信息时代企业档案管理效能提升策略

陈 莉

（延安市机关服务中心，陕西 延安 716000）

1 企业档案管理效能概述

企业档案管理效能是对企业档案管理部门实现其档案管理目标的能力以及管理效能的有效性和收益性的全面反映。企业效率是衡量公司档案管理结果的指标，持续提高档案管理效率是企业档案管理活动，所有档案管理操作的开始以及企业档案管理生命周期的基础。创建有意义的档案，必须与创新和进步的精神保持同步，并改善档案馆的管理以与时俱进。在经济体制变革的过程中，企业档案管理将带来新的变化，档案管理和效率技术需要进一步发展。特别是，尽管现代数据管理基于档案管理概念，但它不能改变低级公司管理的成功率。2020年10月15日，《2019年国家财产管理综合报告》发布的数据显示，2019年信息化资产总额达到233.9万亿元，保持了非常快的速度。国民经济的增长与合作水平极大地促进了人民卫生企业的制定和实施。随着公司的有效发展，通过公司各项活动进行公司档案管理的价值和速度也大大提高。建立“现代国家管理体制，提高管理水平”，有必要依靠新的社会管理体制、技术和方法，促进传统管理模式和现代管理模式的转变。这包括通过侦听创建新的管理方法。在现代商业计划中，它促进了商业档案管理服务的交换，并提高了商业档案管理的效率以及经济利益。

2 企业档案管理效能管理问题

2.1 企业档案管理体系不健全

据调查，目前60%以上的企业存在公司档案管理制度不完善的问题。随着行业改革的不断发展，档案管理体制也在发生着变化。但由于对档案管理重视不够，大部分企业档案管理系统没有及时更新，导致企业档案管理系统不完善。企业档案管理制度不完善，操作档案管理位置设置不正确，人员职责不明确。档案管理缺乏评价和监督，管理形式化、粗放化，缺乏健全的档案问责制度，缺乏对违反档案管理行为的监督和处罚。

2.2 档案管理人员素质不高，管理质量差

档案人员素质低下是制约当前档案管理效率的关键因素之一。据调查，67.54%的档案管理人员没有受过专门培训，档案管理缺乏专业人才。现有人员对档案管理的流程和分类不熟悉，特别是对企业档案资料的收集、分类、归档、存储、查阅等流程不熟悉。有些公司用兼职人员来管理文件，效率不高。一些兼职人员在没有评估和监督的情况下，无法对档案资源进行组织、分类、归档或有效存取，导致个人资料不准确。

2.3 部分档案管理工作技术手段相对落后

档案管理要善于创新和运用新的科技手段。在调查研究中发现，各部门、各公司的档案根本没有信息设置，技术手段上仍采用“人海战术”。传统的档案管理方式如笔记本、手抄等，严重阻碍了档案价值的实现。有些公司没有专门的档案管理软件，员工在使用该软件时必须手工搜索，因此管理效率很低。在智能化时代，管理者缺乏智能化的专业知识，无法收集档案。因此，大多数企业需要进一步加强员工的档案管理和服务能力建设。

3 企业档案管理效能提升的管理对策

3.1 档案管理信息化所产生的经济效益

3.1.1 降低企业档案用房的直接经济成本

企业档案管理完成信息化，记录企业生产经营的档案将变“纸”为“电”，以往库房吃紧要“地盘”的现象得到根本改变。特别是对于大城市“寸土寸金”，可以考虑将库房位置进行整体搬移，土地集约化节约下来的用地成本用于信息化建设和后期维护，打造以人为本的智能型库房。互联网、物联网等技术目前已较为成熟，只需要配备传感器、七氟丙烷气体、监控探头、空调、除湿器，以及温湿度控制系统、烟感报警系统等，档案管理人员就可以24小时远程监控一个甚至多个库房，出现报警自动即时通知档案人员并触发相应的应急措施，具有操作性强、性价比高的特点。

3.1.2 减少企业历史档案损毁的间接经济成本

库藏档案有些因保存年代久远，褪色磨损无法使用；有些在多次反复调阅的过程中出现损毁，带了不可逆转的损失。档案数字化后的利用服务，除特殊情况外，可以为用户提供数字化（电子）档案，避免纸质档案损毁风险，提高利用效率。

3.2 完善档案信息化管理安全管控

随着信息技术的快速发展，先进的信息技术促进了各行各业的信息化建设，实现了管理方面的网络化与数字化。但信息化也逐渐暴露出一定的漏洞，对于企业的信息安全造成威胁。众所周知，企业档案涉及诸多企业商业机密以及商业信息，要想保证信息的安全，避免商业机密外泄，则需要注重完善档案信息化管理安全管控，在当前这个过程当中，企业除了要注重完善相关管理制度以外，还需要注重发挥出信息技术的优势，采取信息化的管控手段。企业管理者必须高度重视信息化建设安全工作，建立健全网络安全理制度，加大信息化建设的投入，加强网络安全技术防范措施，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。另外，在网络信息化时代，网络可以实现多点互联，但是网络也存在一定的风险，由于网络空间中存在大量的病毒、黑客等，档案信息关系到个人的隐私，因此在实施档案的信息化建设时要做好安全管理，一方面避免电子档案信息被黑客盗取，另一方面避免档案在管理的过程中出现数据损坏或者流失的问题，及时修复和还原档案的数据信息。但是一些病毒在对档案管理信息系统进行攻击时会造成档案信息数据的破坏或者丢失，并且在档案没有备份的情况下容易流失，在流失或者损坏以后通常也难以修复和还原，因此需要档案管理部门针对信息管理系统进行升级和完善，从而增强档案信息系统管理的安全性与可靠性。

