信息一体化背景下企业档案管理效率提升途径

刘伊玲

（云南电网有限责任公司信息中心，云南 昆明 650000）

企业档案可以说是企业宝贵的信息资源，其包含了大量有价值的技术资料、合同文书、客户资料，以及重大项目真实的文件记录等，对企业来说具有极大的使用价值。但由于企业对档案利用价值与经济价值的认识不够，放松了对档案的管理工作，致使档案管理效率的下降。而企业信息一体化的发展与建设，使企业档案管理迎来了发展的机遇，需要企业档案管理部门借助信息一体化系统，探寻档案管理效率提升的新途径。

1 信息一体化背景下企业档案管理发生的改变

1）促使档案管理效率的提高。在企业档案管理工作中，运用信息一体化系统，对企业档案进行集约化、统一化、规范化的管理，促使企业档案管理的现代化发展，加快了档案文件资料的传递效率。采用信息一体化系统后，企业各个部门可通过客户端将档案文件资料发送至档案管理系统，经过档案管理人员加工整理后，就可完成档案归档工作，归档后的档案易于查询、方便携带，企业的工作人员可登录档案资源库，直接检索档案，并可下载非涉密档案，提高了办公的效率。而且信息一体化系统进一步的保证了档案文件资料存储的安全性，实现了企业档案管理效率的全面提高。2）提高纸质档案的电子化率。在未实现档案管理信息化之前，企业积压了大量的纸质档案，在完成信息一体化建设后，将企业经营过程中形成的纸质档案进行电子化处理，并以电子档案的形式保存在企业的档案资源库中，而企业原先积压下来的纸质档案，也在逐步转化为电子档案，提高了档案的电子化率。电子档案在企业中的运用，可提高企业整体运营的现代化水平。运用信息一体化系统，实现企业内外部信息的全面收集，然后由档案管理人员使用系统进行整理归档，重新梳理了档案管理的工作流程，防止重复性工作的发生，提高了企业档案管理资源的利用质量。3）有效降低企业档案管理成本。节约成本是企业提高运营效益的有效手段，而在企业信息一体化之后，实现了企业无纸化办公，间接减少了人力、物力、时间等成本。在信息一体化背景下，企业档案管理引入了信息化管理思维，将档案管理各项工作与信息系统进行深度的融合，实现了档案的自动化、智能化管理，企业档案的使用者可以在自身的岗位上，进行档案查阅、下载，而档案管理人员可在档案管理系统上，完成档案管理的一系列工作。从档案利用角度来讲，企业信息资源管理效率的提高，使企业档案成为更具利用价值的信息资源。信息一体化将企业的办公、生产管理、业务等系统，与档案管理系统进行对接，相关人员直接将需要保存的文件资料上传至档案系统，档案管理人员只需要进行文件资料的整理，无需再次录入，从而减少纸张上的成本，在档案利用时，使用者直接在档案资源库中查阅或下载，不需要支出物流、复印、时间等成本，成本节约效益表现良好。

2 信息一体化背景下企业档案管理的原则分析

1）标准化。企业在经营管理过程中，产生大量的内外部数据信息，这些信息质量不同、类型多样，而为了实现这些信息资源的共享与利用，需对这些数据信息按照一定的标准和规范进行统一的整理，形成具有利用与保存价值的文件资料。因此，在信息一体化背景下，企业档案信息化管理需要做到标准的统一，统一格式、统一描述，集中存储，以及在查询、管理、开发、利用等环节，都需要建立相应的规范，以实现档案信息的一体化管理。2）经济适用。一是适度性，在档案管理一体化建设中，应结合管理的目标，以及企业档案管理实际的需求，在技术和资金允许的范围内，进行档案管理的信息化建设；二是经济性，也就是企业投入与产出比，企业在信息化建设中会投入一定的资金、人力、物力，而产出则是档案完成信息化建设后，为企业带来的经济效益，是否可实现档案管理的收益，因此，企业档案一体化建设，需要遵守经济适用原则，为企业的经营发展而服务。3）延伸服务。档案管理的最终目的是为企业的发展服务，需将服务贯彻于档案一体化管理的整个过程。档案管理部门应以服务企业为方向，进行企业信息的全面收集，依据企业各个部门的实际需求，为其准备相应的档案服务，并延伸服务的范围与深度，注重档案资源库的建设，构建手机APP程序，实现档案管理的全体候、实时服务。4）档案信息安全。档案信息安全是档案一体化管理的重点，档案信息的完整性、真实性决定着档案的利用价值，而档案一体化管理增加了信息泄露、丢失、篡改的风险，需在一体化的管理中，加强信息安全管理，制定档案安全管理制度，约束系统操作人员的行为，并采用防火墙技术、病毒防护技术、认证和数字签名技术等，构建技术防御屏障，以保护档案一体化管理的网络安全。

