浅谈设计院归档电子文件的文件格式选择

王 瑜

（中国电建集团北京勘测设计研究院有限公司，北京 100024）

随着计算机技术的日益发展，为了满足不同的计算机应用需求，不同公司和组织开发了不同的应用软件，这些软件生成的电子文件格式也多种多样，不同的电子文件满足了人们的不同的利用需要，但是这却给电子文件的保存带来了不小的问题。我国国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中对文件格式有所规范，为电子文件归档时的格式带给出了答案。

1 电子文件归档格式应该具备的特性

《电子文件归档与电子档案管理规范》中规定电子文件的归档格式应该至少具备五点特性：格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用。并且将电子文件可以归纳为八类，分别是：文本文件、图片文件、计算机辅助设计文件、数据库文件、录音类文件、视频文件、公务邮件电子文件、网页电子文件。并且对八类电子文件的归档格式进行了推荐。并且《公务电子邮件归档与管理规范》中也对公务电子邮件的归档格式进行了规定。

2 电子文件格式的互相转换

电子文件在形成、使用、传输过程全生命周期中，都应该对电子文件的格式进行管理。在电子文件归档时，更应该把电子文件转换为符合档案系统长期保存规定的格式。电子文件的格式转换，是对电子文件进行长期保存的基本技术手段之一，文件格式经过长期使用后也会进行升级，当文件格式开发到一定版本也不能满足使用需要后就会产生新的格式。当文件格式濒临过时或淘汰时，我们就应该对电子文件实施格式转换。通过格式转换，可以把过时的格式转换为当前流行的可以利用的格式，但是缺点是在文件格式的转换过程中，有可能造成数据的丢失，而且有一些不稳定的文件格式，有可能改变文件的显示和结构，无法保证数据的全部迁移，无法保证原有电子文件的真实性和完整性。另外大量的对电子文件进行格式转换，也可能会造成巨大的成本。所以为了保证电子文件的真实性、完整性和可靠性，节约电子文件格式转换的成本和保管成本，应尽可能地减少格式转换的频率。因此在电子文件归档时，应该选择把文件转换成符合长期保存格式要求的格式进行保存。

我国明确规定的长期保存格式有PDF（《文献管理 长期保存的电子文档文件格式 第1部分：PDF1.4(PDF/A-1)的使用》）和OFD（《电子文件存储与交换格式 版式文档》），并且《电子文件归档与电子档案管理规范》也明确指出产品模型数据交互规范STEP和素材交换格式MXF是需要永久保存的文件需要转换成的格式。

理论上任何应用软件只要支持打开某个格式的文件，就可以对这些格式进行格式转换，下面对设计院常用的办公过程中常用的软件所支持的格式进行归纳总结：

1）Adobe Acrobat Pro DC软件支持的格式：PDF、XLSX、HTML、HTM、JPG、PS（PastScript）、PPTX、RTF、TIFF、DOCX、XML、TXT、EPS.T等。

2）Microsoft Office软件支持的格式：DOCX、DOC、PDF、XPS、HTML、MHTML、HTML、RTF、TXT、XML、XLSX、XLS等。

3）数科OFD官网可免费转换的格式：PDF、DOCX、DOC、XLSX、XLS、TXT、CEB、SEP、PDF、PNG、JPG、BMP、TIFF等。

4）WPS Office软件支持的格式：WPS、WPT、DOC、DOCX、DOT、RTF、TXT、DOCM、DOTM、XML、MHT、MHTML、HTML、PDF等。

5）Adobe Photoshop软件支持的格式：PSD、PSB、BMP、GIF、DCM、EPS、JPEG、JPF、PDF、RAW、PNG、PBM、TIFF等。

6）Auto CAD软件支持的格式：DWG、DXF、DWG、DWS等。

3 常见的电子文件格式介绍

3.1 文本文件格式

1）PDF：PDF是“可携带文档格式”，可用于呈现包含文本、图像、多媒体元素、网页链接等文档。它具有广泛的功能。PDF的格式规范是公开的，除了我国有GB/T 23286.1国际上也有ISO 19005-1:2005。它是一个可移植文件格式，与操作系统平台无关，也就是说，PDF文件在任何操作系统中都是通用的。这一特点使它成为在网络上进行电子文档发行和数字化信息传播的理想文件格式。

2）OFD：OFD格式是我国自主可控的电子文件版式文档格式。OFD版式文件，版面固定、不跑版、所见即所得，被誉为计算机时代的“数字纸张”；是电子文档发布、数字化信息传播和存档的理想文档格式。

3）DOCX：DOCX格式是Microsoft Office2007之后版本使用的格式，其基于Office Open XML标准的压缩文件格式取代了其以前专有的默认文件格式，在传统的文件名扩展名后面添加了字母“x”是DOC格式的升级格式。

3.2 图片文件格式

1）JPEG：JPEG是第一个针对多电平连续色调（含灰度等级和颜色等级）静止图像和数据压缩编码的国际标准，是面向连续色调静止图像的一种压缩标准。JPEG在无可见失真的图像质量下，压缩倍数为10～50，可以节省文件的存储空间，因此被广泛应用在印刷及新闻图片的传送等场景。

2）TIFF：TIFF格式是标签图像文件格式是一种灵活的位图格式，其图像格式复杂，可以支持很多色彩系统，并且独立于操作系统。TIFF格式的特点是几乎不进行压缩，所以也因此占的空间也很大。又因为对图像信息的存放灵活多变，记录了很多图像的其他信息，有良好的可扩展性，所以理论上任何其他的图像格式都能为TIFF所用，嵌入到TIFF里面，因此TIFF格式在影像、医学等领域中得到了广泛的应用。

3.3 计算机辅助设计文件

DWG：DWG是电脑辅助设计软件AutoCAD以及基于AutoCAD的软件保存设计数据所用的一种专有文件格式，DWG格式以及它的ASCII格式变体DXF，已经成为CAD制图数据交换中的文件标准。DWG文件必须依赖于CAD软件才能打开，但是由于设计院工作的特殊性，DWG文件格式可以更方便设计人员在工作时进行参考，因此在归档时我们将DWG文件和对DWG文件进行格式转换的PDF文件都作为电子文件副本一并保存。

4 结语

随着互联网的发展，我们发现很多以前耳熟能详的电子文件格式渐渐淡出视角，比如07年之前DOC格式、XLS格式风靡全球。如今却被DOCX和XLSX取代，甚至随着我国自主创新软件WPS的发展，Microsoft Office格式也变得并非不可替代。因此随着软件更新换代、技术不断发展，电子文件的格式的使用也会有一个从新生到衰亡的过程。因此电子文件格式登记管理系统是目前对电子文件进行长期保管的一个重要的需求。系统应该具备发现格式濒临过时的能力和对格式进行批处理转换的能力。这样才能大大节约人工成本，更好地为电子文件利用者提供方便。