档案馆建设搬迁工作的探析与实践

韩照光

（中国南方航空股份有限公司，广东 广州 510000）

如何在规定时间内，高效、安全、优质地完成档案搬迁这项复杂工程，是很多档案馆所面临的一项重要课题。中国南方航空集团有限公司档案馆搬迁是今年工作的重中之重，也是首要任务。我们成立了专项工作小组，理顺工作程序，明确工作职责，召开专题会议制定档案馆搬迁工作方案，并多次论证，前后共用40天的时间，顺利完成档案搬迁工作。

1 中国南方航空集团有限公司档案新馆介绍

中国南方航空集团有限公司档案新馆（以下简称档案新馆）是按照《国家档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》等要求设计、施工的市级一类标准档案馆。

档案新馆总建筑面积约5200平方米，设阅览室、保密阅览室、数字化加工室、整理编目室、消毒室、装具库房及备品库和档案库房等用房，馆藏档案包括企管、合同、会计、基建工程、实物、房产、音像、出版物、干部人事、纪检监察、购租机、飞机维修、空勤人员等多个类型共三十余万卷档案。新档案馆的建成从根本上解决了现有库房面积紧张，馆区业务用房狭小，档案存储分散等一系列问题。

2 档案新馆高标准建设是搬迁工作的前提

2.1 设计高标准多功能

档案工作是一项基础性工程，档案馆是档案工作的基础“硬件”，而“硬件”建设的好坏取决于设计思路。公司和办公厅领导班子高度重视新馆设计建设工作，组织相关人员先后赴国家电网、国航和首都机场集团档案馆等多家场馆学习、考察和论证，在严格按照档案馆建设标准和设计要求的基础上，形成了既确保档案安全保管，又体现档案馆的多种服务功能，布局科学、设施完备的档案新馆设计思路。

2.2 严格落实各项建设指标

在新馆建设上，按照建设企业数字档案馆全国示范的标准，兴建RFID系统、智能密集架、环境控制和智能管理等多个先进系统，并加强与施工单位的密切沟通，统筹推进。

在新馆各项目验收时，坚持严格按照《档案馆建筑设计规范》对新馆建设情况进行全面验收，重点对各系统项目及安全防护、消防工程、恒温恒湿、防火防盗、供电系统等方面开展验收，确认每项验收内容都达到标准要求，为后续工作开展打下坚实基础。

2.3 成立搬迁工作小组

档案馆搬迁工作遵循“统一领导、服从全局、互相协作、保障安全、按时搬迁”的原则，成立了搬迁工作领导小组和各工作小组，明确职责、责任到人、层层落实、大力推进。如领导小组，负责搬迁全面工作，讨论制定搬迁工作方案并组织实施，研究决定相关重要事项等；安全监督组，负责保密协议签订和涉密档案搬迁监督工作；档案上、下架组，负责搬迁区域内馆藏资源上、下架的定位和搬迁；档案运输组，负责协助搬迁过程中出现的问题等。

3 档案新馆搬迁前的准备工作

档案搬迁工作是一个涉及面广，衔接环节多的复杂工程，存在档案资源数量多、年代久、门类杂和顺序排列、载体易损、保密性高等因素，对档案馆来讲即是一次考核，也是一次比武。

3.1 清点家当

档案搬迁前的库存清点工作至关重要，即是对现有库存资源的清点查验，也是校正馆藏错误的大好时机。首先要对现有馆藏档案按照全宗、案卷目录、分类目录，逐卷、逐册核对。其次，要对办公家具等资产进行全面的核查、登记，该报废的提前报废，该添置的提前添置。最后，制作明细清单和目录，为档案搬迁建立了准确的数据基础。此项工作是搬迁的必要前提，需在工作前完成。

3.2 科学划分

新馆的馆藏布局需有前瞻性、合理性和科学性，必须要在确保现有馆藏资源全部入库的基础上，结合建筑空间分布、各空间档案资源承载量、未来三十年预留和档案资源的内容、性质等特点进行详细划分，如实物档案库、纸质档案库、涉密档案库、资料库、特殊载体档案库等。

3.3 精准测量

馆藏柜架位的测定是档案馆搬迁的关键环节，由于新旧馆空间布局、馆藏量和密集架之间存在差异，为有效利用柜架位精确定位馆藏资源放置位置，必须进行柜架位测定。同时，可依据测定结果制定新旧馆馆藏资源放置对照表，并正在每节柜架上标出定位序号，方便加快搬迁速度，掌握入馆资源实际。

3.4 开荒保洁

开荒是清洁工程之首，由于在新馆建筑工程中常常会遗留下许多垃圾污垢，所以在使用前必须做全面清洁工作，着重处理污渍、灰尘等，既方便人员入驻，又起到对档案资源的防护。而开荒工程的好坏，直接影响到日后保洁工作的质量和档次，所以做好开荒保洁有着相当重要的要求。

