大数据背景下的高职院校档案管理信息化问题研究

徐 蔚

（潍坊职业学院，山东 潍坊 262737）

高职院校档案管理工作的质量及效率，集中体现高职院自身的教学质量、代表高职院校自身的教学管理能力，是高职院校发展的文化、管理业绩集中呈现。借助大数据技术应用工具，高职院校的档案管理工作变得的方便快捷的同时也为高校档案信息化迎来了全新挑战，借助大数据技术提升高职院校档案信息化工作效率和质量，高职院校档案信息化难点问题。

1 大数据背景下的高职院校档案管理信息化典型问题

1）缺乏对大数据背景下高职院校档案信息化管理的科学认知。随着大数据技术的广泛应用，社会的信息化程度极大提高，特别是高校对大数据技术的实际应用，使得其档案信息化管理得到长足发展，从纸质档案管理实现电子档案辅助管理。目前，高职院校档案管理人员对档案信息化的认识仍然停留在传统的管理知识水平上，尚未与大数据时代技术背景同步，仍旧把实物档案管理作为档案管理的工作重点，电子化档案仅停留在扫描、拍照留档作为附辅助手段的层面。

对于高职院校档案管理职能部门来说，未给予足够重视，通常作为附属、服务业务部门存在，尚未认识到档案管理信息化对教学、教研、科研等高职院校核心业务的意义及价值。

多数高职院校缺乏科学系统的档案信息化规划，这是严重阻碍高职院校档案管理信息化的发展的首要问题，导致高校档案信息化管理工作效率低下。

2）高职院校档案信息管理手段落后。理随着大数据技术的广泛应用，高职院校的档案管理工作尚未与科技的发展与时俱进。大数据具有数据量大、速度快、据具有价值性、多样性的特点，高职院校传统档案管理模式传播和储存媒介通常以纸质媒介为主，受纸质媒介特性影响在储存时间和传播范围增加方面限制颇多，档案信息丢失、查找的问题严重，对高职院校的档案管理效率产生严重的负面影响。

在高职院校传统档案管理过程中都采用纸质档案存储档案信息，传统的纸质档案存放占空间大，档案信息的调动、查询占用时间多。即便传统高职院校档案管理规范要求档案管理人员按照档案管理规范对各种档案信息分门别类地编号、整理、归纳，受学校档案的管理时限较长因素影响，对于时间较长久的档案信息的调用、查询，占用高职院校档案管理工作人员的时间较长且颇费精力，对占用高职院校档案管理工作人员的工作量的比例较大。

在高职院校传统档案管理过程中，档案材料的传递主要依靠人员邮寄和快递，对于特殊类型的档案主要自取的方式，严重受到时间和空间的限制，严重影响到了档案传递效率，为档案利用者带来诸多不便，传统的档案纸质资料邮寄、快递、自取都可能出现传递过程中的材料丢失问题，这对档案利用者是最严重的问题。为解决这个问题，在高职院校传统档案管理传递、查询、调取中会要求到校办理相关手续自取，最常见的是毕业生档案材料的、查询、调取过程中，受工作时间限制和空间限制，毕业生利用工作日只能请假专门到校办理相关业务；尽管学校方面相关责任得到免除，档案利用者档案材料丢失的风险仍然存在。

3）高职院校档案管理信息化建设软件、硬件投入不足。高职院校档案管理信息化是一项复杂、全面的系统性工作，需要充足的资源投入，先进的硬件设备以及方便高效的信息管理、处理软件都是档案管理信息化的基础投入。高职院校受自己金、硬件、软件投入限制，严重影响高职院校档案管理信息化推进速度，这是导致目前高职院校档案管理效率低下的直接原因。高职院校档案管理信息化投入问题集中体现在两个方面：一是硬件方面。高职院校档案管理信息化首先要求高职院校搭建足够传输速度的校园网络，满足档案管理信息传输网络传的业务需求。二是软件方面。当前高职院校档案管理信息化建设需要独立安全的管理软件，相关档案管理工作人员必须熟练操作、维护身份认证系统；熟练进行视频、图像处理及存储、整理，而这些针对具体高职院校的个性化需要专门的人员对标准化软件进行二次开发，这大多数高职院校来说都是难度最大的问题。

4）高职院校档案管理相关工作人员队伍需要提升重组。高职院校受政策关注、规模发展、生源增加等方面的影响，高职院校在教学、教研、科研、人事管理等方面的工作复杂程度越来越高。随之而来的是高职院校档案管理工作的复杂程度、工作量的增加，但是多数高职院校档案信息管理工作人员数量、专业构成都没有同步更新。

高职院校档案管理工作人员多数都是非档案管理专业出身，缺乏系统专业的系统的训练学习以及档案管理相关专业知识，导致目前高职院校档案管理工作人员对档案管理信息化的认识不到位。大数据背景下的高职院校档案管理信息化工作，不仅仅需要具有档案管理专业知识的工作人员，同时还要拥有具备专业计算机、信息处理等相关专业技术背景的工作人员，才能将大数据应用、信息管理电子化与高职院校既有档案管理工作进行有机结合，实现高职院校档案管理信息化的高效运行。

5）高职院校档案管理信息化制度急需不断提升完善。目前高职院校档案管理信息化建设才处于摸索阶段，特别是大数据技术的应用，普遍在档案信息化管理制度、规范、流程等方面不够健全健，缺乏更高效、人性化、现代化的建设实践。导致当前高职院校档案信息化管理管理效率很低下。

并且，高职院校档案管理信息化工作与校内各个职能部门关系密切，只有在工作中与各个职能部门协调、配合才能更大的发挥档案管理信息化的作用，不断完善档案管理系统；现实情况是不同职能部门间工作的制度、规范、内容的差异性，阻碍高职院校档案管理信息化工作的推进效率。

2 大数据背景下的高职院校档案管理信息化典型问题的应对分析

首先，作为高校档案管理信息化工作推进的实施部门，首先自身要转变传统的档案管理观念，对高职院校各个阶段的档案管理信息化工作进行科学规划，主动提升档案管理信息化的相关知识和技能，引进档案管理、计算机、数据信息处理等专业性人才，按部就班的推进、执行。有计划、有目的、有步骤地对高职院校实物档案管理进行整改，快速推进高职院校档案管理信息化工作。

其次，通过把高职院校档案管理信息化融入到高职院校的发展战略中，明确高职院校档管理信息化发展的方向，以提升高职院校档案管理工作人员信息化意识为前提，增加高职院校档案管理信息化工作的软件、硬件投入，以科学高效实用做基础，对各种档案管理软件升级优化，构建现代化的档案信息管理系统；不断更新档案信息管理的硬件设备更新，例如扫描仪、计算机等；加强校园网络支撑，满足高职院校档案管理信息化的高速传输、大容量保存的需求。

第三、健全优化高职院校档案管理信息化制度使高职院校档案管理信息化工作有章可依。高职院校要根据自身情况，明确档案管理信息化的工作流程，建立科学、完善的档案管理信息化工作机制；高职院校要制定档案管理信息工作制度，规范的档案信息化管理工作，明确各个部门在档案信息化职责分工，健全完善高职院校档案管理信息化工作。

3 结语

在大数据技术背景下，高职院校档案管理信息化的档案载体介质包括使用等变化极大，档案管理信息化提升势在必行。以大数据作为高职院校档案管理信息化的基础，以信息技术为信托，应用新技术，使档案管理信息化与其有机结合，快速推动档案信息化建设，促进信息资源共享。