中学档案室档案数字化的困境分析

梁蓓兰

（福建省泉州第一中学，福建 泉州 362000）

随着信息化技术的发展，全球进入“互联网+”时代，档案室经过多年的数字化建设和管理，档案资料汇总、归档等工作已全面进入信息化处理。中学是培养人才的重要机构之一，档案管理效果不仅关系着学校的发展，也和我国经济的发展密切相关。新课改的深入，使得中学进入全面改革，涉及的档案资料更加多元、复杂，但是从当前来看，中学档案室档案数字化管理仍面临诸多困境，阻碍档案管理工作的开展，如何加强中学档案室档案数字化管理成为亟待解决的问题。

1 中学档案室档案数字化管理的作用

1.1 节约资源，降低管理成本

在以往的档案管理工作中，每次都要配备专业的设备、人员对档案资源进行整理、打印和存储，消耗人力成本、时间成本。而且，人工开展档案管理工作，还要有专门的场地，增加工作成本。而档案数字化管理实施后，管理人员只需要建立档案管理平台或数据库，将档案信息上传、存储到网络上，并设置权限，对通过权限的人开放档案资料的查询功能，提高档案管理效率。另一方面，档案数字化管理的实施，无需重复保存、复印纸质档案，节约成本。

1.2 便于档案资料存储

传统的档案管理模式中，多以纸质档案保存档案信息，易受环境、工作等因素影响丢失或损坏，增加档案资源的保管难度。数字化管理后，可以利用扫描、计算机等技术，以数字化的方式存储纸质档案，方便档案资料存储和备份，减少档案丢失或损坏。另一方面，在检索档案时，可以直接用关键词，提高档案利用率。相较于传统的人工查询，既能够保证档案的完整性，又能提高查询效率。

1.3 提高档案管理效率

人工开展档案管理工作，不仅费时费力，还无法保证档案资料的准确性、完整度。中学师生多，档案数据庞大，涉及内容广，管理难度大，传统的人工管理模式不再适应档案管理工作。对其进行数字化建设和管理，可以打破时间、地域上的限制，简化档案查询、调用等工作流程，提高管理效率，实现资源共享。

2 档案数字化管理面临的困境

2.1 不重视档案工作

和以往相比，大多数学校开始重视档案管理工作，但从整体来讲，重视程度尚不足够。部分领导认为学校的任务是教书育人，所以日常工作多侧重于教学，极少关注档案工作。究其原因：档案工作的主要内容是收集、整理和存储学校活动产生的材料，维护和清洁档案，检查档案库房等，和教学活动、教学成果没有多大的关系。纵观大部分学校，将档案管理等同于对档案资料的简单整理，存在较大层面的缺失性，不利于档案数字化管理的发展。

2.2 档案管理体系不健全

档案数字化管理工作的开展，离不开相关的规律规程，符合教研事业的发展，构建科学、完善的管理体系。具体工作中，很多学校并未针对档案数字化管理进行规划，仍沿用以前的管理体系，教育理念和管理工作不匹配，导致学校发展畸形。

2.3 基础设施滞后

上述得知，多数学校不重视档案数字化管理，重教学轻档案现象依旧，档案数字化程度不足。同时，受经费、人员等因素影响，数字化、信息化基础薄弱，个别学校未配备专门档案室，大多由临时教学、办公场所改建。此外，学校也没有配备专业的扫描仪、计算机等设备，不符合档案数字化管理的要求，加大档案管理工作的开展难度。

2.4 管理队伍能力不足

档案数字化建设管理是一个动态的过程，需要紧跟信息化技术随时调整，对档案管理队伍的工作能力和素质提出了较高的要求。从当前来看，档案管理队伍能力不足是一个普遍现象，发生原因为：在中学，档案管理常被定义为后勤部门，负责养老或辅助工作，在安排档案管理人员时，多由老师兼任，缺乏专业的管理知识；和大学不同，中学的费用由国家调拨，本身就存在资金问题，更没有多余的资金来招聘档案管理人员，加之老师教学任务繁重，没有时间学习档案管理知识，或者不愿意学习，导致其素养和岗位要求不符，不利于档案管理工作效用地发挥。

3 优化档案数字化管理的措施

3.1 加大宣传力度，制定整体计划

为提高档案数字化管理效率，应该在中学内部开展档案数字化教育和宣传活动，比如：开展专门会议，依据数字化管理的目标和方向，让管理层意识到数字化管理的重要性，加深对数字化管理的认知，提高工作责任感；利用学校媒体、宣传栏等方式，向其他工作者宣讲数字化管理的知识，只有全体教职工形成统一的认知，才能推动数字化管理工作的开展。另外，制定档案数字化管理的实施计划，在参与者中挑选一名组长和副组长，将责任落实到个人，确保数字化有清晰、完整的制度保障；构建档案资料的著录制度。实际工作中，应在相关要求和规则的基础上，以法律法规为中心，明确档案著录原则，统一分类和提名流程，规范分类，提高档案数字化管理水平。

