信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新

张 鹿

（太原市环境科学研究院，山西 太原 030002）

基于社会大数据基础上，我国事业单位办公室文书档案管理工作变得更加的复杂且多元化。传统办公室文书档案管理问题依然存在，如工作效率低、管理程度复杂、文档易损毁等，已经不能适应当前事业单位的发展需求。因此，必须结合信息技术的优势进行改革与创新，在文书档案管理中引入一些先进的管理技术能够大大提高工作的效率，从而有效推动事业单位办公室文书档案管理工作的不断进步。

1 信息社会背景下办公室文书档案管理工作革新的重要性

一般来说，办公室文书档案是事业单位从事的一系列建立、变更等活动的所记录的主要内容，也为开展相关管理工作提供了原始的材料，同时是相关部门查看资料的重要依据与凭证。此外，这些档案资料对党和国家的政治、经济、文化等工作的开展起到了一定的数据支撑。而对于事业单位来说，办公室文书档案资料体现了自身的业务范围、资金用度以及资源配置等具体情况，为社会的发展提供了更高价值的信息基础。

2 办公室文书档案管理工作存在的问题

1）管理的意识比较落后。基于信息社会的背景下，当前事业单位办公室文档管理工作存在的主要问题是管理人员的意识比较落后，工作上缺乏创新性，使得信息技术也就无法得到充分地利用，做不到信息发展的相互融合，难以实现与时俱进，从而导致管理工作与信息社会发展严重脱节[1]。就目前的办公室文档管理而言，管理人员的意识与理念依然是传统的、落后的，并没有真正认识到信息化的重要性，极大的阻碍了新技术、新理念的应用。信息化的创新理念得不到充分的落实与贯彻，也就无法让办公室文书档案管理得到有效发展，严重影响了其管理工作的顺利开展。

2）信息化管理的设施不完善。对办公室文书档案进行信息化管理，必须完善其信息化管理的设施，从而大大提高文书档案管理工作的效率。就当前事业单位的信息化管理设备还比较缺乏，在一定程度上阻碍了信息化管理工作的深入发展。文书档案的信息化管理主要是通过现代信息技术、计算机技术来实现的，若没有完善的信息基础设施的支持很难完成信息化的管理工作[2]。如，计算机网络软件、打印复印设备等都是不可或缺的。此外，相关信息化管理软件的开发还不是很完善，而且我国事业单位文书档案信息化管理有一定的区域差异性，信息化的软件与资源无法实现共享，在内外部因素共同影响下，办公室文书档案管理工作设施是不完善的，不利于信息化管理工作的开展。

3）管理人员的专业素质不高。事业单位大力发展文书档案信息化管理，管理人员的专业素质、业务水平、管理方式、以及认知程度等都会对档案管理工作产生很大的影响。这就需要一个科学、合理、规范的机制与制度，对其进行统一化管理，以实现文书档案管理水平的提高[3]。虽然我国事业单位也非常重视档案管理人员的专业素质的提升，但实际管理技术水平还比较低，自认为已经有了人才培养方式，而对人才培养的机制进行创新，消极对待不利于文书档案管理工作的开展，也阻碍了信息化管理工作的效率与质量的提高。

3 信息社会背景下办公室文书档案管理工作的革新措施

1）创新文书档案管理的方式。首先，要提高文书档案管理人员对信息化管理的认识，及时掌握信息化管理的方法。信息化的管理能够大大提高管理工作的效率，使其朝着规范化的方向发展。其次，必须明确文书档案管理工作的责任，实行谁管理谁负责，对管理人员进行分工，将具体工作落实到人，以防文书档案管理工作出现重复、遗漏的情况。最后，要加强文书档案管理防保障工作。一方面是确保查找各项信息与资料的便捷性，另一方面也保障了事业单位的信息安全性[4]。所以，加强文书档案个安全保障工作，需要单位办公室投入一定的人力、物力、财力，并吸收先进的信息技术，全面完善和提高文书档案保障工作，从而确保文书档案的安全、可靠。

2）完善文书档案信息化管理的基础设施。在事业单位办公室文书档案管理工作中，为了提高其信息化的管理程度，必须要注重信息化管理基础设施的建设，并逐渐完善文书档案信息化管理设施，才是事业单位文书档案工作的基础保障。鉴于事业单位不同的部门对文书档案管理的制度上也有很大的不同，所以对文书档案的管理与规划工作也要有一点的针对性。而信息化基础设施的建立与完善，为文书档案管理提供了物质支持，对所以部门而言都是具有很大益处的[5]。因此，事业单位应不断完善和发展文书档案信息化管理规章制度，强化其基础设施建设。

3）提高文书档案管理人员的专业素质。在信息社会背景下，事业单位的文书档案管理工作离不开信息技术的支持，为了能够将信息技术融入到管理工作的各个方面，应全面提高文书档案管理人员的信息化专业知识与技能，通过加强培训与教育，让管理人员的工作变得更加信息化，从而大大提高其管理的效率与质量。实际工作中，对于一些过期的普通纸质文档可循环利用，若是电子档案，则需要依据实际情况核实后进行压缩或删除，清除过期或者多余的档案才能为新的文档腾出空间储存。这些工作就需要档案管理人员具备一定的信息技术操作水平和档案的管理意识，从而在相应的监督下，快速、有效地完成文书档案信息化管理工作。

4）健全监督、抽查制度。文书档案资料的保管是管理工作中一个非常重要的内容，是事业单位办公室具有很高价值的资料。因此，管理者要程度重视对文档的管理工作，可按照实际情况建立健全监督和抽查机制。通过不定期或与其他工作一起开展的形式，如查阅某个文档时，管理人员可在借阅的同时检查相应的保管工作[6]。而对一些非常重要的文档，需要通过抽查机制，以每月或者每个季度为周期开展抽查工作，并将抽查的结果与管理人员的绩效相挂钩，激励其将保管工作做好。此外，还应不断创新文书档案保管工作，加强安保系统的建立。

4 结语

综上，在信息社会背景下，事业单位办公室文书档案管理具有一定的社会价值，同时也为单位内部提供一定的资料支持。为了实现文书档案信息化管理，必须创新和改革现有的管理方式，创新出新的思路与方向。所以，事业单位首先要重视信息化管理，认识到以往管理中的不足，并通过一系列改革与创新的方法，不断提高文书档案管理工作的效率水平，从而有效发挥文书档案资料的真正的价值。