机关事业单位干部档案数字化建设之我见

杨 强

（山东省泰安市宁阳县人力资源和社会保障局，山东 泰安 271400）

新时期机关事业单位的发展过程中，职能体系已经产生了一定的变化，这种变化是极其明显的，对机关事业单位内部的一些管理模式造成了相应的影响。需要机关事业单位深入了解现代社会的具体需求，对档案管理工作产生更加严格的要求，了解在干部档案管理工作中存在的不足之处，使信息化建设在事业机关单位干部档案管理中的价值得以体现，使现代化技术的作用实现最大化地发挥，并且还需要积极地发展和创新各种现代化的数字管理技术和管理手段，使传统档案管理中的不足之处得到弥补，使机关事业单位的干部档案资源得到开发和利用。

1 机关事业单位干部档案数字化建设管理的重要价值

首先，机关事业单位实现干部档案的数字化建设以及管理，有利于提高档案管理的信息化水平。当前在社会结构中占据重要地位的机关事业单位，其中的干部档案信息管理以及人事管理工作之间的关联性比较密切，为了保证干部档案信息以及人事管理信息之间实现相对应的沟通，使人事管理工作的开展更加快速和及时，更好地应用人事档案信息，对相关问题进行处理，使管理模式更加完整，具有时效性，需要机关事业单位的档案管理人员具有现代化的管理思想和认知。只有在机关事业单位干部档案数字化管理中渗透先进的管理理念，基于现代化的多媒体技术以及自动化系统和相应的功能软件来完成档案信息资料的有效管理，最终能够使机关事业单位干部档案管理质量得到保障，同时也能够促进数字化建设工作的顺利开展。

其次，机关事业单位实现干部档案数字化建设，有利于对干部档案信息进行全面的开发以及利用。机关事业单位的发展只有确保单位内部干部档案信息的完整性和保密性，才能够使机关事业单位的人事管理工作实现全面的落实和执行。通过合理的措施，使机关事业单位干部档案数字化建设效果体现出应有的价值。通过对现有机关事业单位干部档案管理模式的合理性优化和创新，引入专业的、先进的数字化设备和管理的技术，才能使机关事业单位的干部档案管理工作呈现出立体化、全方位的效果，才能更有效地适应政府职能变化的需求，实现干部档案信息的开发和利用，最终才能促进机关事业单位内部体制的改革工作，实际中这也是机关事业单位在建设以及发展过程中的基础要求[1]。

另外，机关事业单位实现干部档案数字化建设有利于提高单位的档案管理工作效率，保证档案管理效果。当前我国机关事业单位管理方面人员安排比较混乱，工作的岗位也比较复杂，对机关事业单位的各部分档案进行全面、科学的管理工作是重中之重，其任务难度也比较大。如果仅仅依靠传统的手工管理模式，根本无法达到管理效果，更加难以满足管理的要求。在机关事业单位干部档案数字化建设管理中，通过档案管理工作人员掌握专业的信息化技术，了解先进的思想，运用新的技术手段，渗透在机关事业单位的日常工作中，有利于推进档案管理工作的执行，减轻工作人员的工作压力，提高机关事业单位的档案管理工作效率，保障档案管理的实际效果，最终才能够有利于机关事业单位档案管理工作的顺利开展。

最后，机关事业单位实现干部档案数字化建设有利于符合当前社会的实际发展需求。机关事业单位的干部档案能够在一定程度上反映出机关事业单位的干部工作情况以及政治背景，因此具有一定的权威性，需要对其进行严格的管理，使机关事业单位的档案管理效果进一步满足当前社会的实际发展需求和特点，达到机关事业单位内部改革的发展目标。这就需要进一步完善机关事业单位干部档案管理系统，加快数字化建设的脚步，实现档案的存储以及管理，与此同时通过机关事业单位的自动化办公工作的实现来使干部档案管理模式实现及时的变革。在工作的过程中实现真正意义上的数字化管理，体现出无纸化管理的效果，最终是电子信息档案的价值得到相应的体现，实现电子信息数据资料的长久性保存，推动机关事业单位的平稳发展[2]。

2 机关事业单位干部档案数字化建设方面体现出的问题

2.1 机关事业单位干部档案数字化建设中缺乏投入的资金

当前社会发展过程中，机关事业单位要构建形成更加完善的数字化档案管理体系，实现数字化档案的建设，就需要相关部门加大投入力度，使建设的资金更加丰富。但是实际中各个地区在发展时存在差异性，其经济水平参差不齐，这就导致很多机关事业单位在进行数字化的档案管理以及建设工作时存在局限性，经常会由于受到资金不足的影响而导致相关的数字化建设工作无法顺利开展，这对于机关事业单位实现档案信息化管理来说并不是有利的前提，同时也会对机关事业单位的干部档案开发和深层次的应用造成相应的影响。另外，基于目前我国机关事业单位档案管理现状分析，能够发现很多机关事业单位的档案管理专业工作人员在实际工作过程中并不是很专业，缺乏现代化的先进思想意识，也无法对数字化建设的方式、流程以及管理的目标产生明确，在其管理的过程中太过于限制，受到的阻碍比较多，这就会导致机关事业单位的干部档案数字化建设效果不理想。在实际工作中，即便已经投入了一些先进的设备和机器，工作人员仍然会采取传统的纸质档案管理完成工作，导致纸质档案资料占用的面积越来越大，纸质档案管理的效果也不理想，甚至还会存在一些安全性问题，同时导致档案管理过程中的成本增加，对于机关事业单位干部档案的数据资料查阅和使用产生了严重的影响[3]。