3.2 健全档案数字化管理体系

中学档案数字化管理工作中，建立完善的数字化管理体系能够为各项工作的开展提供保障。首先，明确工作流程，利用计算机网络建立集数字化档案、文化于一体的档案资料收集、归档模式。收集到档案资料后，管理人员以电子文件的形式发给档案室，完成相关文件的归档工作。其次，确保档案信息和设备安全。定期对档案设备进行检查，设置使用权限，以免他人乱用。加密档案信息，设立杀毒软件、防火墙，避免信息被篡改或丢失。

3.3 加强硬件设施建设

档案数字化管理工作的开展，离不开基础设施的支持，要想保障档案管理质量，就要结合现状配备足够的硬件设施。实际工作中，校领导要加大数字化管理方面的资金投入，及时更新计算机设备和应用软件，添置必要的设备，如照相机、扫描仪、打印机等，为档案数字化建设管理提供保障。另外，为档案管理建立工作场所，并为数字化管理预留场地。总之，从软硬件两方面为档案数字化管理提供人力、物力和财力上的支持，有助于开展档案数字化管理工作，提升工作质量。

3.4 加强管理队伍建设

上述得知，档案管理队伍能力不足是制约数字化管理的关键因素，这就要求中学重视档案管理队伍的建设和培训，为数字化管理提供人才储备。首先，结合数字化的相关要求，对档案管理人员进行教育培训，尤其是信息技术方面的知识。其次，加大综合型人才的引入力度，优先招聘具备专业档案管理知识，掌握新兴技术的人才，为上岗人员提供继续学习的机会，完善知识储备，提升专业素质。

3.5 构建档案平台

面对海量的档案资源，若不使用新兴技术进行管理，势必会造成资源浪费。因此，中学在进行档案数字化管理时，要积极、主动的引入新兴技术，构建档案平台，共享档案资源。同时，各区域学校要加强合作，建立统一的档案资源平台，明确管理标准，实现档案资源的无缝衔接。另一方面，整理、挖掘并利用档案资源，促进档案管理一体化；合理使用云计算技术，充分整合其优势，提升档案平台的服务能力，推动档案管理工作可持续发展。

4 实例分析

4.1 档案管理内容

以某中学为例，档案工作人员的主要任务为：1）手工收集、整理和管理学校产生的档案；2）立卷进行业务指导，确保每年立卷完整、规范；3）保管学校教师、领导的档案。

4.2 档案管理措施

第一，档案整理。正式扫描档案资料前期，按照当天的工作计划，安排工作人员进档案室领取档案，检查无误后签字确认。管理人员收到档案后，先检查案卷、文件是否完整，然后拆封，检查页号是否准确，发现错误后及时纠正，防止档案文件错序，方便后期装订。由于纸张质量差、登记幅面大于A4档案无法使用滚筒式扫描仪，可以用平板式的扫描仪扫描。

第二，扫描准备。正式扫描前，先将扫描仪和计算机相连，注意先开扫描仪再开计算机；准备散张档案，进行登记，扫描仪指示灯亮后扫描。

第三，正式扫描。打开制作软件，选择相关参数，包括扫描方式、亮度值、页面大小等。若把握不足，可以先尝试扫描几页后再调整。合适后，填写文件名、存储路径，认真检查。将要扫描的文件放入稿台或入纸口，启动扫描程序开始扫描。

第四，图像处理。计算机得到扫描图像后，不代表所有工作完成。为保证图像质量，还要适当修改纠正扫描偏差，使图像更加规范、清晰。具体操作：因操作失误造成图像颠倒后，可90o或270o旋转；因送纸时未垂直造成文件倾斜，可进行图像纠偏；若文件有空白或黑框，可适当剪裁；若文件上有黑点，可使用去污程序将其去掉。待所有偏差都调整后，扫描工作才正式完成。

第五，后期工作。再次校对扫描后的图像文件，检查文件名和总量，抽检文件质量。完全合格后，刻录光盘保存。对完成扫描的纸质档案，按照原有的顺序整卷，无误后入库。

5 结语

综上所述，中学档案室档案数字化是学校发展的主要内容，对解决档案管理问题，提高档案管理水平具有重要作用。文章基于档案数字化面临的困境，从加大宣传力度、健全数字化管理体系、加强硬件设施建设、加强管理队伍建设、构建档案平台5个方面，阐述了优化档案数字化管理的措施，希望在增强档案数字化水平的同时，给未来的现代化教育提供保障。