信息时代档案管理工作面临的问题及对策

李 莉

（滕州市中润供水有限公司，山东 滕州 277599）

1 信息化技术在档案管理中的重要性

1.1 提升档案储存的安全性

在新时期的社会形势下，对于档案管理工作的要求也开始随之增加，单位中对于档案的储存是一个长期的过程。因此，档案储存的安全性和储存的环境必须得到保障，要保证信息的私密，也要避免档案出现受潮的问题。传统的档案管理方式对于档案的管理和安全性来说，无法有效保障，由于储存的时间长，并且需要进行随时查阅，所以档案的受损程度较大，在管理过程中加大了难度。而利用信息化技术来开展档案管理工作，能够大大解决以上问题。首先，网络技术可以将文件形成相应的电子档案，工作人员在查阅或是检查的时候只需通过电脑就能进行操作，大大提升工作中的效率和质量。其次，信息化技术能够加强信息资源的开发，让档案管理的理念更加符合新时代的社会发展规律，改变传统的工作方式，从而提升档案管理工作的整体水平。

1.2 满足社会发展需求

档案管理工作的信息化发展标志着一个单位的信息化技术水平，从一定程度上来说，反映了单位的发展实力，以及国家信息化建设的质量。从新时期的发展轨迹看，网络信息、多媒体技术以及人工智能都是社会发展的必然趋势，也是人类文明进步的前提。利用信息化技术来执行档案管理工作，是满足社会发展的一项重要工作，也是满足国家和社会发展进程的方式，信息化技术使得档案管理逐步形成一套规范的管理机制，从而达到透明的状态，促进档案工作的开展，也为单位的整体水平提升奠定了一定的基础。

2 现代档案信息化管理模式中存在的问题

2.1 数字化管理的安全性有待提高

一方面利用信息技术能够实现档案信息与其载体的分离，从而将档案信息录入到信息系统内，提升档案信息的深度与使用范围，充分发挥档案信息的使用价值。另一方面档案数字化管理的安全性问题有待关注，快速便捷的网络服务也为电子档案的管理提供一定的难度。当前对于电子档案的保护仅仅是对用户名与密码的安全性能进行一次防护，一旦出现密码泄露等情况，极有可能会影响到电子档案的安全性。此外，档案的安全防护工作与档案管理的制度化建设密不可分。尽管如此，部分单位仍然没有建立起一套完善的档案管理制度，使得计算机网络非法运行、档案被非法窃取的问题得不到妥善解决，在部分档案信息丢失后，档案追踪工作并没有建立起来，致使档案数字管理工作的安全问题仍然停在表面，无法得到有力解决。

2.2 数字化管理人员的工作素养有待提高

档案管理工作人员是档案管理工作的有力实施者，也是档案管理工作中最活跃的因素，其综合素养对于档案管理工作的整体质量有着重要影响。在信息化环境中，格外要求档案管理人员具备一定的信息化操作技术，能够运用自动化软件处理档案资料。但就目前情况而言，部分工作人员仍然会依照自己原有的经验而不是档案管理制度进行操作，导致档案管理的随意性比较大，管理比较混乱，并最终使得档案信息的录入并不完整。

3 信息时代档案管理优化对策

3.1 实现信息资源的共享

企业需要适应社会发展的需求。当今信息化技术已然成为当今世界和社会势不可挡的发展潮流，网络已在人们的生活与工作中如影随形，企业对高效信息的需求也越来越大，但传统的档案管理理念已不能适应未来市场经济需要，极有可能面临淘汰的危机，因此，笔者呼吁我国企业的档案管理信息化建设应势在必行。由于世界经济发展的本质是资源的共享，所以，企业应当具备轻松存储内部档案和交换外部信息的能力，从而提高办公高效性，建立与经济市场更密切的联系。优质的信息化档案管理不仅不会使公司的内部资料外泄，还能使企业的内部资料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企业的一个挑战，需要更多的技术和资金的投入。

3.2 提高信息检索工作效率的重要性

档案信息化有助于快速检索和提高办公效率。随着信息技术的日新月异，电脑的数据处理能力不断提高，而保守地使用旧式的检索方法一册一册地查找档案不仅费时还费力，利用计算机进行检索，可大大提高档案信息的查准率，减轻企业人员的工作强度。同时，传统的档案管理还存在着储藏室空间狭小、储物位置紧缺等问题，更重要的是纸质资料因保存时间过长，容易受损发黄引起变质，甚至还会因搬迁等因素造成直接损坏或者遗失的不良结果。显然，这种落后管理方式已然无法适应当下的工作需求。因此，建设档案管理信息化的任务可以使专门从事档案管理的人员从繁重的手工程序中解脱出来，从而更好地进行更高级的信息化档案整理工作，提高部门和企业的工作效率。

3.3 建立电子信息化的管理思想

随着电子信息技术的持续发展，大部分行业在实施管理过程中需要引入电子信息技术，以此来提升档案的保管能力。有关管理人员更要充分认识到电子化档案管理是未来发展的核心趋势所在，从而实现电子化档案管理，建立规范化的管理平台。借助电子化的管理形式，可以长时间保存以及管理档案，同时创建以及优化电子化的档案管理系统，还可以为管理人员提供高效的服务。

3.4 优化档案管理的安全性

网络化时代，一定会发生病毒植入、数据容灾以及电脑信息泄露等问题，特别是在电子技术的普遍运用下，手机以及电脑等硬件和各种APP等软件组成了大数据资源，这些资源面临着信息泄密或者黑客攻击等安全问题。于是，如今的档案馆应该借助于大数据技术，有效、及时地处理这些与安全隐患有关的问题，这就需要提升档案管理的有效性与安全性，经过防火墙技术以及数字签名的有效设置，能够在后台创建一套备用程序，当出现安全问题时启动“异地容灾”程序，对档案管理工作的不安全因素进行有效杜绝，进一步为人们提供良好服务，有效打造现代化的档案管理，充分确保档案资源的安全性以及真实性。

4 结语

综上所述，档案信息化建设是档案管理工作的重要组成部分，涉及内容多、涉及时间长，要求档案管理人员参与其中进行详细管理与处理。同时管理人员的管理意识、管理模式、管理设施以及档案管理人员的工作水平都对档案管理有一定影响。为此，档案管理人员逐步完善档案管理信息，实现信息的科学化、系统化转变，方便档案的查找与利用，充分发挥档案的价值。