浅谈中职学校档案管理工作的规范创新与信息化建设

赖栩鋆

（南宁市第一职业技术学校，广西 南宁 530000）

随着中职学校档案管理工作的重要性日趋强化，学校档案有效管理在职业教育管理中的积极作用日益突出，规范高效的档案管理工作为中职学校独有的办学特色、教育教学、校企合作、实习就业管理等提供重要支撑。本文从中职学校档案管理工作面临的困境出发，着力基础设施不够完善，工作人员不够专业，操作程序不够规范，有效机制不够健全等方面展开探讨，并提出针对性的有效策略。通过利用信息化技术，强化规范化管理，创新档案管理模式等进一步优化档案管理工作，全面推进中职学校档案管理工作有序开展。

1 中职学校档案管理工作面临的困境

1）档案管理基础设施不够完善。长期以来，绝大多数中职学校存在重教学，轻管理的现象，档案材料因利用率低导致档案管理工作也易被忽视。中职学校普遍存在档案管理基础设施陈旧，档案材料存储场地有限，档案材料管理条件不足，档案管理工作不被重视等情况，导致中职学校档案管理整体工作发展缓慢，甚至成为学校长足发展过程中的“绊脚石”。如：没有形成专门的档案馆或档案资料室，储存档案材料的办公设备老化，档案材料保管的安全性不高，与人事部门及其他科室合署办公等情况，严重影响档案管理的统筹规划和工作开展。2）档案管理工作人员不够专业。中职学校的档案管理工作通常聘请非专业人员或者兼职人员进行管理，这容易导致上述人员对管理工作不够重视，档案收集归档存在不及时、不认真、不完善的现象。他们大多未接受过专业及系统的培训，缺乏档案管理具备的理论知识和业务技能，工作业务不精，管理意识不强，综合能力不足。在收集档案资料过程中易出现审核不严谨，整理过程中未能按要求做好分类、排序、编目、装订等工作流程，容易出现存档手续办理不全的状况，很多重要档案材料（如：学生实习就业档案、校企合作档案、职教集团档案、党群工作档案等）未能及时督促集中交与学校档案室，工作过程中极易造成档案丢失、损坏、遗漏。3）档案管理操作程序不够规范。因许多中职学校未设立专门的档案管理岗位及专门的档案科室，档案保管工作中无专业系统化管理程序，综合档案管理上仍采用惯性传统模式，缺乏相应的规范化管理标准。虽然个别学校或部门进行了档案信息化建设，但管理工作没有执行严格规范的流程，易出现档案手续登记不完善，档案资料信息登记不全，档案质量管理参差不齐等状况，甚至出现材料断档，无档可查、无档可依的情况。4）档案管理有效机制不够健全。中职学校对档案管理工作重视度不高，易出现学校至科室没有出台相关的制度体系。档案管理制度存在安全漏洞，档案日常管理制度和奖惩制度机制不健全，甚至没有，从而导致日常档案管理工作无条理，易混乱。如：档案登记较随意，档案编号不准确，案卷内容不详细，重要信息不明确、档案目录不完整等情况；没有明确的责任制度，工作人员在档案的收集、登记、整理、归档、保存、借阅等环节上未按规定流程办理，导致部分档案材料存在缺漏或遗失现象。如：收集档案材料归档时不认真导致缺失，学生毕业或就业后回校无法查找到完整档案信息。

2 中职学校档案管理工作的重要性

1）是完善学校系统建设和教学活动的基础保障。中职学校档案是学校整体发展的重要原始记录，档案管理工作涉及学校的历史发展，各部门工作成效，广大师生成长经历等多方面，集中反映学校系统建设、教育教学活动以及学生档案信息材料管理工作中，是中职学校日常管理工作的重要组成部分。学校档案材料的完整性、真实性和有效性，是完善学校系统建设和教学活动的基础保障，对学校长远规划发展具有重要积极意义。2）是记载学校综合档案信息材料的重要依据。综合档案主要包含了学校产生的文书档案、党群工作档案、学校基建及财务档案、教学档案、实物档案、人事档案等重要信息，是学校正常运转和教育事业发展的重要组成部分，它完整记载了学校历年来在建设发展诸多方面的相关信息，是学校在建设发展过程中不同时期和阶段的具体体现，是记录学校整体发展的参考依据。3）是顺应学校整体建设和社会发展的时代要求。档案管理信息化的飞速发展与广泛应用，要求中职学校在档案管理工作中更具创新性，陈旧的传统管理思维模式已与学校整体建设发展不相适应，难以满足现代化教育教学的各项需求。中职学校档案管理要紧跟时代发展需求，向资源集约型、设施现代化、技术一体化等方式转变，积极采用先进设备和管理模式，有效提升档案管理工作的办事效率，提高中职学校档案管理信息化技术手段，进一步全面推动中职学校档案管理工作发展。

