大数据时代背景下电力企业档案开发利用优化策略探析

国 健

（山东电力工程咨询院有限公司，山东 济南 250013）

企业档案不仅是记录企业发展的“储存器”，更应该是服务企业不断创新发展的“驱动器”。信息革命如火如荼，科学技术日新月异，5G、AR、VR等新技术层出不穷，企业机制体制深化改革步伐也在不断加快，但不可否认，在我国仍有相当一部分电力企业存在档案管理意识不强、信息化水平不高、档案管理重收藏轻利用等问题，传统的档案管理思路和方式已不适应企业快速发展的新要求。

面对新要求、迎接新挑战，电力企业必须抓紧迈出由传统档案管理向数字化管理转型的步伐，进一步优化企业档案管理工作、完善企业档案管理体系、强化企业档案协同管理、丰富企业档案的收集与归档内容，实现档案管理业务向前端延伸、向后端拓展，与企业管理和生产经营等各项工作更加紧密融合，搭乘信息化快车，在大数据时代背景下，实现档案业务的转型升级发展。

1 大数据时代电力企业档案管理的新变化

任何企业都有专属于自身发展的特有档案，这些真实的记录在见证着每个企业的发展历程。电力企业档案也不例外，其具有信息量大、涉及面广、种类繁多等特点。毋庸置疑，优质的档案管理对于企业经营发展、知识库建立和文化积淀具有重要作用，但不可否认，目前在企业管理中，依然存在很多的认识误区，简单地认为档案就是“束之高阁”文件资料。

档案管理作为一项系统管理科学，并不是简单地将材料装订成册或抄写文件，而是更需要档案管理人员与企业其他部门人员加强协作，进一步提升档案价值，加强向企业生产力的转化能力，成为企业快速发展的数据库和“最强大脑”。在信息技术时代，档案已不仅仅是传统的文字资料，在“读图时代”更多的图文影像资料逐渐成为档案室内的“主角”，再加之大数据技术在各行各业中的应用愈发普遍，在信息技术的带动下，企业档案涉及的范围越发广阔。

面对新形势，部分企业档案管理选择采用电子档案与纸质档案的双轨制管理模式，这对电力企业的档案管理工作提出来更高的要求，信息化以及大数据的深入推进，使资源共享成为一种发展趋势。信息技术的飞速发展给电力企业档案管理带来最大的冲击与改变是技术带来的数据整合和搜索，电力企业可以借助技术手段将库存档案信息化与数字化，将原本碎片化、零散化的企业档案通过数据库的形式进行整合、分类，使企业档案更加直观、生动。

随着信息技术的发展，电子档案管理的重要地位更加凸显。档案管理电子化和信息化大大提升了电力企业档案的管理效率和准确性，但在档案的收集和处理的过程中的关键技术研究尚需突破，目前的电子档案管理大多聚焦在纸质档案数字化扫描上，与真正意义上的电子档案管理相比仍存在一定差距。

2 大数据时代电力企业档案开发利用现状

2.1 企业档案由被动服务向主动服务转变

随着档案管理优化升级，档案管理人员的管理意识和服务意识有了明显提升，在档案开发利用工作中，改变从前被动等各部门到档案室查阅的工作作风，变为主动搜集企业生产经营信息，进行档案利用分析，与有档案利用需求的部门主动沟通，建立档案利用咨询渠道，提供专业利用服务，并围绕“服务”主线不断创新，助力企业做强、做优，实现企业效益最大化。

2.2 企业档案借阅由实体档案向电子档案转变

传统的纸质档案借阅已经无法满足用户需要，电子档案借阅快速发展，这既为档案利用带来机遇，又带来了挑战。信息化以及大数据的出现使得资源共享成为全新的发展趋势，档案利用工作由线下向线上发展。随着电力企业档案库存愈加丰富，许多珍贵档案由于年代久远，数字化为珍贵档案保护和利用带来了新思路。

2.3 企业档案借阅时效性要求越来越高

信息化加速管理速度，对档案借阅时效性的要求越来越高，传统的档案管理方式工作量大、人力成本高，而且保存起来占据库房空间，存储不当易造成文件损坏或者遗失。大数据时代，借助现代化技术手段，将纸质档案数字化之后，不仅能够大大提升档案的查阅效率，而且更好地实现档案信息共享，提升工作效率，更好地满足现代企业快速发展的新需求。

3 大数据时代优化电力企业档案开发利用的策略

3.1 健全档案管理体系，创新档案管理流程

体系是档案管理提升的保障，电力企业要严格按照相关的要求和制度来开展工作，要根据企业的实际情况建立一个详细的档案工作体系表，对相关的档案管理工作进行明确的分析，对相关的权责也要进行明确的分配。同时，要结合企业的实际发展状况，对管理工作中的各个环节的内容以及操作步骤进行严格的规范，引导企业档案管理工作走向更加规范、有序。电力企业要进一步规范档案工作流程，指导公司各部门兼职档案员明确档案工作职责，做好档案资料日常的收集、整理工作。同时，明确各类档案的再分类、编码、范围以及整理步骤、流程图等，并提供整理例图，有效提高档案收集整理工作的规范化程度。

