公共图书馆档案管理工作刍议——以洪泽图书馆为例

杨晓荣

（洪泽区图书馆，江苏 淮安 223100）

档案管理工作是一项实践性、操作性很强的工作，档案管理系统是整个国家文献信息系统地组成部分之一，在全国的公共图书馆管理系统中占有重要的地位。随着电子科技的不断发展，公共图书馆的档案管理工作也发生着一系列变化。做好档案工作的记录是我们每一位馆员义不容辞的责任，努力创新创优档案管理工作体系，敢于突破传统，赶上时代发展步伐。下面以洪泽图书馆为例，阐述公共图书馆档案管理工作的有关见解。

1 多数公共图书馆档案管理现状

1.1 采用传统档案管理模式

目前大部分公共图书馆的档案管理模式仍然采用传统方式，利用纸为媒介，以单一的手工操作为主，检索速度缓慢且利用效率低下，不利于查找和使用。另外有很多公共图书馆的领导还没有充分认识到图书馆档案管理的重要性，导致档案管理工作没有得到应有的重视，管理水平也处于传统手工低档次上，这与公共图书馆快速高效的利用需求和现代化的发展要求极不协调。

1.2 档案管理系统职责不明确

由于绝大多数的公共图书馆档案管理系统不健全，人员职责不清，加之档案管理没有专门人管理，档案管理兼职人员常常不固定，没有相关的业务学习和培训，导致档案管理工作非常被动，疲于应付。没有完整的档案管理制度，造成档案缺失严重，整理不及时，致使一些重要的档案资料丢失或者查找不到等现象时常发生。

1.3 新增大量数字化档案资料

此前，公共图书馆一般是以纸质档案的形式来收藏各类书籍、文献，对档案管理工作的要求不高。但是随着现代化技术的不断增强，新增了大量的数字化档案资料，如：图片、电子文档、电子文献、有声读物、电子期刊等，多种收藏档案的媒介也应运而生。

2 加强公共图书馆档案管理工作

2.1 增强公共图书馆档案管理意识

公共图书馆全体工作人员应该从思想上高度重视档案管理的重要性，深刻意识到档案管理同图书资料一样都是图书馆的珍贵资源，对图书馆都具有非凡的历史意义。在对档案管理重视的基础上，逐步把公共图书馆档案管理列入我们的日常工作中。

2.2 完善公共图书馆档案管理制度

图书馆档案管理业务包括：档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用等八个环节。为了方便使用各类大量的原始档案材料，就需要借助于科学的档案管理制度，这是做好档案管理工作必不可少的手段。完善档案管理制度，是现代公共图书馆档案管理可持续发展的必要基础。

2.3 设立专人专岗

设立一名专职人员专门从事图书馆档案管理工作，主要负责档案的日常收集和管理。图书馆还需要定期对档案管理人员进行业务培训以及知识竞赛等各类活动，激发工作人员的工作热情和积极性。

2.4 建立档案数据库

档案数据库的建立对于公共图书馆档案管理信息化建设有着举足轻重的作用，数据库就是对那些已经做过信息化处理的档案进行统一保存，既可以用光盘，也可以用硬盘进行存储，并将其进行分类。经过处理的数据库对公共图书馆档案管理的信息化建设奠定了一定的基础。

3 读者活动档案的收集与保管

开展图书馆读者活动有助于丰富读者的精神文化生活，也是图书馆履行教育职能的重要途径。在丰富多彩的读者活动中，形成了很多档案资料，然而这部分档案资料很容易被忽视。我区公共图书馆致力于提高线上读者服务，形式多样的读者活动档案的收集与保管也显得尤为重要。

3.1 数字资源服务

洪泽区图书馆第一时间在微信公众号向读者推荐了数字资源服务项目，与江苏公共数字图书馆实现资源共享，互联互通。其中全民阅读馆是集阅读、学习、互动于一体的互联网开放式数字图书馆。平台包括10万余册电子图书、3万余集有声图书、3000余种电子期刊，均为正版授权资源。为每一位读者提供个人“终身书房”。

1）电子图书10万余册，采用TXT/PDF格式，阅读体验好、质量高。分类丰富，包括：中图分类法、中文在线通用分类法、热门标签分类法、专题分类法等清晰易懂。涵盖季羡林、余秋雨、贾平凹、海岩、二月河、流潋紫等著名作家的作品。2）有声图书3万余集。包括单田芳、袁阔成、刘兰芳、孙一、连丽如、侯宝林、马三立、姜昆、郭德纲等100多位著名演播艺术家的经典评书相声，以及由国家一级播音员根据近年来流行畅销的文学作品录制的有声读物。3）电子期刊3000余种。包括新闻人物、商业财经、休闲娱乐、汽车数码、时尚运动、科技科普、教育教学、文学文艺、政法军事、游戏动漫、家庭、生活医药健康等12大类。涵盖《三联生活周刊》《瞭望东方周刊》《财经》《南风窗》等著名期刊杂志，每日都及时更新。

3.2 教育专题

1）普及教育专题知识。区图书馆第一时间在微信公众号上进行信息推送有关教育专题等相关的信息讲解。这些消息的推送能够在一定程度上帮助读者了解关于教育方面的信息，又能激发学习的热情。2）答题知识竞赛。组织开展利用线上服务平台联合超新共同举办教育专题知识竞赛，既能激发读者的参与度，又能在竞赛中了解和学习知识。3）朗诵比赛。洪泽区图书馆同南京图书馆联合举办教育专题朗诵比赛，通过关注并打开“江苏图书馆”微信公众号点击少儿图书馆即可进入“非悦book”小程序。江苏省图书馆会组织专家在线上进行作品评选，并将结果公布在微信公众号上。

3.3 数字展厅

在营业期间，洪泽区图书馆在微信公众上开设了数字展厅平台，为读者提供专题图片展览。内容包括：飞阁流丹、书签文化、民法典、儿童文学作品展等，让读者有身临其境的感受，并设有图片、音频、语音解说功能，为读者提供丰富的视觉感受。

档案管理不仅对公共图书馆的工作具有十分重要的意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。随着计算机技术的不断发展，公共图书馆应该挖掘自身优势，利用现代化、信息化的工具来增强档案管理意识，完善档案管理系统，优化档案管理制度，使图书馆档案管理能真正融入到公共图书馆整体的信息化建设中，为图书馆的蓬勃事业贡献出自己的力量。