3.5 明确搬迁任务

档案实体搬运要对所需要的人、财、物、安全等方面提前策划，心中有数。如在人员方面，对内要多少人员从事档案下架、上架、打包、押运、接收外地入馆档案和监控等工作，对外要多少人员从事实际工作；在车辆方面，对内要什么车型以备不时之需，对外要考虑用几台车运输档案、几台车备份，什么车型等，如大型厢式货车、中型厢式货车等；在安全方面，对内配备手套、药箱、白大褂等劳保用品，对外严加把关搬迁工作人员，如与搬迁公司签订保密协议，搬迁人员统一着装佩戴胸卡，制定货车行驶路线，明确搬迁和车辆运输纪律守则，二十四小时值班等；在保障预案方面，需要考虑如何保护消毒设备，故障车辆更换，防雨防火保护等。

3.6 制定搬迁方案

在确定搬迁时间后，应在保障人员和档案安全的基础上，制定详尽、切实可行的搬迁实施方案，并下发封馆通知，明确封馆期限，通知相关单位和人员。

首先在时间安排上可根据旧库房档案资源的数量和分类进行搬迁排期。如涉密档案，较珍贵文献、资料，实物档案、数量较多的纸质档案，存放较为集中的档案等可以放在首批搬迁，其它资料、照片、录像等可以放在后批搬迁。其次注意减慢速度、延长搬迁时间，为突发情况预留时间。最后还需考虑到搬迁起始地点、运输路线规划、消毒设备最大消毒量及可能遇到的突发问题和情况。

如在情况和资源允许的情况下，尽量在搬迁前做预演。

3.7 工具准备充分

考虑到馆藏资源的种类不同，需提前准备一定量的装具和搬迁用品。在装具方面，如大型实物，可以在覆盖气泡膜后使用量身制作的木箱安置运输；小型的实物，可以在覆盖气泡膜后使用运输筐或塑料收纳箱；纸质的档案可以选择一定规格的加厚纸箱。在搬迁用品方面，如区分库房和楼层的标识贴、纸质封条、铅封及信号笔、宽胶带、裁纸刀、螺丝刀、锤子、钳子、隔离带、隔离桩等。

4 具体实施档案搬迁工作

4.1 档案资源下架封装

此项工作标志着搬迁工作进入实质阶段，可在准备工作就绪后，依据搬迁方案和搬迁顺序，首先将旧库房内的馆藏资源依次下架，放入装具内封好。其次用信号笔在装具上标注库房号、架位号、全宗号、起止号、盒数等信息。最后在新旧馆馆藏资源放置对照表上打钩确认，在正式到达新库房时开箱验收并统一存放，防止出现错误装箱的情况。

4.2 档案资源运输保护

此项工作分为出库、装车、运输、卸车、入库五个部分，出库时，工作人员应认真记录信息出库馆藏资源信息；装车时，按照不同入库区域和上架顺序装车，比对装车箱数与出库单后，使用铅封、封条和车锁封闭车门；运输时，要有工作人员随行押车，确保车辆途中不得停靠或私自改变线路，出现档案“丢、掉、散”现象，如有条件可在运输车辆驾驶室和后舱内安装GPS和监控；在卸车时，注意检查铅封、封条和车锁情况，与装车单做好数量核对、清点；在入库时，注意与出库单仔细清点、核对，按照装具上的标识和库内架位对应位置，将馆藏资源运载至附近，逐一上架。

4.3 档案资源消毒措施

档案消毒主要是杀灭沾染在档案文件上的大肠杆菌、金黄色葡萄球菌、肝炎病菌、霉菌及各种害虫，延长档案保存期限，可在上架前依据馆藏资源数量购置或租赁消毒设备。

如条件允许也可视情在全部馆藏资源安置妥当并保洁后，封闭库房内所有通风设备，使用季铵盐（复合孤类）雾化灭菌、硫酰氟熏蒸进行二次消毒。

4.4 固定资产搬迁

在全部馆藏资源上架、核对无误后，需要进行办公用具、设备资产等的搬迁工作。如对电脑、打印机、传真机、风扇等设备进行保护包装，将办公家具内的书籍等取出装箱，贵重、易碎和个人物品应分别装箱做好标记，统一编号、粘贴标示后运至新馆指定位置。

5 搬迁收尾整理工作

5.1 档案资源的整架和细排架

在时间紧、任务重、强度大的状况下进行档案资源搬迁，难免会出现一些问题，需要在档案资源全部上架后，按照搬迁时间或上架顺序，逐一清点核对，并做好登记记录，方便查找。

5.2 自动化系统的调试和培训

完成搬迁工作后，要组织相关系统工作人员对建成系统进行调试，如网络设备、打印设备、电话及系统服务器、系统功能和系统使用等方面做调式和培训，以便尽快进入角色，服务工作大局。

档案搬迁工作是一项细致而又繁琐的工作，既改善了馆藏资源的存储条件，又对馆藏资源进行了再整理，因此档案搬迁工作至关重要。我们要与时俱进、立足本岗，不断学习和借鉴优秀的档案管理和搬迁实践，做好档案的管理和开发利用，推动工作创新发展。