事业单位档案室标准化建设

龚 艳

（黔江区城西中心小学校，重庆 409000）

新时代背景下，我国事业单位发展得到了有力的推动，但与此同时，也面临着严峻的挑战，其中事业单位档案管理工作不规范、不科学就是严重影响事业单位各项工作顺利有效进行的因素。在事业单位发展过程中，档案所发挥的作用不言而喻。事业单位传统档案管理模式主要以人力管理为主，且针对档案管理没有建立相应的制度、标准。而新时代背景下，事业单位在快速发展，所产生的档案也越来越多、越来越复杂，传统档案管理模式必然无法满足当前管理需求和要求。为了提高事业单位档案管理水平，就必须加强对档案管理工作的创新和优化。加强事业单位档案室标准化建设，就是当前事业单位档案管理工作创新和优化的重要途径。事业单位档案室标准化建设，包括规范管理、提升队伍素质、实现信息化发展等各个方面，这对提高事业单位档案管理整体水平具有重要的意义。

1 事业单位档案管理现状分析

事业单位管理工作中，档案管理是尤为重要的内容。档案管理即对事业单位发展过程中产生的所有资料、文件、数据、信息等进行收集、整理、分类、保存、利用的一项综合性管理工作，其目的就在于为事业单位各项工作的开展提供可靠的信息支撑，为事业单位的持续稳定发展保留历史资料。就目前来看，虽然各大事业单位都在积极开展档案管理工作，但是就档案管理工作的实际现状来看却不算理想，其中还存在较多的问题和不足[1]。比如事业单位管理人员对档案管理工作并没有提高重视，认为档案管理工作只是一项简单的后勤工作，并不能为单位发展带来实质性的效益。就事业单位档案管理相关的制度体系而言，也存在落后、不完善、不适用等情况，具体问题包括制度流于形式、责任不明确、没有清晰的标准及流程等，这些对档案管理工作的质量和效率都会产生直接的影响。另外，就档案管理工作专业水平而言也有待提高，如档案管理人员的专业能力、素质都存在参差不齐的问题，且档案管理的技术也存在落后的问题。基于以上问题，加强对事业单位档案管理工作的创新和改革也成为必然的趋势。

2 事业单位档案室标准化建设的重要意义

事业单位档案室标准化建设，是事业单位为适应新时代变化和体制改革要求而采取的一项重要措施。档案室标准化建设简单理解，就是通过以国内外先进水平为标准，建立健全各类标准体系，以夯实管理基础提高效率效益的一种非常有效的工作方法，其是制度化的最高形式。基于目前事业单位档案管理现状，加强对档案室标准化建设也显得尤为重要和必要。

首先，通过档案室标准化建设，可以有利于提高档案管理的整体水平，这是因为档案室标准化建设中，包括对各项制度、规范、要求的明确，这样可以保证档案管理工作严格按照流程、规章开展，进而提高档案管理质量和效率。其次，通过档案室标准化建设，可以有利于提高档案管理工作队伍的整体素质及能力[2]。这是因为在档案室标准化建设中，包括对工作队伍的素质培训、制度建立，这些措施都有利于提高工作队伍整体水平，进而更好地保证档案管理水平。最后，通过档案室标准化建设，还有利于提高档案管理整体效率。这是因为在档案室标准化建设中，包括对技术、设备、网络、环境的全面建设，这对推动档案管理信息化发展，降低人力资源成本，最终提高档案管理整体效率和效益具有重要的意义。

基于事业单位档案室标准化建设的重要意义，在当前事业单位档案管理现状下，事业单位就必须更新理念，提高对档案室标准化建设的重视，根据当前事业单位档案管理需求和要求，加强档案室制度、人员、技术等各个方面的标准化建设。

