中学档案管理的重要性及强化措施研究

滕红梅

（邹平市黄山实验初级中学，山东 邹平 256200）

近年来，随着我国教育事业的快速发展，中学教育和校园管理工作面临着更高要求，而档案管理能够为学校的教学和管理提供可靠的依据，不断优化学校教学和管理，推动中学教育事业的稳定发展。作为中学学校管理中的重要部分，档案管理能够将学校的教研水平和管理情况反映出来，还可以促进教学评估工作的开展，为提高学校的办学质量提供更加可靠的信息支持。通过深入分析中学档案管理的重要性，探究中学档案管理的强化措施，可以提高相关从业者对这一方面的认识，不断优化中学档案管理，从而发挥中学档案管理的整体作用。由此可见，本文围绕“中学档案管理的重要性及强化措施”进行分析研究价值意义显著。

1 中学档案管理的重要性分析

1.1 反映学校教研水平

随着我国教育改革不断深入，中学学校的发展面临着更多要求，想要保证自身的教学质量，必须对档案管理进行强化，提高档案管理服务水平。通过对中学档案管理进行强化，能够提供完整可靠的档案信息资源，帮助工作人员对学校的生源质量、教师的教学质量、教学设备的数量及新旧程度等等进行充分了解，可以对以往的发展规律和发展经验进行总结，结合自身的发展需要对教学方法、课程、教学计划等等进行调整，进而提高学校的教育教学水平，促进学校的稳定发展。总之，档案管理可以帮助教职人员充分了解学校的教研水平，探索出更加合理的改进措施，推动学校的教学改革[1]。

1.2 促进教学评估的进行

对于中学教育教学的发展来讲，教学评估的主要目的就是充分了解学校的教学质量及办学水平，以便能够做出合理的优化，实现提高学校教学质量的目的。为保证教学评估的客观性和准确性，需要认识到档案管理在这一过程起到的重要作用，对学校教学的相关信息详细收集，消除教学评估中存在的隐患。就实际情况来看，许多中学学校所采用的教学评估标准比较单一，无法保证教学评估的准确性，而档案管理能够解决这一问题，能够提供教学安排、教学内容、教学程序等信息资料，将其作为标准进行综合评估，充分了解学校的教学质量，使教学评估更加合理有效。

2 中学档案管理存在的问题分析

2.1 观念方面的问题

在以往中学档案管理工作时，学校的领导层及管理者对档案管理的重视性不足，未能充分认识到档案管理在中学学校发展中的作用，认为档案管理与学校发展并未直接关系，那么在中学档案管理上的投入也就十分有限。由于思想观念上的认识不足，学校的工作重心停留在教学工作上，对档案管理投入的精力较少，使得档案管理存在较严重的形式化问题。部分管理人员对档案管理的了解不够全面，在日常的档案管理中存在随意性、盲目性等等，难以发挥档案管理的积极作用。

2.2 制度方面的问题

制度建设直接影响着中学档案管理的开展，可以利用健全的管理制度来规范档案管理，确保各项工作的有效进行[2]。只有保证档案管理制度的科学性，将其贯彻到档案管理的各个环节，才能够解决档案管理混乱等问题，充分发挥档案管理的作用。然而在实际的中学档案管理中，管理制度建设并未得到重视，其管理制度存在照搬其他单位管理制度的情况，很难适应学校自身的情况，使得中学档案管理缺乏规范性和有效性，不利于中学档案管理的持续发展。

3 中学档案管理的强化措施分析

为促进中学档案管理的有效实施，应充分了解中学档案管理的实际情况，便于采取科学合理的措施进行改进，使中学档案管理能够更好地服务于学校发展。总结起来，中学档案管理的具体强化措施如下：

3.1 提高对档案管理的重视程度

中学档案包括了教学档案、文书档案、会计档案、科技档案、声像档案等等，整个档案管理过程比较复杂，要求学校领导层提高对这一方面的重视性，大力支持档案管理工作的开展，使中学档案管理的作用得以充分发挥。具体来讲，学校领导者必须认识到档案管理在维护学校利益、维护师生利益、确保信息安全等各方面的作用，对档案资料进行统一规范的管理。在中学档案管理中，可以参考国家规定的管理办法对学校档案进行管理，明确各单位对档案的使用权限，且需要重视部分档案的保密性，根据信息保密的规定对档案进行保密管理。其次，需要将中学校园管理的整体作为出发点，对学校档案的使用过程进行有效监督，便于及时发现问题，并处理其中存在的问题，使中学档案管理更加完善。除了要认识到档案管理的重要性，学校领导者也要重视对人才的培养，不断完善档案管理机构，为中学档案管理工作的开展打下良好基础[3]。