企业要将档案工作纳入目标管理，做好档案资料日常的收集、整理工作，特别是明确各类档案的分类、归档范围、编码规则以及整理步骤、流程等，有效地提高档案收集整理工作的规范化程度。与此同时，档案管理部门要重视与企业内部其他各部门合作与配合，与各部门形成良性互动，让各部门形成自觉移交档案、主动借阅档案的好习惯，从而用活档案资料，在企业内部形成良性的档案管理体系。在做好企业档案管理工作的基础上，企业要不断创新档案管理的内容与形式，加快档案管理工作转型升级的步伐，构建起基础大数据核心的企业档案现代管理体系，彻底打破档案部门“信息孤岛”的状态，将原来的“死档案”变成“活信息”，使得档案更好地为高层决策提供数据支持，为企业转型提供优质服务。

3.2 用专业知识赋能档案管理，培育现代化档案人员队伍

档案服务工作的开展离不开高素质的专业人才。信息时代的档案管理对电力企业档案管理工作者的专业素养提出了更高要求。档案管理工作者不仅需要全面掌握企业发展的各个方面，同时又能够驾驭各类信息技术手段，熟悉最前沿的档案管理信息与技术。企业要定期举办档案管理人员培训班，加强对所属单位档案管理部门负责人和档案管理人员业务知识和信息化能力培训，确保档案管理人员熟练掌握档案规定要求及档案技术知识，进一步提升企业档案管理工作水平。

此外，企业还要重视对兼职档案员水平的提高，定期组织兼职档案员培训、学习，强化兼职档案员的专业知识素养和水平。特别是在重要档案移交的过程中，专职档案管理人员实行提前介入、现场指导，确保档案资料移交的完整性、及时性。在此基础上，档案管理工作人员也要加强对档案相关知识的普及，让企业更多职工知晓档案的价值及重要性，提升大家对档案重要性的认可度，从而更好地促进相关工作开展。

3.3 推进档案管理信息化建设，实现档案管理智能化

技术是第一推动力，开展企业档案管理信息化建设，开发并应用高效、可靠、智能、先进的文档管理系统是推动文档管理提升的重要工具。传统的文件生成、流转、组卷、数字化的模式主要依靠人工，耗时耗力、管理效率低、管理规范性差，受人为主观因素影响大。未来的档案管理系统应围绕“怎么实现与各业务管理融为一体”、“如何生成合规有效的电子文件”、“如何实现文件生成到归档一体化管理”等问题，在各业务板块的管理系统中内置文档管理内容，对专属于文档管理的内容专门开发系统，通过项目文档与信息技术的深入融合，从技术上解决业务管理和文档管理分离的问题，达到智能化管理。

3.4 以“大数据”为圭臬，延伸档案服务触角

随着信息技术的发展，在电力企业档案管理过程工作中，借助大数据手段，将相关档案信息录入“云端”，实现企业档案的信息化和数字化，已成为大势所趋。顺应时代发展，新修订的《档案法》也增加了“档案信息化建设”专章，从法律层面明确了档案信息化建设的重要作用，企业档案管理必须重视信息化建设，实现档案管理工作数据的数字化，利用相关的信息技术和网络技术，根据电力企业档案管理的实际情况，构建一个科学合理的档案管理系统，将档案管理系统建立成为一个大型的数据库。在这一过程中，企业要不断强化档案工作的重要性、营造人人重视档案的良好氛围。

要通过信息化促进协同办公档案管理能力，通过协同办公能够有效实现档案信息的储存、分类、检索和查询。档案管理员不仅能够快速、规范的上传相关档案，也可在已归档的进行检索、查询，并通过区域网，实现统一管理。通过协同办公平台还可以进行移交档案、发布通知、查看移交流程，实现电子文件信息资源共享，提高信息的利用效率，实现线上移交、收集、整理、编目等环节，操作便捷、流程规范，更好地利用档案价值，使档案管理工作在企业发展中发挥出更强大的作用。

4 结语

随着网络和信息技术的迅猛发展，档案工作正在经历着一场深刻变革，信息时代数据资源成为企业发展必不可少的重要资源和生产要素，这其中企业档案发挥着不可替代的重要作用。特别是电力企业，历经多年发展，企业本身已经积攒了大量的数据与信息，企业发展历程、重大科研成果、重大合作内容、企业市场布局、人才体系构建、企业日常管理、重要客户资源等等，这些都是企业实现发展不可或缺的重要资源。

档案作为企业的无形资产，承载着记录企业发展历史、服务企业良性发展的责任与使命，其管理工作的重要性愈发突出，做好企业档案管理工作，能够使得企业更多的经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续。特别是在信息技术飞速发展的当下，借助大数据和信息化手段，将企业档案搬上“云端”，能够大幅提高企业档案管理的利用效率，提升档案利用的准确性，更好地将档案价值最大化，为企业技术攻关、项目改造、安全生产提供准确详实的依据，为企业转型升级、创新发展，重大决策提供重要的数据参考，并为企业可持续发展保留珍贵的历史资料，更好地服务企业发展。