浅析高校干部人事档案数字化建设目标与策略

唐诗曼

（湖南大学人事处，湖南 长沙 410082）

干部人事档案是我党执政的重要信息资源，是组织单位选人用人工作的有力抓手，同时也是国家档案的重要组成部分。干部人事档案数字化建设旨在进一步推动全国干部档案工作信息化建设，提升干部档案信息资源开发利用效度、广度及深度，进一步强调其服务属性。高等院校作为国家重要教育部门，吸收接纳众多国家高教人才，在国家干部档案工作中有着举足轻重的地位，高校干部人事档案数字化建设是一项重要议题。

1 高校干部人事档案数字化建设必要性分析

1）提高干部档案工作质量和效率。高校干部人事档案数字化处理后，档案管理人员通过计算机就能实现对干部人事档案信息的有效采集、表单更新、信息查询利用、统计分析，计算机辅助进行大批量的数据交换、数据统计分析。决策支持等工作，能够提高干部档案日常管理工作的精度、效度，同时提升服务效率。2）提升干部档案在干部工作中效用。近年来，干部选拔任用工作推行了一系列重大改革举措，干部考察的方式方法有了很大改进，但要全面地、历史地考察和了解干部，查阅干部档案始终是一条重要途径。2018年中组部提出“凡提必审”，更是明确指出干部选任前必须审核其人事档案。干部数字档案，能解决纸质干部档案查借阅过程中存在的耗时耗力等问题。干部工作人员能方便灵活地进行网络调阅干部数字档案，有利于干部档案在干部选拔任用工作中发挥重要作用。3）加强对纸质干部档案保管保护。干部档案是党和国家的宝贵史料，是干部工作的重要基础。干部档案数字化后，查借阅电子档案信息替代了传统的纸质干部档案查借阅动作，能有效地保护纸质档案，延长纸质档案使用年限。同时，以电子档案的形式保存档案信息使得信息存储和信息传输更为便捷，相对于纸质档案的异地备份而言，电子档案可以方便快速且准确地进行异地、异质备份。4）助力干部档案信息集成开发利用。大数据时代背景下，碎片化的信息资源爆炸式增长，碎片化信息集成化利用的相关研究层出不穷，给干部档案信息集成开发利用带来新的思路。作为组织人事部门选人用人的重要信息来源，干部人事档案的开发利用受制于其独立成卷的特性，传统纸质档案的开发利用往往呈现出纵向深入、信息分散的特点，干部档案信息集成开发利用的关键在于一个强大的“大数据库”，而各组织单位进行内部档案数字化建设是构建“大数据库”的基础。5）提升干部档案信度效度。传统纸质档案利用过程中易发生恶意破坏、蓄意涂改等威胁干部档案信度、效度的情况，近些年的干部人事档案专项审核工作发现了不少相关情况，有涂改痕迹、前后矛盾的干部档案材料自然缺乏公信力。现代信息技术可以实现对电子档案的加密锁定处理，以及自动校对，从而避免档案涂改造假，及时发现档案信息的前后矛盾，进行有效处理。

2 高校干部人事档案数字化建设目标分析

1）建设干部档案信息资源库。依据2017年发布的国家标准——《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T 33870-2017)完成干部档案数字化采集工作，建立起符合国家标准要求的干部人事电子档案数据库，便于后续的档案转递、档案材料移交等不同单位间档案工作的对接。2）搭建干部人事档案综合信息管理平台。高校相对于企业、政府机关而言，有着不一样的干部人事档案管理、利用侧重点，同样各高校对于干部人事档案综合信息管理平台的需求侧重点也不一样，准确地定位自身干部档案管理需求，自上而下、先整体后局部的思路设计开发适用的档案管理平台能够更有效地解决单位干部档案工作实际矛盾。3）实现纸质+电子干部人事档案一体化管理应用。通过干部人事档案管理系统可实现干部纸质档案和电子档案的统一出库、入库、调阅和查询，完美消化双套制档案管理模式的要求，为实现干部人事档案单轨制管理做铺垫。4）实现干部电子档案离线备份管理。依托干部电子档案离线备份管理系统平台软件，对干部数字档案进行科学、合法地备份、保存和管理，为实现干部电子档案的安全、长期保存，提供规范化、全过程化、集中统一管理。5）实现与综合业务系统的无缝集成。干部人事档案管理信息系统和人力资源系统综合业务系统实现无缝集成应用，通过单点登录实现用户统一身份的认证，实现通过综合业务系统快速调阅干部电子档案，从而真正推动干部人事档案职能功能从保管服务型到主动服务型的转变。

3 高校干部人事档案数字化建设策略

1）制度建设。档案专职管理人员需要就项目实施进行前端控制，制定一套完整的档案数字化工作标准规范，包括但不限于保密协议、工作办法、人员管理制度、档案数字化交付标准。2）业务系统建设。根据干部人事档案管理的业务需求，应用系统建设需实现以下工作：（1）基础数据建设。建设干部数字基础数据采集加工制作的工作平台，实现纸质档案向电子档案的转换，建成基础信息数据库。为构建干部档案真实信息提供来源，有效防止档案涂改造假。（2）建成信息化工作环境。系统应重在通过信息化手段提高干部档案日常工作效率，简化日常管理。（3）加强库房管理手段。系统应是围绕实体档案、库房管理建成的应用系统，实现以“被动+主动”为管理手段，加强人控，实现系统预警，有效减小管理风险的库房管理目标。（4）提高辅助决策措施。该系统应当支持通过对档案的数据分析提供辅助决策参考依据。3）基础设施建设。采购干部人事档案数字化信息系统，采购系统所需的服务器、存储、机柜、高速扫描仪、操作系统、数据库、移动硬盘等配套基础设施。GB/T 33870—2017《干部人事档案数字化技术规范》明确要求采用外包方式开展干部人事档案数字化工作的，涉密系统集成、系统咨询、软件开发、安防监控、运行维护、数据恢复等业务应选择具有涉密信息系统集成资质的单位，涉密档案数字化加工等业务应选择具有国家秘密载体印制资质的单位。4）驻场建设。明确数字化建设任务，按业务序列来看可以分为干部人事纸质档案数字化扫描、干部人事档案数字化管理系统搭建、网络安全环境搭建、监控设备安装等。人员方面，为保证按时保质完成工作任务，前期系统开发工程师进行系统搭建与运行环境搭建，根据任务完成时限确定进行纸质档案的整理、查缺、编码、扫描、制图、著录、录入等工作人员数量，同时需要安排至少一名档案专职管理人员进行档案出入库、工作指导与监督以及质检等工作。场地方面，按照要求，禁止在档案库房内进行数字化加工，必须安排单独的办公室，需安装有监控设备。安装调试数字化设备，封闭数字化设备信息出口，安装配置干部人事档案管理信息系统（实施软件），将项目中使用的计算机进行权限分配，非工作内容禁止访问。

4 小结

由于缺乏相关工作巡视督查，高等院校干部人事档案数字化工作启动较晚、进度较慢，不能很好地适应国家干部系统对档案数字化建设的要求，高等院校人事部门必须重视起来，结合现实情况，通过设立目标、制定策略加快干部人事档案数字化建设步伐，提升建设质量。