3 加强中职学校档案管理工作规范创新与信息化建设的路向研究

1）加大档案管理基础设施的投入，为中职学校档案管理工作筑牢根基。第一，中职学校需要高度重视档案管理工作，加大对学校档案管理工作基础设施资金投入，完善档案管理工作的有关配套设施，以便更规范的保证档案的完整性，切实提高档案管理工作质量和整体水平。如：完善档案管理办公设施，引进先进管理设备和技术，加强对档案管理工作的导向扶持等，档案管理的基础设施完善，为档案管理工作筑牢根基，有助于学校档案管理工作有效顺利开展，提升档案管理办事效能。第二，建立专门的人事档案管理部门，或建立学校综合档案馆，实行专人专项管理，集中保管学校重要档案资料，重要基础材料，和师生的人事档案等，方便全校教职工及时查、借阅相关档案材料，积极构建有序的校园档案数字化管理程序。例如：实习就业档案、校企合作档案、职教集团档案则交于综合档案馆进行分门别类登记、录入、存档，为档案管理的查、借阅工作提供有力依据。2）加强档案管理工作人员队伍建设，提升中职学校档案管理工作专业化层次。第一，积极引进档案管理高层次专业人才，逐步壮大档案管理专业队伍，大力培养专业人才。加强档案管理人员专业技能培训，定期安排专职档案员与兼职档案员进行专业交流和模拟实操，开展综合档案人员业务培训、档案学术交流活动，利用高层次专业人才或专业技能突出人才，进行档案管理工作的“传帮带”，加快提升中职学校档案管理工作的延续性、传承性和实效性。第二，提升档案管理人员综合素养和业务能力。积极开展信息管理操作技术培训交流，成功经验的个案分享沙龙活动，参加上级相关的专业技能培训等，鼓励档案管理工作人才的技能提升，通过参加专业技能考试，或将专业理论与工作实践相结合，形成工作总结、工作报告、专业论文，进行投稿发表，提升档案管理人员的专业技术职称，增强档案管理人员的专业素养和综合能力。3）强化监督档案管理工作操作流程，有效约束中职学校档案管理工作形成规范。第一，完善规范档案管理工作制度，加强管理制度有效落实。建立健全学校档案管理工作规章制度，构建完备的管理制度体系，有助于档案管理工作流程规范化。相关负责人定期对档案管理工作的各环节实行监管和随机检查，规范档案操作流程，完善建设综合档案管理系统和数据库，对档案材料进行高效专业的分类、登记、归档和规划管理，做到材料有依据，查阅会留痕。第二，结合各中职学校的管理特点，制定相应的管理职责制度。安排合理的工作岗位和人员，严格落实档案管理职责和有关操作流程，强化档案管理工作人员的责任心和使命感，对档案管理人员工作进行有效的监督管理。如：当有社会组织、教育部门、个人需要查阅学校档案时，需向档案管理负责人及上级申请，经审核批准后方可提供查阅。要求档案管理规范有序，确保及时、规范、高效地完成综合档案的各项日常工作，确保学校档案管理工作有条不紊地开展。4）开拓档案管理工作创新发展思路，提升中职学校档案管理工作信息化水平。第一，中职学校档案管理工作在工学结合、产教融合、职业教育等方面具有至关重要的作用，更需要档案管理工作创新理念，开拓创新发展新模式。中职学校需提高档案管理人员责任意识，针对开学季和毕业季，中职学校档案管理工作要具有前瞻性，实现“线上+线下”相结合的工作思路，为新生档案有效收集整理和归档做好充分准备，为毕业生档案派送提供查阅便利。第二，加强中职学校档案管理信息化技术建设，创新档案管理工作方式方法，打造档案管理数字化平台，更好更快地提升档案服务工作。通过实现信息化技术手段快速检索，知晓档案具体归处，方便工作人员及时查找或办理借阅业务，极大提升工作效率，提高学校整体档案信息利用率，充分发挥档案管理工作的积极作用。5）完善档案管理工作相关联动机制，建立健全中职学校档案管理工作体系。第一，建立健全档案管理有效保障机制，确保档案管理工作不留安全漏洞及隐患。档案管理工作兼具保密性、特殊性和保护性三种工作性质，工作人员必须要做好档案信息保密和安全管理，对硬件设备和基础设施定期检查，对历史文件、草案文件、纸质档案等有效清理，对不同类别档案材料进行详细划分。做到档案资料及时保存，电脑设备做好加密，防止档案材料信息被人为偷盗、自然损坏或网络入侵等造成泄漏或遗失。第二，强化学校相关部门的联动机制，建立健全档案管理工作体系。档案管理工作不是单纯的归属档案馆或某个科室的工作，还涉及学校、部门和个人的档案信息，须强化与人事科、学工科、教务处、招生办、就业办等相关部门形成联动机制。建立师生个人、部门和学校档案管理工作的总协调机制，出现问题能通过核查和倒追制度及时找到相应部门或个人，确保做到档案收集有依据，档案整理有归处，档案遗失有记录，让档案管理工作制度化、机制化和体系化。

4 结语

中职学校档案管理工作的开展离不开规范创新与信息化建设，坚持与时俱进，适应新形势的需要，就必须优化规范档案建设过程，提高信息化的创新管理模式，保障档案管理工作信息化建设取得成效。通过加强档案管理基础设施建设，提升工作人员专业化能力，强化档案管理流程，提升信息化技术，建立健全档案管理有效机制等多方统筹协调，提高中职学校档案管理工作的管理水平，实现档案管理工作的自身价值，发挥档案管理工作的优势，有效促进中职学校档案现代化建设，标准化管理，真正实现中职学校档案管理工作取得新突破。