数字化档案室建设及数字化档案管理技术的应用

关绍鹏

（中共辽宁省委党校，辽宁 沈阳 110004）

各行各业都应该跟上时代的步伐，才能够发展得更好，传统管理方法已经无法适应当代的需求，所以必须要进行创新，才能够满足当下的需求，信息化的时代可以用计算机网络等各种手段，使得工作内容变得更加的高效和科学，达到管理和共享等作用。数字档案室建立自动化办公体系非常重要，这也是目前大家非常关注的一部分，因此非常有必要加强对档案数据网的建设和管理，以保证整个档案数据变得更加的完整和安全。

1 电子档案必将成为未来文件的基本形式

各行业都应该要与时俱进，如果无法跟上时代变化的步伐，将无法使该行业获得新的生机，档案管理在发展的过程中也要与时俱进，现在属于大数据时代，云计算技术得到了普及，现在是以计算机为核心的数字化时代，影响着档案信息保存的方式。而文件管理的数字化已经到了必须要转型的时代，在目前这个阶段数字传播和电子载体的出现，给传统的档案管理带来了冲击，应进行数字传播和电子档案的完善，从而来保护信息，同时也能够享受科技带来的便利，电子档案的速度增长非常快，它由传统的数字无纸化形态进行转变，同时它也提高了管理的效率，电子档案变得越来越科学化，构建了数字化的档案，也适应了当下时代的发展。因此进行电子档案是将来的一个基本形式，也打开了档案管理的新局面，电子记录方式的应用越来越广泛，它的保存方式也发生了改变，现在由于科技的发展有越来越多新的材料出现在大家的生活当中，如有光电磁等新型档，从制成电子档案归档的类型就可以看出时代的进步。其类型多种多样，不仅有磁盘还有数字磁盘等这些都是带有着现代科技进步的产品。数字文件在信息化时代，它的普及和应用已经非常广泛，这是这个时代的要求，它正在代替传统的载体，经过更新之后的管理方式更适用于当下，也使工作变得更加的高效。随着科技的进步，办公也越来越数字化，同时也可以建立起高性能的数据网，它会更具有独立和保密性，同时在进行档案数据管理的过程中，还能够将这些档案进行分析处理，同时进行整理编目。

信息档案在当下发展的速度是非常快的，而它带来的就是数字化文件的生产。在目前电子档案的查询速度非常快，利用起来也特别的方便，这就提高了工作效率，而电子档的载体是有其特殊性的，相较于传统的档案管理方式而言，管理的时间会更长，如何让档案管理的资源变得更加的数字化和安全，这也是当前需要研究和考虑的问题。

2 电子档案的保护技术和安全技术

档案对于每个人来说都非常的重要，需要每个人都对此引起重视，不仅仅关系到单位和工作，这也关系到了自己之后的发展，所以电子档案对于每个人而言都非常的重要，因此更应该加强保护技术和安全技术的创新。现在是属于数字化的时代，电子档案的储存方便大家了解个人情况，在团体企业事业单位，在处理公务的过程中也都会使用到电子文件，而电子档案非常的方便也便于携带。人们不需要将纸质文件带在身边增加负担，只需要有磁盘或u盘等就可以了。同时也能够将人员的所有信息录入到计算机当中，也非常方便储存。虽然现在使用数字化非常方便，但是也要注意一个问题，有可能在上传信息的过程中出现信息泄露，尤其是在取读的时候有可能导致自己的资料在网络上进行传播。数字化的文件和传统的纸质档案相比，它的安全性虽然增加了，但是仍然还是存在一些问题，需要不断的更新。不管是电子档案还是纸质档案，保护环境都影响着档案保护的质量，完善改进档案保护的条件，有利于进行档案保管，延长档案的寿命。

在当下档案保护技术是大家非常关注的问题，在保存和利用的过程中，相较于纸质档案而言，它有一些优势，纸质档案外观在结构上都在发生着变化，这也是时代进步的一个表现。目前，仍然需要使用纸质档案，要求对其加强管理，保管纸质档案的档案室一定要远离污染潮湿的地方，也更应该要注意防火防盗等问题，纸质档案一旦被烧毁就没有了，这对于个人和单位以及国家来说都是损失比较大的。所以档案保管的地方一定要加强安全保护，比如除了要防火防盗以外，档案室内有可能会出现鼠、虫，因此还要注意防暑防潮，同时也不能过于潮湿，会对档案造成损害，在高温高湿的情况下，档案文件上还容易滋生霉菌，但是如果长期的把它们放在阳光上，文件又会发黄发脆，所以在保管的时候是需要花更多的精力的。如果遭到了损失，档案的寿命自然会减少，所以如果要存放纸质档案，需要严格的控制档案室的温度和湿度。

目前纸质档案的保管也非常重要，对于纸质档案的保管要求是比较严格的，而电子档案保管也应该更加严格，现代化技术储存电子档案也同样对环境有影响，并不是所有的环境下适合保管电子档案，对电子档案的保管也要求比较严格，比如对湿度，空气质量、磁场等都有严苛的要求，在保管的时候一定要注意远离磁场以及强热源等，这就会导致电子档案受损。同时在保管电子档案的档案室要对其系统进行消毒杀菌等，如果电子档案储存的媒介遭到了损害，有可能会导致数字化的信息全部丢失，所以储存数字化的信息也并不是一件容易的事情。在储存的过程当中要确保电子档案的安全性，就应该将湿度和温度控制在合理的范围内，在储存室的温度不能超过20度，以及要选择装有防磁柜的档案装置来保存电子档案。

文件储存的介质和传统的纸媒相较起来，纸媒保存的时间会更长一些，因此文件安全保存是目前需要解决的问题，因为电子文件容易受到磁场的影响，以及制作的材料老化变质的导致了电子数据损害，所以为了能够保证电子储存文件时间更加长，以及它的安全性，一定要多做备份，作好封存，这样才能够保护好信息。如果其中有一份损坏，就要将其他的两份再进行复制，对原始的数据进行拷贝，使其保持在长期更新的状态这样才不会导致电子信息的丢失。同时在平时管理的过程中，也要严格遵守的检验程序，提供利用电子档案为只读文件。

对于电子档案而言，里面的数字信息有可能会被面临着增或者是删盗窃的情况，所以还是存在有一定危险性的，所以在进行档案管理的过程中，需要建立一个可靠的网络平台，保证数字化的电子档案信息是安全的，也要采用专业的网络技术来设置高级的安全网断，防火墙入侵等这些技术必须要不断地更新，才能够实现数字化电子管理，而保障电子数据不会被丢失篡改。

3 结束语

综上所述，数字化档案室建设及数字化档案管理在发展中还有非常多的难点需要突破，而目前最关注的一个问题就是档案的保护技术和安全技术，随着时代的发展和科技的进步，这些问题会逐步得到解决。以计算机为核心的技术革新是数字化时代的主要标志，档案信息的保存方式也发生着巨大变化，文件管理的数字转型已成为势不可挡的必然趋势，电子文件必将成为未来文件的基本形态。