3 信息一体化背景下企业档案管理效率提升的有效途径

1）注重档案管理的创新。（1）管理理念的创新。只有管理理念发生转变，才可实现档案管理的创新，第一，建立大局观，从企业发展的大局出发，借助信息一体化系统为企业的经营发展提供信息支撑，充分挖掘档案资源信息数据的优势，在企业进行重大项目投资，经营战略部署工作中，给出准确的信息数据，以确保企业经营管理决策的准确性；第二，彻底转变管理思想，重新梳理档案管理流程，积极向信息一体化靠拢，在保证档案信息安全的基础上，提高档案的开放程度，以促使企业档案发挥出最大的使用价值。（2）推进管理制度创新。原有的管理制度与信息一体化下的档案管理工作不匹配，需对原有的管理制度进行改进与创新，约束企业工作人员的行为，以实现档案管理的规范化与标准化操作。一是，完善绩效考核机制的建设，提升工作人员的责任心，使其端正工作态度，避免档案管理工作中出现疏漏；二是，建立岗位责任制，明确档案管理的目标，将各项管理与工作责任落实到人，并细化档案管理工作内容，合理划分岗位职责，以防止出现管理死角；三是构建完善的电子档案管理规范与标准，提升企业电子档案的管理水平，达到节约企业档案管理成本和提高管理效率的目的。2）重新梳理档案管理流程。（1）精简编目。在实行档案管理信息一体化的背景下，也不可忽略纸质档案的管理，在纸质档案整理归档过程中，会编制目录与页号，并将档案的关键性信息体现在案卷封面上。在实际的档案管理中，档案号与条形码是卷宗封面编写的关键点，应确保纸质档案的档案号与条形码与档案管理系统中的电子版存储一致，以方便纸质档案的调取，其他编目工作流程可进行合理的消减，以加快档案编目工作的速度。（2）调整档案排架方法。保存的纸质档案可使用的排架方法较多，企业通常依据项目、课题进行区分，有时会出现保存空间不够的问题，需要进行倒柜操作，浪费了一定的人力和工作时间，因此，在信息一体化的要求下使用流水排号，每份档案在归档时标注上架位号，按照顺序进行排列，并且在档案管理系统中，也要标明档案的架位号，当要使用该纸质档案时，通过系统就可查询到档案所在的架位，有利于档案的调取。（3）梳理档案部门与其他部门之间的关系。企业档案管理工作需要各个部门的密切配合，在梳理好自身的档案基础工作后，要与企业其他部门联动开展档案收集工作，指导各个部门上传具有归档价值的文件资料，保证档案文件资料的收集质量，与各部门通过信息一体化系统进行信息交互，及时获取有效的档案资料信息，为档案管理信息一体化发展铺平道路。3）进一步提高档案管理的信息化程度。当下社会的信息化程度较高，企业需重视大数据技术在档案管理中的应用，进一步提高企业的信息化程度。第一，构建云存储模式，对企业电子档案进行妥善的保管，避免电子档案出现存储安全问题，并打造多媒体数据库，可存储音频、图像、视频等档案；第二，数据分析服务，在企业原有的档案管理系统中融入大数据技术，挖掘企业电子档案资源中的信息价值，为企业提供更加优质、全面的档案借阅、查询服务；第三，增强档案资源库的检索功能，实现多条件、智能化的检索，使档案检索更加的准确，以提高档案服务的质量；第四，加强档案系统安全管理，采用权限管理措施，只有通过系统授权的企业人员才可登陆档案系统，而且还要依据登陆者实际的岗位划分系统的使用权限，比如，企业普通员工在登录系统后，可上传档案文件资料、查阅、检索、下载档案，而档案管理人员具备以上操作权限的同时，还可整理、归档、使用档案，从而保证档案系统在企业内部运行的安全性。4）注重于档案的开发与利用。企业档案利用率不高是现阶段企业档案管理面临的一个重要问题，在信息一体化的技术支持下，企业档案的开发与利用出现了转机，企业档案管理部门应抓住这一时机，在档案管理工作中应注重于档案的开发，充分利用档案资源的信息数据优势，最大化地发挥出档案管理的价值，一是，档案管理人员要从思想上认识到档案管理是为了更好地利用，加强档案开发工作，编研成系列的档案文件资料，为档案的利用做好准备；二是提高档案服务的主动性，积极与企业各个部门进行沟通交流，获取其实际的档案需求，提前做好档案服务准备工作；三是构建远程服务机制，为企业下设机构提供远程档案服务，像构建企业内部的档案APP，企业员工使用手机就可登录企业内部档案数据资源库，查阅和获取档案。5）提高对人才培养的重视程度。企业档案管理的信息一体化发展，对档案管理人员提出了新的要求，需要其具备档案管理专业性的同时，还需不断提高自身的信息技术素养。在信息一体化背景下，企业档案管理人员需要的知识技能包括了计算机操作能力，档案管理系统、企业管理软件熟练应用技能，可运用企业信息化系统进行档案的收集、整理、归档、开发等各项工作。因此，需要企业针对以上内容对档案管理人员进行系统性的培训，也可提供考察、外出学习的机会，丰富档案人员的知识结构，开拓其眼界，以提高其业务能力，使其掌握更加全面的档案信息化管理知识与技能，为企业档案一体化管理工作夯实人力基础。

4 结语

信息一体化下的企业电子档案查阅方便，有利于档案的开发与利用，促进企业档案编研工作的顺利开展。整个企业运用信息一体化系统，提高了企业内部信息共享的程度，简化了档案管理的诸多环节，并保护了档案的原件，避免其破损和丢失问题。所以，企业运用信息一体化理念，进行企业档案管理的信息化建设，促进企业档案管理效率提高的同时，实现企业档案资源利用价值的最大化发挥。