大数据视域下国企单位人事档案管理的研究

张艳芳

（华晋焦煤有限责任公司沙曲一号煤矿，山西 吕梁 033300）

随着智能化、信息化技术的发展以及大数据时代的到来，信息化档案管理发展到了一个全新阶段，也使国企单位的档案管理面临新的挑战和机遇。在新形势下，国企单位只有不断优化档案管理方式，创新档案管理思路，才能真正做到与时俱进，更好地适应大数据时代的发展。

1 大数据概念

大数据是指很难在一定时间内使用常规工具进行管理和处理的海量数据集合，也可称之为巨量资料。大数据不仅是一种数据集合，更是一种信息资源的集合，为社会发展、国企单位进步提供了海量、客观的数据支持。大数据的容量非常大，大量的自动或人工数据通过互联网方式集合在一起，可以用数据海洋来形容。大数据的数据来源广泛，数据格式、内容多样化，不仅包含文本、图片、视频等信息，还包含模拟信号等信息。大数据的产生速度非常快，对数据处理速度的要求也非常高。同时，大数据对信息真实性的要求比较高，只有数据质量得到保证，才能更好地发挥大数据的决策支持作用。

2 人事档案的概念

人事档案是我国国企单位人事管理制度的一个重要的特色，人事档案可以证明一个人的身份、学历以及一些比较具有代表性的资料，人事档案是被法律认可和接受的，与个人的劳动保障、法律关系以及组织待遇等有着密切的相关性。人事档案主要包括个人的履历、学历、表现、思想政治状况等个人资料在内的国企单位的常用记录。人事档案的建立是以“人”作为核心，是国企单位和企业单位进行人才应聘以及人才任用的重要内容。人事档案早已经就受到了国企单位和社会的重视，可以这样说，现代企业和国企单位越来越离不开人事档案的建立以及使用。在国企单位中，人事档案是国企单位进行人才选拔以及任用最重要的依据，人才档案记录着一个人的政治思想状况和生平履历。

3 基于大数据视域下，为人事档案管理带来的便利

3.1 突出人事档案管理的本质功能

在国企单位的人事档案中，详细记录了单位所有员工的社会背景、资历、业务水平、综合素养等个人资料，这些个人资料是帮助国企单位变革人力资源结构的关键依据。随着网络技术的发展，促使人事档案突破了传统的政治性、保密性、凭证性等本质，还凸显了现代性、人文性、经济性、社会性等本质属性。人事档案部门在利用大数据技术辅助管理时，可快速地整理分类原本杂乱无章且数量巨大的人事信息。另外，打造大数据化的人事档案管理系统，能有效丰富人事档案的价值，在单位做出重大决策时，能提供更加细致、精简的人事数据。

3.2 推动人事档案管理实现数据化

国企单位人事档案管理员在开展庞杂的工作时，可利用大数据技术的优势，完成人事信息收集整理、处理加工、交互共享等工作。另外，还能将海量的大数据化人事信息，利用互联网实现汇总、反馈、传输及确认。在大数据时代，人事档案管理员在处理人事信息时，能做到实时掌控、在线管理，不必再花费大量的精力，用于收集与整理人事信息，从而实现了人事档案自动化。

4 基于大数据视域下，人事档案管理的完善对策

4.1 完善档案管理机制

首先，应建立健全档案管理制度，这是国企单位开展档案管理工作的前提和基础。在大数据环境下，国企单位必须从档案管理工作的实际情况出发，制定并不断优化新型档案管理制度，促进对档案管理工作的顺利开展。笔者建议，应针对档案的收集、整理、分类等环节制定明确的规章制度。在档案借阅方面，也需要明确的规章制度作支持，通过设定科学合理的档案借阅制度，更好地规范档案管理人员的工作流程以及用户查阅档案的行为，让档案借阅工作有章可循，得到有序开展。同时，还需要制定完善的档案安全管理制度，如档案资料信息化安全保护制度、档案保密制度等，前者主要针对社会外界人士制定，后者主要是约束国企单位内部人员的行为。只有从内部和外部两方面入手，才能最大化发挥制度的保障性作用，促进大数据背景下对档案管理工作的有序开展。

4.2 利用网络技术优势，完善人事档案管理方式

国企单位应该加大资金投入，同时不断健全并优化人事档案管理工作，支持人事档案管理工作的顺利开展，不断创新人事管理技术，充分利用好网络技术和计算机设备，提升人事档案管理水平。对以往的人事档案管理经验，要取长补短。国企单位的人事档案管理者要通过利用互联网的技术优势，不断加强工具设备的创新，选择规范合理的技术方式，提高人事档案管理的实效性。比如，管理工作者可以借助网络技术，对档案进行数字化管理，构建档案数据资源库，给予信息查询提供更好的条件，提高工作效率。再比如国企单位人事档案管理人员可以依靠互联网技术搭建人事档案管理官方网站，为服务对象提供资料查阅以及其他服务的信息化平台。

4.3 增强管理人员素养，提升业务技能水平

国企单位中的人事档案管理员应重视大数据的重要性，不断提升自身的综合业务能力。首先，人事档案管理员应丰富自身的学习渠道，在保障质量的基础上，不断学习新知识。档案管理员在最初接触大数据时，应先熟悉大数据的基本概念，再熟练应用大数据技术，并最终实现精通大数据技术。其次，人事档案管理具有极强的操作性，档案管理员应在深刻理解大数据理论常识的基础上，将理论常识付诸实践，促使在人事档案管理工作中，充分发挥大数据技术的本质功能。最后，档案管理员在应用大数据技术后，需细致观察大数据为工作带来的便利条件，并深度挖掘尚存的弊端之处，积极寻求改进措施。如此不仅能丰富档案管理员的大数据视野，更能强化工作质量与效率。

5 结语

综上所述，本文以大数据概念为切入点，分析了大数据视域下国企单位档案管理面临的挑战，并从档案管理机制、人才队伍建设、保密技术水平、拓宽利用途径等角度，详细论述了大数据视域下国企单位档案管理的优化策略，多角度入手，旨在全面提升国企单位档案管理综合水平。