企业档案管理信息化建设分析

刘宝琴

（重庆市轨道交通集团有限公司，重庆 401336）

1 企业档案管理工作的基本概念

企业档案管理工作主要是指，对企业内部的档案资料进行收集整理、归纳统计、分类保管和提供调取查阅服务的工作。企业档案管理是一项复杂的系统性工作。从档案类型上区分，就有人事档案、财务档案、设备档案、固定资产档案、安全生产档案、教育培训档案、行政档案等多个类型，涉及企业经营生产的各个部门和环节。从工作属性上区分，企业的档案管理部门自身并不能直接产生档案资料，而是需要企业各个部门在实际工作中形成相关资料，由档案管理部门进行资料价值的甄别判断，并收集整理，因此，该项工作有管理属性。同时，档案的收集整理要求全面系统、真实可靠，其有着一整套完整的规范性操作制度标准，且档案的保管对环境的温度、湿度有着严格的要求，特别是现代的电子档案，更需要相关数字技术设备作为硬件保障，因此，该项工作还有着专业技术属性。档案管理工作的效能发挥，体现在档案的运用上，档案管理工作中重要的一环，就是要提供检索和查阅服务，为企业决策提供依据，因此，档案管理又有着服务属性。

2 企业档案管理信息化建设现状

2.1 档案管理信息化制度缺乏针对性

档案管理工作的落实效果在一定程度上受到相关管理制度的影响。现阶段，我国很多企业仍然使用传统制度约束档案管理工作，没有与档案管理工作和科学技术进行有效结合，导致档案管理信息化制度无法有效发挥作用，所以在发展的过程中不断有新的问题出现，致使企业发展需求无法得到有效满足，降低了档案的实际作用，甚至部分企业的档案管理工作流于表面，对顺利开展企业日常管理工作造成一定影响。

2.2 基础资料有流失风险存在

在不断推进市场经济发展的同时，现代企业的经营活动变得越来越复杂，十分注重过程及细节管理，从而导致在经营管理活动中出现大量的基础性和过程性资料，并且在日常工作中有较多的应用机会，具有较高的保存价值。但是因为基础资料数量较多，需要投入大量的资源才能将其全部纳入企业档案管理中，并且在实际调阅使用时也存在诸多不便。所以，企业应该对资料的重要程度进行准确评价，着重收集重要程度高的资料以及结果性资料，对于重要程度较低的资料可以划分到具体部门甚至由具体人员负责保管。另外，负责企业资料管理的人员缺乏相关的管理手段和能力，并且人员变动较为频繁，极易导致档案资料流失，对企业经营发展不利。

3 企业档案管理信息化建设优化措施

3.1 建立档案信息化管理系统

企业在档案管理信息化建设过程中，需要重点加强档案信息化管理系统，具体主要包括两方面内容：其一，提高档案管理效率：在档案管理过程中，档案信息化管理成为提高其管理的重要保障。企业要根据档案管理的需要，结合企业当前具体实际情况，深入分析具体业务流程，结合企业的行业特点，要有针对性地设计档案信息管理系统，将相关档案信息纳入档案信息管理系统当中，实现档案的信息化管理目标。其二，完善文件信息管理系统：实现藏纸质档案信息化，通过扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，建立电子档案管理系统。针对当前这个系统而言，能够兼容不同文件格式的存在，兼容企业使用的各类软件。通过当前管理信息化建设，有助于提高企业档案管理水平，使得档案管理效率得到提升，促进企业的长足发展。

3.2 完善档案信息化管理安全管控

随着信息技术的快速发展，先进的信息技术促进了各行各业的信息化建设，实现了管理方面的网络化与数字化。但信息化也逐渐暴露出一定的漏洞，对于企业的信息安全造成威胁。众所周知，企业档案涉及诸多企业商业机密以及商业信息，要想保证信息的安全，避免商业机密外泄，则需要注重完善档案信息化管理安全管控，在当前这个过程当中，企业除了要注重完善相关管理制度以外，还需要注重发挥出信息技术的优势，采取信息化的管控手段。企业管理者必须高度重视信息化建设安全工作，建立健全网络安全理制度，加大信息化建设的投入，加强网络安全技术防范措施，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。另外，在网络信息化时代，网络可以实现多点互联，但是网络也存在一定的风险，由于网络空间中存在大量的病毒、黑客等，档案信息关系到个人的隐私，因此在实施档案的信息化建设时要做好安全管理，一方面避免电子档案信息被黑客盗取，另一方面避免档案在管理的过程中出现数据损坏或者流失的问题，及时修复和还原档案的数据信息。

3.3 将档案信息化与传统方式联合起来

档案的信息化建设过程中，传统档案的保存方式也具备一定的优势，因此不能完全否定传统档案的重要性，比如消费者在购置房产时通常会拥有一份纸质的房产证明文件，这种文件非常重要，纸质文件是需要长期保存的，因此对于类似的文件则需要采用纸质保存的方式。在进行档案管理时，可以采用数字化档案与纸质档案并重的方式，既要实现档案管理的信息化与数字化转型，同时也要保留传统的纸质档案，发挥纸质档案的优势。部分原始的纸质档案具备较高的历史价值与学术价值，因此需要档案管理人员加以重视，避免档案管理的片面化。

4 结束语

在社会不断进步、科技不断发展的同时，对企业档案管理全面性、便捷性、准确性等提出了更高的要求，为了使企业档案管理工作拥有更高的质量和效率，保证企业平稳发展，企业必须转变档案管理思路，提升档案管理信息化建设速度，保证企业健康发展。在新形势下，提升企业档案管理信息化程度是企业优化档案管理工作的重要途径，也是企业可持续发展的必然要求。