信息化技术对人事档案管理影响的相关探析

叶丽君

（东莞市技师学院，广东 东莞 523000）

人事档案管理工作是企业发展的基本工作类型，所涉及到的工作内容较多，日常的工作开展也十分的繁琐。传统的管理模式无论是在管理的进度上，还是在管理的质量上，都存在有一定的缺陷，无法企业的发展带来较好的帮助。为了能够更好地开展人事档案管理工作，引入信息技术来进行工作模式的改革，成为了目前所关注的重点。通过信息技术的应用，可以全面提升管理工作的质量和效率，更好地辅助日常工作的开展。在工作模式的信息化改革过程中，需要综合实际的工作流程、企业发展的需求来进行工作模式的创新和改革，进一步完善人事档案管理工作的开展。

1 人事档案管理信息化建设中的问题分析

1）人事管理档案制度不完善。在当前的认识档案管理工作中，存在制度不完善、不健全，导致人事档案管理人员不能对人事档案管理工作有明确的认知，同时也不能意识到人事档案管理工作的重要性。在人事管理工作的开展中，基本的人事信息档案应当建立一个专门的人事档案库，要求工作人员按照规范来完成信息的处理和入档。但是，从目前的管理情况来看，不仅没有建立专门的人事信息档案库，还在日常的工作中，由于缺乏制度的管控，各项工作的开展、人事信息的处理等，都出现了各种各样的问题，严重影响了人事档案管理工作的开展。人事档案管理作为人才建设的核心部门，应当要完善人事档案管理制度建设，科学化的调整好工作的开展，明确各项工作的具体职责，这样才能够将人事档案管理工作开展的价值发挥到最大化。

2）人事档案管理信息化建设成本投入力度不够。人事档案管理信息化建设缺少相应的投入，主要体现在人事档案信息化建设工作需要加强基础建设，要科学合理地实施人事档案信息化建设工作，而这就需要加强建设工作的投入，包括资金的投入、人力物力的投入等，这会影响档案管理计划建设的进度，并且也会影响信息化建设作用和优势的发挥，而且对于人事档案信息管理的保存保管条件并不完善和优越，储存设施设备配置并不合理，管理观念、管理技术也欠缺科学性、规范性，造成了档案管理信息化建设进程较缓。

3）人事档案管理欠缺科学性。现阶段，在人事档案管理工作中欠缺科学性。有诸多的档案管理人员没有明确的职责划分，造成了档案管理工作不能以专人专项的工作模式进行。在人事档案管理工作的开展中，由于涉及到的工作事项相对较多，管理工作的开展存在有一定的难度。从日常的工作划分情况来进行分析，不同的职位的人员在工作中，并未清楚地认识到自己的岗位职责所在，导致各项工作无法按照规范来完成。其次，在重要工作事项的处理上，由于没有合理化人员分配，导致工作的完成情况并不达标，严重影响了人事档案管理工作的开展。另外，当前的人事档案管理工作中存在工作人员学历水平偏低的情况，对人事档案管理信息化建设产生了消极的影响，这也是制约人事档案管理科学化发展的重要因素。

2 人事档案管理中应用信息化技术的重要性

在社会快速发展的形势背景下，需要创新人事档案管理思想，改变管理模式，以满足人事档案管理工作的发展需求，因此需要应用科学有效的方式实施人事档案管理工作，为了有效地减轻工作人员的工作压力和负担，提升管理工作效率和质量，那么需要重视信息化管理技术的应用，需要认识到信息化技术应用到人事档案管理工作中所产生的作用和意义，这主要表现在以下方面[1]。

1）能够达到现代化管理目的。在互联网信息技术快速发展的形势背景下，信息化技术被积极广泛地应用到了各行各业的管理和发展中去，当下信息化资源在不断增加，因此这更体现出了信息技术的作用和价值。以此能够实现对于人事档案信息的传输和共享，进而促进社会快速地发展和进步。应用信息化进行档案管理工作，可以高效地完成档案管理工作，并且这也是人事档案管理工作的发展方向和必然趋势，能够确保档案管理工作更加的现代化和实用性，并且可以提高档案管理工作的信息化水平，进而有利于人事档案管理工作更加高质高效地开展和实施，并且更加成熟。

2）能够达到高效化的信息资源应用。针对于企业的发展而言，信息资源的应用已经成为企业管理发展的必要条件和重要基础，同时也是企业发展的战略部署依据，有利于企业顺应社会发展的趋势，而且对于企业的改革创新发展能够产生积极的作用。应用信息化管理技术可以提高人事资源信息管理的效率和质量，并且能够达到高效化的资源应用，进而推进了信息化建设工作的步伐，为人事档案管理工作奠定坚实基础，提供有利条件，这是企业发展所必须具备的有利条件，而且需要企业管理工作人员深刻认识到人事档案管理工作信息化建设的重要意义，这样才能肩负企业良好发展的责任感和使命感，进而应用有效的措施保障企业人事档案管理工作信息化水平的实现和提高[2]。

