关于人事档案数字化在企业人事管理中的重要性探讨

毛雅婷

（广西南宁人才智力交流开发中心，广西 南宁 530201）

人事档案管理工作是企业人力资源管理的重要部分，传统的人事档案管理主要以纸质文件为主，需要消耗大量人力和物力，且工作成效不高，很难满足现代企业发展的需求。新型人事档案信息化管理模式成为企业人事档案管理发展的主要趋势，也是对传统人事管理的创新改革。

1 企业人事档案管理工作发展现状

1）认识上的问题。某些企业对员工人事档案管理工作并不重视，在日常的工作中对人事档案管理工作认识不足，也没有给予档案管理工作相应的支持。这也是企业人事档案管理工作开展比较困难的主要原因之一。人事档案管理工作看似非常的简单实际是非常复杂的工作量也比较大，且具有一定的保密性和专业性。

2）人事档案管理制度不够完善。现阶段很多企业的人事档案管理制度都不是很严谨，管理人员并不是按照单位的相关规定进行档案接收、档案转递、档案查阅、档案材料归档等工作。个别企业还缺乏一整套合理、科学、标准的操作流程，在工作中也没有一个标准的管理制度和操作规范。不具有科学性和规范性的管理制度会直接导致后期人事档案管理工作开展产生严重问题。由此可见健全的人事档案管理制度可以更好地推进企业选拔任用、管理监督干部和评鉴人才[1]。因此建立一个科学的人事档案管理制度和运用最新的信息化手段改革人事档案管理方式，有力的保障企业人力资源管理基础工作的开展。

3）人事档案管理信息技术应用不足。随着现代科学技术的发展，企业对人事档案管理工作提出了新的要求。在人事档案管理工作当中如何正确运用信息化技术，成为档案管理部门发展当中需要不断去探索的问题。部分企业的人事档案管理人员对于信息技术的应用不是很了解，在进行工作中，还是运用传统的人事档案管理模式，包括编辑人事档案原始纸质清单、未按标准整理人事档案、人工查询档案、现场查阅纸质档案等，所以在开展工作当中直接性影响了档案管理工作的开展[2]。

4）档案管理人员缺乏相应的专业技能。企业的人事档案管理工作相比其他人力资源模块工作来说比较枯燥，以整理、分类、组卷、装订档案文件材料为主，但是干部人事档案整理必须遵循《干部人事档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》等规范性文件，这要求了从事该项工作的人员需具备细心、耐心、责任感、逻辑性等多项工作能力。从事的工作人员对各类标准规范学习不深、认识不透、专业不足、逻辑不强，在开展人事档案管理工作时经常会出现材料分类错误，归档文件错放漏放等工作纰漏。近几年，数字化档案管理方式成为企业人事档案管理的主要发展方向，但是不少员工对档案数字化系统并不了解，对信息化管理档案认知度也不高，导致工作产生的问题无法科学高效的解决。

2 推进企业人事档案数字化管理的重要意义分析

1）运用人事档案数字化管理系统能够有效提升企业人力资源工作效率。数字化人事档案管理系统的产生建立在信息技术高速发展的当下社会，运用信息技术进行人事档案管理，可以促进人事档案信息的深度开发利用，加快档案管理工作由传统管理方式向信息化管理方式转变，提升企业工作效能。随着信息技术的快速发展，数字化的人事档案管理系统可以实现档案扫描、挂接、上传的一体化功能，智能实现扫描后的校正、去污、裁边等图片处理，最终生成与档案目录相配套的电子档案，该功能极大程度降低了对操作人员的技术水平要求，普通档案管理员即可操作。除此之外，还可实现档案信息统计功能，以及所有系统字段的导出功能，既方便又灵活。除此之外，还可以将处理好的图片文件中的印刷体文字内容进行智能提取，形成检索文件，支持对档案内容的高效识别、检索及图片匹配，极大地提升人事档案管理效率和信息化管理水平，提高企业人力资源管理队伍的管理水平和专业素质。

2）人事档案的数字化管理能够提高管理综合水平。人事档案数字化管理不仅可以提高档案的管理质量，还可以提高企业内部整体的管理水平。之前人事档案管理工作主要以纸质文件为主，想要调取档案需要查询大量的纸质资料，找到资料之后还需要一一的核实和整理，不仅降低了工作效率，并且可能对文件造成损伤，分析的结果的可信度也并不高。而运用数字化人事档案管理模式可以对档案进行数字编码，并且每一份档案都会有特点的编码，在查询时就可以节省大量的时间，提高查询速度也提高了信息分析的准确性。同时，数字化档案管理还帮助人工对档案进行搜索，使得人事档案管理工作变得信息化和智能化。

3）人事档案的数字化管理能够为信息参考提供可靠依据。数字化的人事档案管理工作可以帮助企业HR更好的发现更有价值的人才资源，为企业的人才储备，队伍建设提供有力的支持[3]。当前人力资源工作已成为企业管理中的重要组成部分，相关领导想要对人事管理工作进行把控，首先重视人事档案管理工作的开展，提高管理人员的对基础工作的认识。

4）人事档案数字化系统管理能够加强组织安全信息建设。信息安全是档案管理工作的主要难点，人事档案管理工作相对比较复杂，忽视管理可能埋下一定的安全隐患。数字化人事档案系统可以在一定程度上来提高档案管理工作的安全性。企业的人事档案管理工作内容比较多，流程也相对比较复杂，和企业其他管理工作相对比，这项工作不仅比较枯燥并且还比较繁琐，涉及对信息的录入、收集、分析、管理等。依旧运用人工管理模式长久下去可能会导致信息泄漏的情况，还会增加工作人员的工作量。因此，在建立数字档案的同时，还需要对系统数据信息进行安全备份，防止病毒入侵。

5）借助信息技术手段，打造高素质专业化管理团队。使用数字人事档案管理系统，在日常工作当中对企业员工的基本信息进行录入，通过各类条件对离职员工信息分析，找出员工离职的具体原因，也可以拉近企业和员工之间的距离，传统人工管理当中企业宣布消息主要以纸质文件为主，现如今可以运用系统来收集员工各种信息，可以对员工职业生涯规划做出一定的数据判断。在人事档案管理中会产生很多有效工作数据，这些数据可以反映出员工的工作态度和工作情况。在传统人事管理当中，人力资源部门都是通过纸质材料记录员工的工作情况，现如今可以通过数字化管理系统自动去收集员工的日常工作情况、各类奖惩记录、每年考核记录等，使得员工在进行综合素质测评时有据可依[4]。

3 结束语

综上所述，人事档案管理工作已经有传统的人工管理模式逐渐的转变为数字化管理模式。使用人事档案管理系统进行数字化管理也是人事档案管理工作发展的主要方向。推进企业运用数字化管理系统进行员工人事档案管理是当今人力资源管理方式转变进步的里程碑。