2.2 机关事业单位干部档案的数据化建设安全性较低

机关事业单位在发展的过程中开展的数字化档案建设最终的目标是为了方便人事管理工作，使机关事业单位干部档案资源的利用价值得到进一步的提高。在这个过程中，通过数字化建设来实现干部档案的合理性开发和利用，这就需要在事业单位的干部档案建设工作中，采取各种各样的先进数字化管理技术，应用专业的数字化管理系统，完成数字化的档案建设工作，使相关的干部档案使用价值得到相应的提高。但是与此同时也应当明确，正是由于数字化建设工作，可能会产生一些新的安全性问题，主要是体现在对机关事业单位干部档案进行数字化管理的硬件和软件系统产生故障问题时产生的干部档案信息材料的丢失问题以及信息不完整问题，会对干部档案的数字化建设安全性造成影响，因此需要对安全性问题进行重视。

3 机关事业单位干部档案数字化建设思路

3.1 提高机关事业单位干部档案数字化管理队伍的整体水平

当前我国机关事业单位发展过程中，干部档案信息资料数量持续增加，档案管理的模式已经由传统的劳动密集型进行了转变，达到了知识密集型的目标。在这个过程中，基于现代化的计算机技术以及相关的设备作为基础，实现了针对单位干部的档案自动化办公和管理工作。在此基础上，要求相关方面的档案管理工作人员也能够提高自身的综合素质以及管理的水平，不但需要他们具有更加专业的信息管理能力，善于挖掘数据信息，对数据信息进行整合以及全面性的分析，将数据进行进一步的融合，同时还需要具有高度的社会责任感和使命感，在其工作的过程中基于专业性的知识来开展管理工作，体现出良好的干部档案管理效果。这就需要机关事业单位在发展的过程中能够重视数字化档案管理人才的培养。可以通过内部培养以及外部人才的引入来发现一些综合素质水平更高的人才，对人才队伍进行完善，也需要通过定期的数字化档案管理工作培训来使机关事业单位的干部档案管理工作人员综合技术水平得到提高，管理能力得到增强，使他们在工作的过程中了解自身的重要性，明确自身承担的重要责任和任务，摆脱传统思想观念的限制，为机关事业单位的长远发展作出贡献[4]。

3.2 健全机关事业单位干部档案数字化管理系统

机关事业单位的数字化管理过程中，档案管理系统本身的综合性比较高，在数字化档案管理系统的建设环节，往往会涉及多方面的设计软件，包括系统的设计、数字化软件的开发、数字化档案的整理以及数字化档案系统的管理等多个环节，这些软件在应用过程中需要和各种功能适配，因此要体现出良好的兼容性效果。将其应用在机关事业单位的数字化软件中，促进机关事业单位数字化档案管理工作的有序开展和执行。另外还需要了解，为了有效地提高机关事业单位的档案数字化建设管理质量，需要管理部门能够加强监管，使档案网络以及数据库的信息建设效果更加理想，对干部档案信息进行进一步的储存和深层次的维护和处理。除此之外，机关事业单位的干部档案管理人员还需要灵活地掌握服务系统的功能，对干部档案信息系统进行合理性的存储，并且在存储的过程中正确使用扫描仪，扫描相关的信息，使干部档案能够实现双备份的目的和要求，提高数字档案管理的保密性，最终可以提高机关事业单位干部档案管理信息化效果[5]。

3.3 体现出组织领导的重要价值

针对机关事业单位的干部档案管理工作进行数字化建设，本身具有一定的困难性，为了保证最终的建设结果，实现机关事业单位干部档案的科学合理性保管和利用，需要相关的管理单位在工作的过程中发挥领导和管理人员的重要价值，使工作人员对数字化档案建设以及管理工作各方面内容产生更加客观和正确的认识，使机关事业单位的干部档案管理责任真正落实到每一个人，让所有的人都能够树立正确的数字化档案管理观念。除此之外，还需要协调不同部门之间的合作和配合，使政府部门加大投资，获取一些专业的技术支持，使机关事业单位的干部管理数字化建设效果更加理想，促进相关体系的发展[6]。

4 结语

总而言之，现代化信息科学技术的发展已经使各行各业信息化水平都得到了相应的提高。在这个过程中，机关事业单位要促进干部档案数字化管理工作的顺利执行和落实，就需要对数字化管理的思想进行明确，通过完善数字化档案管理系统，保障机关事业单位干部档案管理的效果，促进相关工作的顺利开展。