3.2 完善中学档案管理制度

随着中学档案管理的持续发展，档案管理工作内容越加复杂，整个过程很容易出现档案管理混乱的情况，导致档案管理的效率及质量受到影响。基于这一情况，需要重视对中学档案管理制度的不断完善，通过发挥管理制度的约束及指导作用，促进档案工作的顺利开展。首先，必须规范档案案卷的形成及使用，明确这一过程的操作细则，比如档案收集、档案整理、档案的案卷格式和档案案卷的用纸等等，只有保证档案管理的合理性及规范性，才能够发挥档案管理具有的功能效用。其次，需要充分把握好中学档案管理的要求，结合自身的特点对档案管理体系进行完善，实现档案管理的合理分类、标准化和系统化，且需要控制好档案接收和档案移交的过程[4]。最后，需要坚持与时俱进的原则，加强档案系统检索工具的开发，形成完善的档案检索体系，为中学档案管理的开展提供更加有力的支持。

3.3 重视人员配备，强化人员素质

档案管理人员的数量及素质直接决定了中学档案管理能否顺利进行，需要根据中学档案管理的需求进行人员配置，不断提高档案管理队伍的素质水平。为提高档案管理人员的能力及素质，可以对其进行定期培训，确保档案管理人员能够及时掌握档案管理相关的专业知识和技能方法，将其合理应用到实际工作中，促进中学档案管理的有效开展。同时，需要强化档案管理人员的职业素养，确保档案管理人员能够保持严谨、细致的态度开展工作，能够正确处理档案管理中的常见问题。其次，在档案管理人员的招聘工作中，需要坚持公平公正的聘用方法，通过综合考核的方法对应聘人员的能力进行了解，确保应聘人员能够胜任中学档案管理，在保证档案管理工作顺利进行的同时，为中学档案管理的发展提供新的活力[5-6]。最后，需要改善档案管理人员之间的沟通环境，促使管理者对日常档案管理中的重难点进行讨论，提出更具有针对性及合理性的解决办法，不断提高中学档案管理的水平。

3.4 加强档案管理信息化建设

在信息化时代的发展背景下，中学档案管理面临着更多机遇和挑战，可以将信息化技术手段应用到其中，以此提高中学档案管理的整体效率，且可以减少因人为因素造成的档案管理问题。比如计算机技术在我国人民的日常生活中得到广泛应用，能够转变传统的生活方式和工作方式，给用户带来诸多便利。可以将计算机技术应用到中学档案管理中，建立完善的档案数据库，以便能够对档案信息进行快速记录，还可以利用数据库具有的功能对档案进行查询、删除和修改，确保档案信息的整体质量。同时，可以将计算机与网络连接，那么学生能够通过网络获取自身需要的档案信息资源，在提高档案利用率的同时，使档案的传递更加效率。与传统的档案信息查询方式相比，通过计算机进行档案信息查询，可以有效提高档案查询的效率，还可以进一步降低人工成本。此外，可以利用计算机信息技术对档案信息资源的使用权限进行合理设置，使档案信息的安全性及保密性得到保障。

3.5 加强档案资源的开发利用

确保档案资源的价值得到充分发挥，是中学档案管理工作面临的一大课题，需要重视对档案信息的开发利用，借助档案信息促进学校教学工作的有效开展。首先，需要加强档案信息的开发，尤其要重视学校的规章制度、管理模式、教学科研、经验教训、数据分析、调查报告、实验等档案信息的开发，利用这些档案信息提高教学质量。同时，可以利用计算机对档案信息进行存储，将其制作成专题网页或光盘收藏，方便对其进行有效利用[7-8]。其次，需要加强档案编研工作，对档案编研的思路进行转变，将利用价值高、有关教育教学的材料作为主要内容，为教职工提供更加优质的档案信息服务，帮助领导层做出更加正确的决策。最后，需要加强信息系统建设，利用信息系统提高档案资源的利用率，突破传统档案管理模式的局限性，使中学档案管理能够满足学校发展的基本要求。

4 结语

综上所述，随着教育改革的深入发展，要求中学档案管理工作作出合理的改变，确保中学档案管理的规范性及有效性，使其能够充分满足学校发展的要求。本文针对中学档案管理的重要性及其现状进行了简单分析，探究了中学档案管理的强化措施，主要包括了提高对中学档案管理的重视程度，不断完善中学档案管理制度，重视人员配置、提高人员素质，加强档案管理信息化建设，加强当那资源开发利用，从而发挥档案管理的整体作用，进一为中学教育教学工作提供充分有效的支持。