3.3 强化档案管理者综合能力

提高档案管理效能应与专业、高质量的档案管理器相匹配。公司需要有专门的人员来担任档案管理专业。需要兼职工作的经理需要检查基本要求，组织系统的培训，并提高他们在档案管理中的专业技能。档案管理政策，保密性和专业要求应集中于档案管理责任、职位意识和培养政治素养。具体来说，我们将着重对新员工进行信息技术教育和培训，并确保新员工提高他们在档案管理方面的专业知识，提高他们的管理水平，并进一步实施一个完善的档案管理系统。企业要注意对工作场所员工进行档案管理的持续教育和培训。进行培训以增强员工档案管理的概念，管理方法以及吸收和改善管理经验。通过讲座、外部学习、聘请专业人员和参考经验，可以提高继续教育的热情和在职员工的参与度。将创新精神的培养融入企业文化体系中，以提高员工素质、创造良好的档案管理环境，提高档案管理人员的自主创新管理意识，并不断引进新方法。充分展示档案管理和档案管理的热情和创造力，并增加岗位的责任感。具有较高的政治素养，积极主动的工作，较强的责任心，管理能力以及重大的奖励，榜样示范和鼓励形式，以鼓励使用激励管理技术提高对独立学习的热情，从而表现出较高的技能。在新时代，建立档案培训制度。为企业档案人员提供全面的企业能力培训。从形态上讲，归档工作应采用区分新老员工的培训方法。关于培训方法，可以出去学习并邀请专家讲课。惩罚不负责任的行为，并建立健全奖惩约束机制。

3.4 加大对计算机信息化建设的投入力度

企业必须要加强各项资源的有效投入，进行资源科学合理配置，例如购买相关设备有助于促进企业计算机信息化可持续发展。可以购买大量与企业工作密切关系的先进信息设备，有助于营造良好的信息化建设氛围。另外，人才对于企业信息化建设的重要性是不言而喻的，人才的素质会直接影响到企业信息化建设的水平。企业想要开展信息化建设，就必须要努力提高人才的专业素养，培养一些具备专业信息技术的人才，能够熟练应用各种先进的信息化设备和信息系统开展工作，以此来保证信息化建设的有效开展。企业还可以从当前的员工中选择出一些具有潜能和资质的人员进行培养，使其掌握信息化知识和相关的专业技能，并将其安排到合适的岗位上，这也能够发挥出其作用，对企业信息化建设的开展也有着积极作用。增强档案管理人员的素质水平。企业在招聘档案管理人员时应尽可能地选用那些专业的档案管理人员，并为其提供可靠的福利待遇机制，使其能够更好地为企业的发展提供优质的服务。另外，档案信息化建设要求工作人员具备高度的责任心，认真对待档案管理的工作，才能最终完成档案管理的数字化转型，提高档案信息化建设的效率。

3.5 健全企业档案管理体系

第一阶段使用数字技术对收集到的资源进行系统性分类和编码，从而确保文件以及在不同地区的有序组织，有效的区分各种行业模式，建立企业信息化模型；第二阶段验证数字技术使用的真实性和有效性，并严格按照国家法律和地方法规对数字技术进行审查和批准，以使具有很高的价值的档案进入信息化数据库；在第三阶段，采用数字技术进行更科学的测试，以查找错误的文件，避免由于人为因素而损坏；在文件排序过程中，管理人员必须确保创建的文件的准确性，并且不应因工作量不足而导致文件损坏。在将资源转换为档案时，就安全性、便利性和准确性而言，使用数字技术的传统方法无法与之媲美。因此，在对源进行收集和分类之后，非常重要的一步是将它们转换为数字源，完成体系的最终搭建。在这一过程中，应特别注意档案信息的准确性，科学、标准化的公司档案管理系统可以促进公司档案管理与更加标准化，科学的系统的链接和过程，从而提高管理效能。具体来说，有必要根据公司的实际档案管理制定具体的档案管理标准化流程。

4 结论

企业档案管理界的各派观点值得每个档案管理工作者认真思考，充分认识档案管理信息化的价值与面对的问题。笔者经过思考认为档案管理施行信息化有诸多优势和意义。在工作实践中，需要档案管理从业者根据企业不同情况，趋利避害、因势利导开展信息化工作，避免一些因信息化带来的问题，同时积极放大信息化的优势和能量，探索出适合自身企业需要的档案管理信息化创新工作方法。