浅析大数据技术在事业单位档案管理中的应用

张长森

（山东省单县机构编制效益评估中心，山东 菏泽 274300）

就其本质而言，档案是一种具备重要作用与价值的社会资源，为社会的和谐稳定发展作出了突出的贡献，因此做好档案管理工作，充分利用现有的先进技术来对档案管理工作进行优化就显得尤为重要。

1 大数据背景下事业单位档案管理优化创新的必要性

在时代不断发展的背景之下，事业单位档案数量也呈现出不断上涨的局面，如若依旧沿用了传统的档案管理手段，那么就会让档案管理工作人员的工作压力大幅上涨，进而降低了档案管理工作效率。当前已经步入了信息化时代，将事业单位传统档案管理模式转变为网络化管理模式已经是大势所趋。对事业单位档案管理进行优化与创新，不但能够让档案数据信息具备更高的保密性与安全性，还能够提升档案管理利用效率，实现为社会服务这一根本目的。

事业单位的传统档案管理方式主要是依赖于人工，相比之下手工检索档案文件会耗费工作人员过多的时间与精力，且准确率相对较低，很容易产生一系列的错误。在大数据背景之下，事业单位对档案管理进行优化与创新，能够有效利用部分具备一定价值的网络信息资源，让档案服务质量更高，有效推动事业单位档案管理的良好发展，增强其档案管理水平。

2 大数据背景下事业单位档案管理中所存在的问题

2.1 档案管理信息化基础相对较为薄弱

伴随着信息技术的广泛普及，各类数字化载体也体现出同化性，这也让各类档案管理工作显得更为数字化，我国事业单位档案也逐步向这一方向发展。但在事业单位信息化建设的过程中，所采取的档案管理方式依然较为落后，所选择的数字化载体依旧需要工作人员定期进行检查与维护，档案管理工作效率并未获得质的飞跃。并且我国部分事业单位档案管理人员并未树立正确的信息化建设意识，对诸如大数据、云计算这类先进技术的学习深度不足，在将大数据技术应用至事业单位档案管理时无法顺利操作，这也降低了档案管理的工作效率，和事业单位档案管理信息化建设的初衷背道而驰。

2.2 档案管理存在着较大的安全风险

推进事业单位档案管理信息化建设虽然能够带来较大的便利，但同样也会引发一定的安全风险，可谓收益与风险并存，因此相关工作人员必须识别在应用了大数据技术后所面临的安全风险，并采取合理的措施进行规避。但当前部分事业单位在进行档案管理信息化建设时，仅仅沉浸于诸如大数据技术所带来的好处之中，忽视了对安全风险的有效防控，这样一来事业单位的信息泄露概率相对较高，很容易在传播迅速、开放性较高的互联网环境下被不法之徒所窃取，进而引发严重的后果。部分事业单位并未构建一个完善的信息化安全体系，其中的安全漏洞较多，工作人员安全意识不足，很容易对档案管理工作的顺利开展造成不利的影响。部分事业单位的管理人员虽然在档案管理方面有着丰富的经验以及扎实的学识，但在信息技术专业知识方面却有所欠缺，这就导致信息安全风险防范不够及时。

2.3 档案人员管理制度不够完善

在信息化时代，我国已经逐步实现了由纸质档案至数字档案的顺利转化，但仍然还有很长的一段路要走，例如部分偏远地区依旧沿用了纸质档案管理模式，录入的工作相对较为复杂，导致档案管理工作人员在档案录入方面的积极性相对较低，录入效率慢，载体转换也相对较慢。并且针对档案人员所设置的管理制度也不够完善，并未对事业单位档案管理工作人员的工作进程进行全方位的监督与管理，档案正确率审核也不到位。加之大部分事业单位未能高度重视档案管理创新工作，欠缺鼓励创新的机制及手段，这也让档案管理人员在创新精神方面较为欠缺，不利于事业单位档案管理工作的良好发展。

3 大数据技术在事业单位档案管理中的应用路径

3.1 应用于档案存储和归档工作

在事业单位传统档案管理工作之中，主要是以纸质档案为载体，人工进行档案信息的记录和保存，效率相对较低。而将大数据技术应用于事业单位档案管理之中，能够将纸质档案这一载体转变为互联网存储介质，并与云计算技术相结合实现对档案的存储与归档工作。具体而言，在存储与归档档案信息时，相关工作人员只需要利用大数据技术的优势，明确不同档案信息的基本特征，依据事先设置的标准完成对档案信息的分类，这一操作所需要的时间较短，可以说极大地提升了事业单位档案管理的工作效率，并且通过大数据技术所开展的档案分类精确程度较高，将错误率降至最低，同时也能够在完成操作之后自动进行检查，针对其中的错误及时纠正，可以说在增强效率的同时也降低了档案管理人员的工作压力。事业单位档案管理工作在应用大数据技术的过程之中，必须要做好针对档案管理人员制度方面的建设，明确各个工作人员的职能，依据工作人员所在的岗位给予其相应的操作权限，有效避免因事业单位档案管理信息化建设中所存在的漏洞而引发一系列的安全问题。同时还应当做好对工作人员的培训工作，引导其掌握利用大数据技术进行档案管理的正确方式，从而让大数据技术在事业单位档案管理中充分发挥效果。

3.2 应用于档案数据库构建中

传统事业单位档案管理模式主要是通过档案室的设立来完成对相关档案数据信息的存储，所储存的都是纸质档案，不但会占据较大的空间，还会因为受到天气、环境等因素而影响储存效果。在应用了大数据技术之后，事业单位能够构建一个档案中心数据库，将单位中不同部门的档案信息汇集与此，并利用大数据技术的特性完成分门别类地整合，实现统一管理。当相关部门需要对其余部门的档案信息进行查阅与利用时，就可以向数据库中心系统发送请求，系统会根据大数据技术来分析该部门人员的既往查阅利用记录，并以此为基础进行资质方面的审核，待通过之后就能够实现对相关档案信息的使用。通过档案中心数据库的构建，能够将集中力量完成对档案数据信息的保护，有效降低了人力、物力、财力方面的重复及浪费。并且在档案数据库之中，会定期筛选出现错误的数据信息，交由档案管理人员进行核实与勘误，待纠正之后重新上传至数据库，以此来保障事业单位档案信息的精准程度，为高质量档案服务奠定坚实的基础。

4 结语

综上所述，在信息技术不断推广与普及的背景之下，传统的档案管理模式已经无法迎合时代发展需求，事业单位应当加强档案管理信息化建设，积极引入大数据技术、云计算技术等先进科学技术，并结合自身实际情况做好人员管理与培养、制度建设等方面的工作，从而让大数据技术的作用得以充分地发挥，促进事业单位档案管理工作的良好发展。