浅谈学校档案管理工作的重要性及策略思考

杨明明

（新疆生产建设兵团第四师第一中学，新疆 乌鲁木齐 835000）

随着经济社会的快速发展和信息化建设时代的到来，学校档案的保存与管理在日常业务和工作生活中发挥着越来越重要的作用，主要涉及学生档案、学籍档案、教师业务档案、文书档案、专业技术档案、干部人事档案、工资档案、声像档案等等，因此，分析学校档案管理工作的开展现状，厘清管理举措，建设一支综合素质强、业务强、作风好的档案管理人才队伍非常重要，这不仅是我国现代经济社会对学校档案管理专业化、标准化、规范化建设的更高要求，也是新时代学校档案管理的重要任务及必然要求。因此，在档案信息化建设的进程中，我们不仅需要不断提高对学校档案管理重要性的深刻认识，还需要提高档案管理创新和应用的意识。

1 学校档案管理的重要作用

1）事业发展的重要依托。档案是学校工作的重要参考和决策证据，客观记录了学校开展历史活动的真实记录，是多年连续工作必须认真审查的重要证据，档案保管越完整，总结工作经验教训就越有用。档案可以为学校主要领导、各职能部门和相关业务管理人员提供事实证据和有效参考资料，帮助他们熟悉实际情况，总结成功经验，制定科学的发展规划，做出精准的战略决策，处理各种复杂问题，是学校事业发展的重要支撑和关键因素。

2）社会实践活动重要参考。档案诞生于中国社会主义实践，它不仅准确记录了学校建设的历史演变，而且真实有力地反映了当前学校建设和社会发展环境、各种现实条件、重要发展规划、实践经验等方面，对学校及时开展各种当前社会实践教育活动具有重要的参考、建议和追溯作用。

3）可靠的教学和科研数据。任何学科的教育研究都必须以广泛占有教材为教学基础，以保证教材的真实性和可靠性为教学前提。在学校教科研活动中，档案不仅可以通过原始历史记录提供直接的数据依据，还可以通过数据分析、归纳、总结、实验等手段获得间接的数据参考，从而为学校的教学和科研学术活动提供可靠、详细的数据。学校的三大重要职能是培养人才、发展教学技术和服务社会。在育人的同时，学校也见证着每一个学生的成长，规范的学生档案管理可以准确记录每个学生在校学习的全过程，包含个人基本情况、考试成绩、现实表现、参与社会实践活动等。

4）生动的宣传教育材料。档案是历史纪录片，与其他宣传资料相比，档案具有独创性、直观性、具体性和生动性的特点，利用档案写书、讲课、创作文艺作品、举办各种展览、开展学生思想教育，会有更强的说服力和感染力。兵团四师一中建校近70周年，与兵团发展一脉相承，有着深厚的历史底蕴和文化氛围，学校建立了校史陈列室，展览了许多珍贵的老照片、老物件，真实再现了学校发展的政治性、文化性、教育性，以此平台开展德育教育和思想教育，引导师生爱校爱疆爱国，效果良好。

5）文化遗产的珍贵见证。档案是用来保存历史的，是历史的一面镜子。档案文化精神承载着学校优秀的历史发展、文化精神和物质文化，是学校历史文化精神体系结构建设的重要参考，是历史文化物质精神积累和传承的重要文化交叉点和历史文化阶梯。它使学校优秀历史文化的发展史和体系得以长期保存、延续、统一和完整。在多年的文化历史发展中，随着文化的传承、发展和不断积累，它已经成为学校文化不可或缺的宝贵文化和历史资源，越来越显示出其历史文化的丰富性和文化历史的重要性。没有丰富的文化历史档案研究资源，文化的传承和发展就无从谈起。

2 管理问题分析

1）管理制度问题。在当下的中学学生档案管理工作中，由于相关管理制度不够健全完善，导致在这一工作开展的过程中不能够以充分的制度体系作为工作开展的基础前提，导致工作开展过程中出现问题不能够以相关理论体系作为参考基础，严重影响了这一工作开展的高效性。在进行中学档案管理工作开展的过程中，由于其相关数据信息庞大的特点，在工作的过程中极容易出现问题。因此，对于相关管理制度具有高度要求。由于相关管理制度体系的缺失，导致学生的档案信息不能够得到充分保障，最终直接影响学生的学习与发展。在进行工作开展的过程中，学校应该重视这一问题，能够高度明确管理制度体系的健全完善对档案管理工作的重要影响，从而能够在工作开展的过程中不断进行制度体系的完善建立，保证档案管理工作能够以完善的理论体系作为开展前提，最终则能够促进这一工作的高效性发展，能够满足学生的发展要求，充分落实为学生服务的工作性质，促进教育教学的快速发展。

2）过于程式化。在进行中学档案管理工作开展的过程中，由于相关工作人员不能够高度重视这一工作对于学生学习与学校发展的重要意义，从而在工作的过程中长期以传统的工作方式进行开展落实，造成了工作开展的程式化，严重影响了学生的发展。在进行档案管理工作开展的过程中，往往相关管理人员能够对学生的相关入学登记、体检、成绩以及学籍等信息数据进行管理。但是，随着快速发展的环境背景下，对于中学学生的档案提出了新的管理要求。在这一要求下，档案管理人员不仅要对学生的基础信息数据进行管理，同时还要重视对学生进行创新能力、实践能力以及综合能力的信息体现，从而保证学生在未来发展的过程中能够得到核心竞争力的有效提升，促进学生的高效发展。在进行档案管理工作开展的过程中，相关管理人员应该重视当下发展对于这一工作的创新要求，从而能够在进行工作开展的过程中不断实现创新，从而能够满足社会需求，提高档案管理工作效率，为学生的学习与未来发展奠定良好基础保障。

