档案信息化的信息资源管理问题探讨

张 坤

（济宁市机构编制电子政务中心，山东 济宁 272000）

信息的资源管理是在数字时代的背景下，按照每个行业发展的预计需要，并展开进行的数据管理以及分析[1]。资源管理最重要的对象就是档案，档案信息化是制运用计算机等手段，对档案规范化等进行管理，完成信息与数据共同管理。在现在的档案信息化的背景下信息资源的管理出现很多问题，比如专业水平弱、工作人员没有很强的专业性和制度不健全等等。

1 问题分析

在信息化的条件下，归档管理需要从整体到部分、内容到窗体、软件改为硬件。例如，信息化改变了信息被收集、组织、存储的方法。以前的论文是纸型，收藏的主要目的是整理和总结这些论文存档[2]。类型文档工作。信息时代的到来给文学作品带来了机会和课题。一方面，计算机化的手段的应用为正式文书工作带来了很多方便。另一方面，信息化的应用为文档工作提供了新的要求。文件运营商需要创新思维、创新技术和更好的档案文献管理和服务。

1.1 观念落后

关于档案信息化的管理的建设观念相对来说比较薄弱，比如档案信息化不只是对信息化还必须要构建相关的管理系统，这两方面必须要进行科学管理，并不只是单纯的构建数字化就算是健全了管理系统。现在比较多的企业和单位都开始建设了档案信息化，在建设中观念落后使得管理滞后、制度不健全等。

还表现在对档案信息化指导力度不强的方面，因为档案包括单位在过去很久的资料，能够指导单位在以前开展过的每项活动。例如建设美丽乡村，进而应该为建设乡村而制定一些有针对性的规划，来为后续的指导开发奠定基础，所以要对各类文件都要进行高效的归档。但是现在我们国家档案信息化还没有广阔的视野，只是按照本单位的发展需求，或者未来所需要的信息中进行提取，没办法进行深入的开发和使用。

1.2 制度不完善

档案信息化制度不健全最主要体现在无法对信息安全进行重视，信息化包括在一个单位中多种不同的关键数据，会对单位的发展有直接影响。优化产业转型结构能够带来关于政策的影响，现在的资源管理不能正确重视信息的安全，就是没办法健全资源管理相关的安全制度。例如，每个人都能登进系统中，而且很容易对档案信息进行修改，严重影响了档案的准确性。而且单位本身的规划发展中没有将档案信息的资源管理作为重要部分并且进行优化。资源管理是非常重要的一项环节，因此在发展规划当中也是非常重要的部分，所以对要对档案的信息化进行更新与管理，加强机制与有效引导。

1.3 人员不充足

在档案信息资源的管理当中，主要出现两方面问题：首先是创建信息系统，其次是对档案信息开发和应用。必须牢牢掌握资源管理方面的专业知识，才能对档案信息进行构建，使每个档案都能够归档并应用，还要有开发大数据的技术，对系统库当中的数据都能开发应用，提取现有的经济文化等方面制定发展计划和发展预算中所用到的数据，将档案应用效率进行提升。这些必须要有专业的管理人才才能够进行，但是现在对档案信息化的管理人才极大缺少并且质量也很低。在质量上，管理人员在实际操作中的能力不足，不能按照行业不同的发展需要来进行开发利用信息资源，现在的管理人员的实操能力需要大力提高。

1.4 存在重复性

在同样的档案信息收集的时候，很多档案的信息内容很相近，这就会使档案在整理的时候要消耗很多精力逐个筛选，删掉重复的地方，让信息表达明确。在档案信息的管理中心必须要保证信息是真实的，尤其是在现在这个社会，有很多假消息传播，所以要仔细辨别，不然就会使信誉逐渐下降，对社会的发展有消极影响。若把很多时间都用在信息的筛选上，就不能对其他工作进行展开，尤其是工作人员比较少的部门，如果耗费了很多人力，其他的工作就很难急需进行，对档案的整体工作进程有很大的影响。

1.5 缺少安全性

在档案信息化中，会对一些原件进行扫描，因为有些原件只有一个，所以很珍贵，还有一些是影音的原件，保存时间过长，影音的载体有很脆弱，因此扫描的时候，若处理不当原件就会被损坏。因为设备或者是人员等多方面原因都会使信息内容失去真实性，管理制度不严格还会出现泄密的情况。

2 资源管理策略

2.1 制定标准

为了避免因为缺少统一标准而让档案的信息资源利用率降低事情发生，就必须要制定统一的制度，改进每个部门缺少沟通的情况，将信息资源在统一标准的条件下顺利进行，将档案信息的优势充分发挥出来，提升档案信息的使用率，完成档案共享，满足群众在生活与学习中的需要。

2.2 树立正确观念

树立正确的信息化观念，并且深刻了解信息资源管理的关键性，进而正确对待资源管理的内涵。还要将目光放长远，这样看待信息化管理才能对档案进行指导与验收。

当地的财政完成对管理单位的招投标，对本地建设档案信息化管理提供强有力的人才，并能够将档案信息化的设施建设和有关的人力柔性管理进行健全，最后能够帮助一些行政单位开展全方位的档案管理的工作，将档案信息化建设进行提升。

2.3 创建安全保障体系

提升安全保障体系的重点是要完成建设制度。例如使用信息系统进入设定制度，信息化管理是单方面的系统，只能录入不能进行更改，这样能够以防系统被其他人随意更改，使信息的准确性受到影响。其次要对信息库的系统进行升级，不同职业的工作人员对查阅档案资源是有限的，账号披露的信息也是有限的，这样能够有效控制信息库的安全。最后要优化网络安全的维护，以免一些人为的操作引发安全问题，使行政单位的信息库资料被损坏，造成经济以及社会的损失。