3 事业单位档案室标准化建设策略

3.1 档案室制度标准化建设

档案室标准化建设中，制度建设是尤为重要的内容。档案管理工作具有繁杂、琐碎、系统的特点，为了保证其质量和效率，就必须依靠于完善、健全的制度体系，这是保证档案室标准化发展的前提[3]。所以在档案室标准化建设中，相关部门及管理人员应该加强对现有的规章制度进行反思和探究，分析其中存在的问题和不足，基于当前档案管理需求和要求，完善、优化其规章制度。比如基于标准化的规章制度中，必须有清晰的责任划分、内容划分，必须明确档案室工作开展的规范、流程、要求、目标等，这对促进档案室工作的有序、有效开展具有重要的意义。在制度标准化建设实践中，事业单位相关部门及管理人员可以制定档案管理工作规范、入库归档要求、人员交接工作规定、档案审查要求、立卷归档标准等各项规章制度。以上各项规章制度都可以发挥其作用，如工作规范可以保证各项工作按照规章制度开展；入库归档要求可以保证入库质量，避免发生档案丢失、遗漏等问题；人员交接工作规定可以减少交接带来的档案管理效率及质量问题；档案审查要求可以保证档案的完整性；立卷归档标准可以实现档案的科学组织和系统化。针对档案管理人员，也需要强化制度建设，比如要制定严格的责任制度，保证责任落实到个人。要制定完善的绩效考核制度，通过绩效考核提高工作人员工作质量和效率。要制定相应的激励制度，以提高工作人员的积极性和能动性。在档案室制度标准化建设下，更有利于档案管理工作严格按照相关制度开展，进而保证事业单位档案管理整体水平。

3.2 档案室人员管理标准化建设

档案管理工作中，人员是核心要素，若档案室人员综合能力、综合素质存在问题，那么档案管理工作的质量和效率必然会受到影响。所以在档案室标准化建设中，加强对档案室人员管理的标准化建设十分重要和必要。首先，为了保证档案室人员的专业能力、专业素养，促进档案室人员标准化、系统化的开展管理工作，就需要事业单位相关部门加强对档案室人员的专业素质培训[4]。比如事业单位可以基于人员培训需求和要求，制定培训制度，其中需明确培训内容、培训周期、培训目标等。在实践中，由事业单位相关部门定期组织档案室人员进行专业培训，其中包括理论知识培训、实践能力培训、规则制度培训等，旨在通过规范、标准的培训，提高档案室人员的整体水平，进而更好地为档案室管理工作作出贡献。其次，在档案室人员管理标准化建设中，要加强提高管理人员的职业道德。档案管理工作相对较为枯燥、乏味，在长期工作过程中，管理人员很容易出现倦怠情绪，对此，就需要相关部门做好管理人员的思想引导、意识树立工作[5]。比如相关部门要经常向管理人员宣传档案管理的意义和价值，要帮助档案管理人员认识到自身工作对事业单位整体发展的影响，引导管理人员建立爱岗敬业的工作热情，在工作中有耐心、有激情、有能力完成好每一份工作。最后，为实现档案室标准化建设，还需要注重提高管理人员的档案信息化管理能力。新时代背景下，档案管理信息化发展是必然趋势，对此，作为档案管理人员就必须具备相应的信息技术应用能力、信息平台操作能力等。对此，相关部门则需要加强对档案室人员有关信息化方面的技术培训、技术教育等，为档案管理信息化发展提供保障。

3.3 档案室技术标准化建设

新时代背景下，传统管理模式逐渐无法适应现代档案室工作需求和要求，且现代事业单位答案管理工作越来越复杂、多样，所以为了提高档案管理质量和效率，就必须加强对现代技术的应用[6]。信息化管理是近年来企业管理发展的新方向、新趋势，即将信息技术、数据技术、计算机技术应用于管理工作当中，以解放人力操作，提高管理效率和质量。信息化发展也是目前事业单位档案室标准化建设的重要方向。在档案室技术标准化建设中，首先事业单位要加大档案室信息化的资金投入，只有具备充足的资金，才可以基于档案管理信息化需求和要求，配置相应的计算机设备、管理设备、网络设备、软件平台等，以及完成对人员的培训、专业人员的引进等工作[7]。其次，事业单位在引进档案管理设备、技术过程中，应该基于档案管理工作的实际情况来选择，包括选择与自身情况相匹配的档案管理软件、构建与自身情况相符合的电子档案库及信息化管理平台。最后，如何完成档案管理向信息化的转变也是事业单位需要重点考虑的问题。对此，事业单位应该建立完善的档案检索、目录管理制度，同时做好档案库房各项设备的管理与维护工作，并建立档案管理网络，实现信息资源共享等，这对提高档案管理信息化水平具有重要的意义。

4 结束语

新时代背景下，事业单位要获得持续稳定的发展，加强提高档管理水平尤为重要，而加强对事业单位档案室标准化建设，就是提高档案管理水平的重要措施。通过对档案室进行标准化建设，可以使得档案管理工作有制度、有规范、有标准、有方向的开展，这对提高档案管理质量和效率，以及提高档案管理技术水平、人员综合素质等都具有重要的意义。所以现代事业单位，针对档案管理工作要树立新的思想和意识，要认识到档案室标准化建设的重要性和必要性，从而投入相应的人力、物力、财力，推动档案室标准化建设，以此来为档案管理工作开展、事业单位发展提供有效保障。