脱机形式，网络化检索功能是未来社会保险档案信息化管理需要改良优化的重点，进一步完善社会保险业务档案管理系统，促进管理系统网络功能水平的提升，强化信息化管理实效性。

3 论社会保险业务档案管理信息化的优化策略

3.1 对社会保险业务档案信息化管理作用有正确认知

在建设与运行社会保险档案信息化管理工作时，想要实现信息化水平的提升以及管理能效的强化，首要前提就是要对社会保险业务档案信息化管理作用有正确认知，信息化管理的建设实行是现代社会发展的必然趋势，社会保险单位的工作人员都需要建立信息化意识。尤其社会保险业务档案是参保用户享受保险服务的依据，保证档案管理质量对于社保服务品质保证尤为重要，因而对于信息管理的认知需要保持正确和统一。

档案信息管理工作人员要在信息化运行期间，认真对待，积累经验，在实践工作当中总结出现的问题，分析其原因，上报领导进行请示与协调处理，尽快将问题进行处理改善，以此促进档案信息化管理水平能够进一步提升，发挥更多的作用。并且对于档案管理信息化的建设需要更多的投入精力，对档案管理信息化需求进行明确，也要多对档案管理人员工作实践的情况进行关注，采取有效的激励策略让档案管理人员工作积极性与热情的提升，为档案管理信息化运行质效的提升奠定基础，创建更多的信息化发展动力。

3.2 针对社会保险业务档案信息化管理建立完善的制约制度

任何一项管理工作的实行与开展都需要按照相应管理制度的标准要求，来保证管理工作运行的规范性。如今很多社会保险单位虽然建立了相对完善的档案信息化管理设施和体系，但是对应的管理制度并不健全，制约力度不足，对各项社会保险业务档案管理工作没有实行全面的监管，这导致档案信息化管理工作规范开展没有制度依据和支撑。需要针对社会保险业务档案信息化管理建立完善的制约制度，社会保险档案管理内容包含的信息采集、整理、储存、利用等环节，都需要设定管理制度，来对各项工作操作运行进行指导，保证工作开展的有序性、规范性和严谨性，并在制度当中设置管理考核机制，来对管理人员工作进行考评，强化管理工作人员的责任意识和能力提升的主动性[3]。管理制度制定完善时，需要能够满足信息化管理的要求，保证制度的可行性与管理方式执行的有效性。

针对档案管理工作国家对应发布了一些规范指导文件，社会保险单位可以依据其指导规范内容，来对档案信息化管理制度进行改良完善处理。首先，在档案信息管理期间，资料的完整性必须要得到保证，若是管理期间发现档案资料存在不完整、残缺的情况，要及时进行查找补充，对缺失的原因进行明确，对于电子档案录入时要保证内容完整和准确，做好备份，并要应用信息安全技术来对电子档案文件进行保护，防止信息泄漏、被盗等情况发生。对于纸质档案内容需要做好保护措施，防止受潮、破损等，并要对存放纸质档案的区域进行定期打扫和维护管理。管理制度的完善与严格执行，对于社会保险档案信息化运行水平提升和长效发展都有重要意义，因而，社会保险单位需要结合自身档案管理信息化的实际情况来对管理制度进行合理规划设置，也为档案管理人员工作开展提供帮助与指导。

3.3 持续创新引进数字化档案信息管理技术和设备

目前，大部分的社会保险单位都积极推进档案管理信息化的建设，并且已经取得了一定的成效，而管理信息化的运行，需要依靠数字化技术和设备的支持，以此来将档案信息资料全部转换成数字化的形式进行储存、管理与利用，这样社会保险档案应用时也更加的方便。本身档案管理工作的内容比较多，并对应都有管理规范要求，管理工作的难度与压力都比较大，通过引进先进、全新的数字化管理技术能够帮助档案管理人员节省人工操作的时间，提高管理质量与效率。

就比如，可以将手动操作的存放档案的密集架进行升级，应用比较高级的密集架，其可以应用计算机来查询档案信息，确定档案信息之后，密集架会自动打开、并将档案退出来，这样一来就进一步减轻了档案管理人员的工作量，促进信息化技术水平的提升[4]。

当然，这就需要社会保险单位能够针对档案信息化管理设备创新建设，来提供更多的资源支持，来持续性的保持档案管理信息化水平的先进性。同时，还可以应用信息技术，来对档案信息的动态运行进行监控，对电子档案的流转信息进行追踪，为管理工作开展提供准确的信息支持。社会保险单位当中包含许多的部门，档案信息管理工作与单位所有部门之间都是有关联的，可以利用信息技术和网络系统，将档案管理与其他部门进行关联，提高档案管理与其他部门之间的协调性，促进档案信息采集的完整性、顺畅性提升，尤其是零散的档案信息内容，收集之后加工整理工作难度比较大，就可以通过建立档案数据库，利用技术手段来对信息进行归类储存，也为后期的利用与管理提供更多的便利。

4 结束语

社会保险是社会保障制度的核心，提高社保业务档案管理水平，能促进我国社保事业健康长远发展。在档案信息化管理期间，需要对管理制度进行完善，对信息技术进行持续创新升级，同时也要注重全面提升档案信息化管理人员的综合素养与业务能力，为档案管理信息化水平提升奠定基础。