浅谈新时期人事档案管理信息化建设

孟凡华

（中智青岛经济技术合作有限公司，山东 青岛 266071）

在通信技术、数据库技术以及计算机网络技术飞速发展的今天，越来越多的工作依赖于信息化数据所提供的便利。人事档案管理工作为顺应时代发展的要求，正在通过一系列的改革措施不断加强信息化建设，逐步提高人事档案管理工作的整体水平。

1 加强人事档案管理信息化建设的必要性

人事档案是个人信息的重要载体，它记录着学习经历、社会关系、思想品行等重要的个人信息。在互联网时代，数据信息是企业生存的根本，同时也是提高企业竞争实力的必备要素，而人才是企业发展的第一资源，由此可见，运用信息化管理手段，建立良好的人事档案管理机制对一个企业而言是非常重要的。首先，信息化管理手段是确保员工个人信息安全的必要措施。以往纸质档案管理方式虽然能起到一定的人员信息管理作用，但资料安全性较差，一旦发生损毁或丢失，是很难进行补救的。信息化的管理手段可以有效避免此类事情发生。其次，信息化管理可以提高人事档案管理水平。传统纸质档案资料查阅起来非常不方便，而且也不利于信息及时进行更新。经过数据化处理的人事档案信息，简化了管理工作流程，减少了档案管理人员的工作量，为企业节省了许多宝贵资源。人事档案管理的信息化建设加快了人员信息更新速度，推动档案管理模式不断改进、完善。第三，信息化建设是时代发展的要求。随着社会的发展和进步，信息化技术在人们工作和生活中的应用日渐广泛。人事档案管理工作要想与时俱进，更好地服务企业甚至服务社会，就要强化信息化建设，使管理工作更加社会化、开放化。最后，信息化建设可以使人事档案管理工作充分发挥自身价值。人员信息是企业的重要资源，人事档案管理工作应当做到信息安全完整、查阅方便、更新及时。这些在传统纸质档案管理中是很难实现的，但信息化管理方式可以通过电脑来实现这一切，它让档案信息使用起来灵活、方便，为人员考核提供了可靠依据，人事档案价值也得到了充分体现。

2 人事档案管理信息化建设存在的问题

1）人事档案管理的发展机遇。一方面，信息化推动了个人档案走向现代化，有利于个人职业生涯的发展，人事档案包含的内容更加全面、立体，以往是通过寥寥数语描绘一个人的成长历程，而现在能够通过立体化的形式全面地展示一个现代人在社会上生存发展的足迹；另一方面，信息化更好地促进了档案资料整合工作，跨区域快速调取人事档案成为可能，让人事档案的管理克服了空间和时间的限制，顺应了经济贸易全球化的发展趋势，促进了人才在全国乃至于全世界范围内的流动。

2）人事档案管理的潜在风险。信息技术并非百利而无一害，在实际工作中也有不少潜在风险，因此必须认识到信息化对档案管理可能产生的风险，才能够更好地利用信息技术为档案管理工作服务。潜在风险主要体现在人事档案管理安全性上，云存储的电子化人事档案存在网络病毒攻击、信息恶意泄露、后台非法篡改等风险，提升了人事档案管理工作的技术难度。

3 新时期人事档案管理信息化建设优化路径

1）引入电子化人事档案管理系统。首先，引入信息管理系统是人事档案创新发展的必由之路。引入电子化人事档案系统，首先要求单位内部硬件条件过关，至少拥有1～2台专门负责人事档案统计的电子计算机设备，同时配备资料高清扫描仪等设备作为辅助。其次，将现有的纸质版档案尽快转化为电子形式，并将其上传到电子档案系统当中，为档案数据库的搭建做好资料储备工作，在此基础上搭建人事档案目录库，实现电子档案归档。再次，遵循信息技术逻辑在档案管理法的框架内开展系统设计工作，根据人事管理需求为人事档案分级，逐步从技术上实现人事档案立卷、人事档案归档、人事档案检索等多项工作。最后，在人事档案管理系统中开设主管理账号与若干子账号，并逐步为事业单位内部每名工作人员开通个人账号，设置不同的档案查阅权限，满足个人和单位对人事档案查阅和调取的现实需求。

2）提供多元化人事档案信息服务。传统人事档案管理被认为是较为“清闲”的工作，也就是说人事档案工作内容相对较少，能够提供的信息服务比较有限，在当前信息化的视野下，应积极提供多元化信息服务。首先，做好本单位人事档案基础服务，为人事档案的管理和查询设置明确的流程，提升人事档案调取效率，为单位日常人事管理工作提供便利。其次，对人事档案信息开展资料分析与数据发掘工作，利用可视化等数据处理技术，从宏观角度分析本单位特点时间段内在职员工基本情况、流动情况以及未来发展方向等等，从微观角度对比分析每一名职工的工作水平以及为单位带来的效益，为公平竞争、科学绩效提供数据支持。最后，基于多样化的需求开展个性化档案服务，例如简化档案检索功能、添加关键词搜索入口、增设档案调取痕迹记录功能等等，为事业单位提供个性化、多元化、智能化的人事档案信息服务。

3）搭建档案信息云共享平台。信息共享是近年来随着互联网技术兴起而逐步活跃的一个领域，如果信息本身不流通、不共享、不为人所知，那么信息存储的意义也将不复存在。而人事档案信息作为信息资料的一种，具有特殊性，因为人事档案往往涉及大量的个人隐私，出于对公民信息安全的考虑，应当在征求本人完全理解和同意的基础上才公开。笔者提出的搭建档案信息云共享平台，是指事业单位人事管理内部的信息云共享，通过人事档案资料库构筑的形式，让整个事业单位的人事信息成为一个动态有机体，能够在保障个人信息安全的前提下实现资源共享，为组织内外部人事调动工作提供参考，让合适的人能够在适合的岗位上发光发热，减少能力与职位不匹配的问题。除此以外，还可以从专业分类的角度，实现行业内部的数据资料共享，通过数据、智能识别等一系列技术搭建各专业领域高精尖人才数据库，便于各行政单位根据实际需求引入高水平人才。

4）持续优化人事档案工作流程。首先，在人事档案资料收集方面，改变传统大量手写填表的繁琐流程，通过入职前线上填表、增加筛选项的方式更高效地收集到从业者档案信息。其次，在人事档案归档方面，通过电子线上审核的方式进行档案审核，对于填写有误的信息标注后再退回到填写人手中，确认个人档案信息无误的基础上进行电子归档工作，为每一份人事档案做好标签，便于日后开展信息筛选工作。最后，在人事档案调取方面，采取双重定级原则，做好人事档案保密分级的同时，对于调取人也进行权限分级，使档案调取工作更加安全、快捷。

4 结束语

综上所述，人事档案管理是人力资源管理中的重要环节，信息化建设不仅可以推动人事档案管理工作的开展，而且还可以促进整个企业人事管理工作更加科学化、规范化。所以，我们要提高信息化管理意识，提升信息化管理水平，使人事档案管理工作可以在企业发展过程中更好地发挥作用。