煤矿企业档案管理信息化的重要性及其管理对策探讨

赖天顺

（河南龙宇能源股份有限公司车集煤矿，河南 商丘 476600）

煤矿企业档案建设是企业进行生产、经营以及管理的重要方式，做好档案管理工作能够促进企业日常工作的正常开展，但从目前的发展状况看，煤矿企业档案管理信息化建设比较落后，办公软件未能及时更新，档案信息资源有待开发等，诸多原因导致了档案管理工作效率的低下。因而管理者要加强自身建设，充分认识当前形势，切实提升企业档案管理的水平。

1 煤矿档案管理的重要性

档案中包含完整、可靠的信息，对煤矿企业的管理和发展有重要的指导作用，这就需要档案管理人员加强档案管理，利用现有资料挖掘档案信息，了解煤矿企业过去的历史，综合分析相关数据，指导煤矿企业今后的发展。通过整理煤矿企业档案，企业管理者还能掌握过去的历史、了解现在的情况、预测未来的趋势，提升决策的合理性与有效性。如果煤矿企业的各个部门没有在平时积累档案，档案管理人员也没有收集和管理好档案，相关领导就无法了解企业整体的经营管理情况，就容易做出不合理甚至错误的决策，使企业遭受损失。特别是在当今信息时代，档案管理信息化建设对煤矿企业实现现代化管理意义重大。因此，煤矿企业为提高管理质量，就必须通过信息化建设挖掘档案信息，如实反映企业状况。此外，加强档案管理信息化建设对煤矿企业有效开展经营管理活动、加快现代化发展进程显得尤为重要。

2 煤矿企业在档案管理信息化中存在的问题

2.1 档案管理信息化建设重视程度不够

从煤矿企业过去的发展状况看，大多数时候都是将纸作为载体存储文件档案和图像资料，但这种管理方式已不再适应现代化发展的需要。特别是煤炭企业，急需建立一套适合自身发展的，包括信息检索、管理、利用一体化的数字档案管理系统，才能够满足自身发展的需要。但档案信息系统还处于建设的初步阶段，因此数据的录入、核实以及软件的熟悉等均需耗费大量的时间和精力，也增加了档案管理人员的工作量。不完善的数字档案系统也降低了使用的次数，这与管理者的观念有关，很多煤矿企业的管理者都认为纸质化档案管理尚可，无需改进，同时对于档案管理的信息化建设还存在疑问，导致其不能全面掌握信息化档案建设的核心，未使信息化的档案发挥其作用。

2.2 缺少完善的管理制度

不少煤矿企业经营管理思想传统且落后，一味地追求经济发展，只考虑生产，不考虑管理。在煤矿企业中，轻管理、重生产是非常普遍的现象。众所周知，企业管理过程中，档案管理是非常重要的部分。但是很多煤矿企业并没有建设完善的管理制度，也没有做好档案管理工作，导致企业发展过程中面临很多问题。此外，缺少明确的责任制度、标准制度，不少生产部门的工作重心只在生产上，只有临近检查时，才做一些档案数据整理工作应付了事。

2.3 档案管理人员专业素养不足

信息化建设是煤矿企业档案管理的重要内容，良好的档案管理信息化建设对于档案管理人员专业素养要求更高，需要其既要有较高的专业工作能力，又需要及时了解最新的信息技术。但当前多数煤矿企业档案管理人员的专业素养不高，缺乏专业的信息化工作能力，大多依然采用传统的管理方式进行档案管理工作，由此导致工作效率不高且容易出错。

3 煤矿企业档案管理信息化的对策

3.1 提高档案信息化建设的重视程度

不论是企业管理者还是档案管理人员，都应加强对档案管理信息化建设的重视，积极利用现代技术，实现档案管理的数字化、规范化发展，建立专门的数据库，并设置一定的进入权限，从而在保障档案信息安全的前提下，提高信息的共享效率。煤矿企业还应加强自身建设，投入一定量的资金进行硬件、软件的搭配，还要不断完善信息化档案系统模块功能，从而利用多媒体信息技术来实现档案信息化建设。档案管理人员还应熟悉数字档案的管理和使用流程，重视档案的信息化建设，构建专门的档案信息化管理平台，适度的公开档案信息，简化查阅手续，提高档案管理的便捷性。

3.2 完善管理制度

对于煤矿企业，想要获得可持续发展，必须做好内部管理工作。档案管理是企业内部管理工作的重心，目前煤矿企业在档案管理方面存在很多问题。企业必须充分结合自身情况以及档案管理状况，不断完善档案管理制度。首先，收集档案信息数据。各个部门、员工要一起参与，做好信息搜集工作，并详细、系统地规定档案管理流程。其次，捋清企业内部各个部门的关系，明确规定每一个管理人员的义务、责任和工作内容。同时，还要明确档案管理的收集条件、使用要求、规章制度、整理条件；主动与其他部门合作，保障信息完整性、准确性。确保档案管理工作有序开展、规范进行，需要做到以下几方面：同步进行文件材料和任务下达的归档工作，同步推进、同步验收文件资料检查工作，做好进度管理、进度控制；深入分析档案资料内容，细化分析档案内容。此外，企业内部需要建立明确的奖惩体系、奖惩制度。依靠奖惩体系、奖惩制度约束所有部门以及工作人员，使他们更认真地配合档案部门的管理工作。

3.3 提高档案管理人员的专业素养

当前的煤矿企业档案管理人员多数都是从事这一工作多年的员工，其工作方式一贯以传统纸质档案为主，因此在档案管理信息化建设中，要加强对档案管理人员的专业化培训，通过学习信息技术和信息化管理方式等来促进其尽快熟悉信息化档案管理工作，提高自身的工作能力。此外，煤矿企业还应重视档案信息化管理团队的建设，通过打造独立的团队和工作部门，在档案管理工作内部进行更为精细化的工作划分，从而明晰权责，提高工作效率，同时也便于及时发现并解决问题。

3.4 充分利用信息技术并完善设备投入

档案管理的信息化建设离不开专业的信息化工作设备，因此煤矿企业需要在设备管理方面投入一定的资金去购买档案信息化管理所需要的设备，例如大型存储器和扫描仪等。除此之外，部分煤矿企业由于信息技术利用不充分以及其他种种原因，在设备和工作团队完善之后却并未因档案管理的信息化建设而提高工作效率。这就要求煤矿企业在提高重视程度和档案管理人员的专业素养之后，应切实有效地利用信息技术进行档案管理，并建立相应的监督部门实时监督档案管理工作的进展，以提高专业信息化工作能力。

4 结语

加快档案管理信息化建设步伐有助于提高煤矿企业的整体工作效率、工作能力，是煤矿企业有序开展后续工作的必要前提。煤矿企业一定要重视档案管理信息化建设工作，及时更新软硬件设施，做好人才资源的扩充与储备工作，提高人才综合能力，加强细节管理和部门沟通，合理使用声像档案，促进企业可持续发展。