探究数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化

邢 艳

（淄博柳泉中学，山东 淄博 255000）

在数字化背景下，事业单位获得了更加广阔的发展空间，如何实现数字化技术与管理工作的深度融合已经成为当务之急。而会计档案管理又是事业单位管理工作的重中之重，这就要求相关管理人员必须要立足实际情况，明确数字化背景下事业单位会计档案管理的工作要求，结合单位的实际情况采取有效的数字化管理技术，争取在提高管理质量和效率的同时，也能确保事业单位的信息安全，从而促进事业单位的现代化发展。

1 数字化背景下事业单位会计档案管理工作中存在的问题

1）管理问题。在数字化背景下，事业单位会计档案管理工作中最突出的问题就是管理不到位，具体表现在以下几个方面：第一，管理行为不规范。由于受到各种因素的影响，导致事业单位在管理部门的系统化建设和专业化建设中还存在一些漏洞，比如专业档案管理人员不足、管理职责不清晰等等，这些不规范的管理行为都在很大程度上制约了会计档案管理工作的顺利实施。第二，管理制度的缺失。目前，许多事业单位都缺乏一个系统性、针对性的管理制度，并且对于档案的规范、移交及整理等工作存在规定不具体、不明确的情况，不仅会造成无效管理，而且还很容易造成管理资源的极大浪费，最终导致管理工作难以落到实处[1]。第三，数据冗繁的问题突出。这与档案数据的随意操作、篡改有直接关系，这种不规范的管理行为很容易造成会计档案信息失真，不仅降低了会计档案管理的整体质量，而且还会影响档案数据的权威性和有效性。

2）安全问题。数字化背景下，许多数字化管理技术和网络技术为事业单位会计档案管理工作提供了巨大的便利，但同时也为实际工作的开展带来了安全隐患，这是由科学技术的双面性特点决定的。一般来说，事业单位会计档案管理中存在的安全隐患主要包括以下几点内容：第一，管理人员因疏忽或操作失误等情况，影响了档案材料的真实性，导致数据信息失真。第二，硬件设备出现技术故障，即计算机的防火墙、网络管理软件的选择与应用存在不足，使得系统发生瘫痪；文件数据在格式、版本更新转换方面出现问题，使得会计档案数据发生丢失或损坏情况[2]。第三，档案管理环境存在安全风险，比如发生事故、灾害和意外等问题，会对档案数据造成非常大的损坏，最终增加了管理难度。第四，对于数字化会计档案来说，虽然其在实际应用和日常保存方面具有一定的优势，但这部分材料属于电子资料，如果遭受篡改，也不容易被发现，因此具有较强的风险性。

2 数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化策略

1）树立科学的管理意识，予以高度重视。管理理念决定着管理方式，同时也影响着管理效果，这就要求事业单位的领导者必须要树立科学的管理理念，充分发挥自身的带头作用，以便为会计档案数字化管理的顺利实施奠定良好的基础。首先，事业单位的领导者需要加强对数字化管理建设的重视，切实做到以身作则，通过自己的行动强化管理人员的数字化意识，从而将数字化管理上升到战略高度，进一步营造良好的内部环境。其次，领导者需要加强对会计档案数字化管理的宣传，将数字化管理理念渗透到会计档案管理的各个环节当中，以便形成自上而下的数字化管理模式，从而获得理想的管理效果。

2）建立完善的管理制度，规范管理流程。任何一项管理活动的顺利实施都离不开针对性的管理制度，这就要求相关管理人员必须要结合实际情况制定系统性、针对性的管理制度，以便规范管理流程和管理行为，从而减少安全风险。一方面，事业单位需要建立完善的规章制度，对会计档案数字化管理工作进行细化，明确每个工作环节的内容和方法，并将管理职责落实到个人身上，以便更好地规范管理行为[3]。另一方面，事业单位需要建立与之相适应的数字化监管体系，借助数字化技术对管理过程进行即时追踪，并对可能存在的管理问题进行全面分析，争取在强化管理质量和效率的同时，也能确保会计档案信息的安全性和可靠性，从而将数字化技术的有效价值发挥得淋漓尽致。

3）打造专业的管理团队，强化人员素质。在数字化背景下，虽然数字化技术为会计档案管理工作提供了便利的条件，但是应用技术的始终是管理者，管理者的专业素质水平和信息技术水平直接影响着数字化管理效果。因此，要想优化会计档案数字化管理体系，事业单位必须要加强对管理人员的专业培训，积极打造一支专业化的管理团队，以便更好地胜任数字化管理工作。首先，事业单位需要积极引进专业人才，优先录取会计专业的人才，同时还应对其数字化管理水平进行考察，大力推广优胜劣汰的用人机制。其次，事业单位需要为管理人员提供丰富学习和培训机会，结合管理内容对管理人员进行针对性培训，争取在提高管理人员数字化管理水平的同时，也能更好地满足岗位需要，从而促进会计档案数字化管理质量的提升[4]。值得一提的是，为了调动管理人员的积极性，事业单位需要定期对管理人员的数字化管理水平进行考察，并将考察结果纳入绩效评价体系当中，以此促进管理人员的专业化和自主性发展。

4）营造良好的管理环境，加强硬件管理。除此之外，事业单位还需要不断加强硬件管理，以便营造安全的管理环境，从而为会计档案的数字化管理扫清障碍。具体来说，事业单位需要从以下几点入手：第一，切实做好档案室防潮、防磁及防尘工作，每天对档案室进行清洁和检查，以便及时发现问题，从而最大限度地降低安全风险。第二，制定科学的档案批准授权制度，防止出现篡改信息的现象，从而确保档案信息的真实性。第三，加强技术研发，尤其是对于防火墙、计算机病毒防御等技术进行重点研究，以便确保信息技术体系的安全性，从而降低信息被盗、信息丢失的风险[5]。

3 结语

综上所述，在数字化背景下，实现数字化技术与事业单位管理工作的深度融合已经是大势所趋，这不仅是提高事业单位管理水平的内在需要，同时也是促进事业单位可持续发展的必然要求。而会计档案管理作为事业单位管理工作的重中之重，其管理效果直接决定着事业单位的发展前景，这就要求相关管理人员必须要站在时代的最前端，切实认识到应用数字化技术的重要性和必要性，将数字化技术渗透到管理工作的各个环节当中，以便实现管理效益的最大化，从而为确保事业单位的信息安全提供可靠的保障。