3）管理方式落后。在当下的中学档案管理工作开展的过程中，由于相关管理方式的落后，导致时常出现档案丢失、损坏等问题。在当下快速发展的环境背景下，网络信息化已经得到了全面的普及与发展。在这一背景下，中学档案管理工作的开展已经得到了新的机遇。但是，在进行学生档案管理工作开展的过程中，由于相关管理人员不能够对这一新技术进行充分应用，导致档案管理工作长期不能够得到优化创新，严重阻碍了学生的学习与发展。在进行管理工作开展的过程中，往往档案管理人员需要对学生档案进行书面材料的整理与完善，不能够以创新的信息化进行处理，导致管理工作效率低下。同时，在进行管理的过程中，由于管理人员不能够创新管理方法，导致学生档案内容千篇一律，不能够通过档案体现学生的独特性，不利于学生核心竞争力的提升，最终也会阻碍学生发展。

3 建立健全学校档案管理制度

目前，许多学校对学生档案管理不够重视，存在随意转接、无专人管理、程序不规范等问题，导致学校学生档案管理体系落后、实施不完善，在一定程度上直接影响了学校档案管理工作的顺利开展。要做好学生档案管理工作，应结合学校实际工作情况，建立一套完整的学生档案管理规章制度，使用计算机建立和完善学校学生档案管理信息系统，切实修补学校档案管理方法的管理空白和技术漏洞，使学生档案管理方法能与时俱进，有序、科学地进行，保证各级班级、年级、学科职能部门之间档案信息的畅通交流，保证学校档案管理系统的信息连续性和完整性[1]。

通过探索学校档案管理监督体系的建立和完善，可以引导学校实现稳定、深入、高效、正规的档案管理和监督。一是学校要认真制定和实施档案管理的规章制度，按照档案局的规范标准，统一落实学校档案分类信息划分、档案信息处理、数据收集、统计数据分析等各方面的管理要求。档案管理人员应当按照相关要求开展学校档案管理相关工作。二是细化学校档案管理的各个环节，要求学校档案管理人员按照相关制度的要求，做好档案资料的收集、分类、整理、编制、装订、扫描及日常保管工作，确保学校档案管理的各个环节工作规范、严谨、科学。三是研究制定相关档案管理专项问责检查制度。对于相关档案管理工作中出现的重大问题，如相关档案的丢失和损坏、不规范的分类管理和归档等。对相关档案单位的责任人要追究责任，并及时问责，找出问题的根本原因，最大限度地保证相关档案管理和保存的安全性和规范性。例如，如果文件丢失、损坏和分类等。

4 提高管理人员能力素质

学校应当树立“人才兴档”的意识，重视档案管理人员的培养与考察，摒弃档案工作任何人都可以干的思想，提高档案工作人员的入职门槛，招聘专业对口或相近的高层次知识人才，以德为先，把好入口关，进行岗前技能培训，持证上岗，使其具备专业的档案管理素质，有效掌握学校档案工作的规律和管理知识。学校应建立档案工作人员定期学习交流的培养机制，加大经费投入，推进知识更新，不断提高业务能力，从而提升学校档案管理的质量和效率。为稳定人才队伍，学校应努力创造档案人员职务职称晋升的空间，使其甘于奉献、爱岗敬业，把心思都全心全意放在工作上。档案管理人员自身也要定期沟通，互相探讨，交流档案管理中的问题，最终找到合适的档案管理方法，切实增强学校档案管理人员的工作紧迫性和职业责任感[2]。加强警示教育，如在档案信息录入过程中不时出现一些错误，会产生负面影响，比如升学就业、干部考察、工资待遇等，提高档案管理人员的工作责任感和敬畏心。

5 创新管理技术和方法

在学校现代化发展的进程中，档案信息管理资源已在事业科学发展中发挥着重要的主导作用，“信息化+档案”模式已成为档案管理的重要内容。使用传统的档案管理模式基本上已经不能完全适应学校的科学发展。因此，档案管理部门需要跟上综合大数据信息时代档案信息管理技术的快速发展，密切关注综合大数据档案应用技术的理论基础研究。例如：学校要充分结合大数据资源管理，开发更多管理档案的新技术，使学校档案管理的业务功能向多种业务形式发展。档案检索管理工具可以不断更新和优化，可以构建新的档案信息目录，可以合理开发和综合利用其他档案信息资源。如流程处理、并行性、抽象信息索引和数据可视化，充分利用现代人工智能识别、统计等信息技术，构建传统档案管理的综合大数据档案管理信息技术应用能力，从而有效促进传统档案管理向信息技术管理的转变。

6 丰富档案内容

在当下快速发展的环境背景下，对于人才的能力提出了高度要求。因此，在进行中学档案管理工作开展的过程中，相关工作人员应该高度重视学生档案的全面性，能够不断丰富学生的档案内容，从而满足人才培养需求，有效提高学生的核心竞争力，促进学生的学习与发展。在进行档案内容丰富的过程中，相关管理人员应该重视对学生的综合素养、综合能力等方面进行内容的补充，从而能够通过这一内容充分体现学生的能力以及优势，使学生未来发展的过程中能够以更高的姿态进行竞争，有利于学生发展的稳定性。

7 结束语

综上所述，档案管理是学校事业发展的重要组成部分，提供了详实全面、客观真实的信息资源，是单位的宝贵资源和财富。当前，档案的基础管理和技术越来越成熟，利用信息技术整合资源后，可以实现档案与学校整体工作、师生工作生活的直接融合。新时期，学校档案管理工作必将面临新的发展机遇和新的挑战，及时转变工作理念，主动出击发力至关重要。