3）为规划决策提供参考依据。在人事档案管理工作中，有效地应用信息化技术，能够为规划决策提供参考依据，并产生积极的作用。在企业的发展中，人事部门是为企业提供新鲜血液的重要部门，同时也是能够根据企业发展的需求，来进行人事相关调整的部门。人事档案管理工作综合了企业人事的所有重要信息，这些信息对于企业的发展而言十分的关键。在信息化的时代下，只有准确把控信息资源的使用，才能够更好地促进企业的发展。为此，在人事档案管理工作的开展中，通过信息技术的应用，能够快速调度所有相关的人事资源数据，辅助工作人员在日常的工作中，进行信息的搜索、查询，保障数据信息管理的质量。另外，在企业的发展决策制定上，可以通过对人事信息的科学化分析评估，来准确掌握实际的发展现状，然后完善好规划的具体内容和事项，进一步促进企业的发展。信息化技术的应用，在人事档案管理工作的影响相对较大，可以快速提高工作效率和质量，保障管理工作人员对于人事档案管理工作提高工作认识，并且产生更加便利的工作条件，进而辅助工作人员更好地实施人才匹配工作，为企业的规划决策工作奠定坚实基础，提供有利条件。工作信息化改革是目前的一种流行发展趋势，通过信息技术的引入，全面优化工作运行模式，使得各项工作的开展，都能够符合对应的工作标准。

4）减轻工作压力和负担。在传统的人事档案管理工作中，应用纸质方式记录相应的档案信息所产生的工作压力和工作负担比较大，而且需要耗费较大的人力、物力等成本，劳动强度较大，因此劳动效率和质量都不理想。而在信息化技术应用到人事档案管理工作中以后，管理工作人员的工作压力和工作负担减轻了，而且操作更加方便快捷，录入和管理档案信息的工作更加轻松，工作效率和工作质量更高，这样能够提高人事档案信息管理工作的成效。

例如在录入企业中的工作人员信息时，应用人工的方式效率比较低，而且会导致信息出现遗漏或者错误，这造成了人事档案管理工作效果质量并不理想，最终会影响企业正常的人力资源管理工作的开展和实施，这也是传统的人事档案管理工作普遍存在的问题。

3 信息化技术对人事档案管理影响具体分析

1）建立科学完善的人事档案管理体系。建立人事档案管理体系。科学完善的人事档案管理体系的建立需要明确建设的标准，并加强统一管理。针对于人事档案管理中的信息内容保存记录，需要将其纳入档案管理的工作中去，并且还要明确信息化建设的具体规范要求，要从不同角度出发，完善人事档案管理的信息化管理建设工作。而人事档案管理的法规政策等需要得到调整并完善，科学地设计人上管理规范制度，合理配置人事档案管理工作机构，以实现人事档案管理工作的科学性、合理性、实用性、规范化和信息化等，最终提高人事档案管理信息化建设工作的效率和质量。

2）深入探究分析人事档案管理工作内容。深入探究分析当下人事档案管理工作。首先需要提升人事档案管理工作人员的工作认识，加强提高工作人员的职业素养以及工作能力水平，大力积极培养人事档案管理方面的人才，而所需要的人才不只是人事档案管理信息化建设的基础，同时也是信息技术融入到档案管理工作中的重要体现和必要措施。因此需要重视人事档案管理工作人员工作认识、工作态度、工作能力、工作方式方法的培训，要积极提高工作人员的信息化认识和信息化能力水平，建立并完善新化档案管理工作模式，以此培养专业性、全能型人才，以实现专业人才的全面发展，培养专业性、全能型、高水平的人事档案管理人才需要深入探究分析人事档案管理工作内容，以此作为基础围绕档案管理工作有针对性有目的地培养所需要的人才，这是当下现代人事档案管理信息化建设的主要目的，同时也是重要的工作方向，而且也是人事档案管理信息化数据库建设的重要基础，这就需要保证人事档案管理工作有效开展和实施，确保档案信息的安全性，加强对于档案信息的保护和保密工作力度，应用有效的防范措施为档案信息管理工作提供有力的保障条件，并且积极推动人事档案管理信息化建设工作进程，最终实现人事档案管理的采集、加工、应用等工作体系的形成[3]。

3）加大资金投入，保证人事档案信息化建设工作有效开展。在进行人事档案信息化建设工作中的过程中，需要加大相应资金的投入，以此保证人事档案管理信息化建设工作有效开展和实施，这需要加大人事档案管理信息化建设的投资力度，根据实际情况和具体建设需要投入所需资金，并且还要高标准高质量实施人事档案管理工作，提高信息化建设的标准，所以需要从基础设施着手落实，根据实际情况增加相应的资金投入，辅助人事档案信息化建设工作的开展，确保资金充足，深刻重视人事档案管理信息化建设的重要意义，科学合理地应用档案管理所需要的人力、物力、财力等，并且还要提高人事档案信息化的安全性和稳定性，注重人事档案管理的保密工作，提升信息安全观念认识，制定并完善人事档案管理法规制度内容；对于人事档案信息化建设工作中所产生的问题需要及时处理，并且还要加强防范，不但需要科学严格地监管工作人员的工作思想和工作行为，还要创造有利机会加强对于工作认识、工作能力的培训，只有工作人员掌握良好的工作能力和工作方式方法才可以胜任人事档案管理工作，进而提高但管理信息化建设的标准[4]。

4 结语

总而言之，综上所述，人事档案管理信息化建设是当下社会发展对于档案管理工作的必然要求，同时也是档案管理工作，顺应社会发展的主要方式，以此推动社会的发展和时代的进步，因此需要注重人事档案管理的信息化建设工作，健全并完善人事档案管理工作体系和模式，提升人事档案管理信息化的工作效率和质量。因此需要建立科学完善人事档案管理体系，科学深入分析人事档案管理的内容，加大资金投入，保证人事档案信息管理信息化建设工作有效开展，进而推动社会的发展。