论档案管理信息化的科学发展路径与创新

鲁少梅

（山东省栖霞市公共就业（人才）服务中心，山东 栖霞 265300）

如今，企事业单位对档案管理工作均提出了更高的要求，档案管理的工作职责已经不仅限于对档案资料的整理归纳，还需要进行高效率的检索，实现信息共享，提高档案利用率。在信息技术及现代化办公设备的支持下，完全可以满足上述工作需求，并且未来还需促进档案管理信息化的纵深发展。

1 当前档案管理普遍存在的问题

1）档案资料管理制度不够完善。档案管理制度是开展这项工作的基础规范，制度上的缺失将造成工作中的疏漏。目前由于许多单位对档案管理的要求较低，甚至对这项工作的重视度不足，没有对陈旧的档案管理制度进行更新和补充，这在档案管理方式向信息化转变的情况下，无疑会带来信息丢失、泄露、损坏等隐患。

2）档案信息化管理尚未实现规范化和法治化。随着现代化办公设备的普及，档案管理信息化已经成为一种常态，但是却并没有形成统一的工作规范，存在许多隐性的问题，时刻威胁档案的完整性。比如，不同部门之间的档案管理没有形成统一体系，各自分散，对档案管理软件的使用操作不规范，部分档案管理行为得不到监管，资料丢失情况存在[1]。

2 我国档案管理信息化科学发展与创新路径

1）构建数字化档案信息数据库。档案管理信息化首先需要以大容量的数据库作为支撑，构建数据库是首要的工作。具体需要做好以下三个方面的工作。第一，将大量的纸质档案资料录入为信息化资料，与录音、录像、图像等资料一同妥善存储。第二，为所有的数字化档案资料编排目录，分类、分项保存，方便查找。将重复的信息删除，减少内存占用。第三，打造开放化的信息共享平台，支持部分信息的内部共享，部分信息公开发布，提高档案资料利用率。如今，有许多企业开发的档案管理平台都支持信息自动整理、内部分享、信息检索查阅等功能，能够为档案管理带来许多便利，可选择性价比较高的软件购买，也可以自主建立档案管理平台，构建特色化功能，满足个性化的档案管理需要。

2）建立并优化档案管理机制。由于档案管理信息化具有开放性、互动性和渗透性的特点，因而要构建具有科学化、规范化、效能化的运行机制，努力提升档案管理信息化的整体效能。具体做到以下几点：（1）完善档案信息化管理制度。无论是何种管理，完善的管理制度都是其重要的支撑条件，而档案管理信息化建设也必须积极建立完善的相关管理制度，清晰地划分相关人员的工作职责，确保工作人员的工作能够有章可循、有据可依，以此来提高工作效率，强化档案管理的信息化水平；领导者应提高对档案管理工作的重视程度，并建立科学合理的监督制度，以此来确保相关管理制度能够落到实处，最终有效提高档案信息化管理。比如，针对信息录入的规范性、信息调阅的权限、信息保存的完整性、实效性等分别制定出工作制度，规范信息化档案管理行为。（2）完善档案管理系统。需确保档案管理方面具备足够的资金投入，并结合自身具体的情况和工作需求，对档案管理的硬件建设进行科学地规划和实施，配备适合企业档案管理信息化发展的相关设备，如专门的计算机、扫描仪、数码照相机、录像机、打印机等，还需配备符合档案防虫、防潮、防尘、防火、防盗、防污染等规范化库房；同时，应加强档案管理信息系统的建设，涉及智能分类系统、信息安全系统及档案管理软件等建设，尽可能符合档案管理收集、识别、分别、存储及检索等功能需求，从而有效实现档案管理的信息化、数字化及网络化建设[2]。（3）运用多样化的档案信息服务形式。随着大数据技术的迅速发展，档案管理服务应紧跟时代发展的趋势，积极建设档案管理信息化，将大数据技术有效引入到档案管理服务之中，进一步优化档案信息资源，让档案信息服务形式更加多样化。第一，借助微缩技术服务。由于档案管理中往往会涉及很多十分珍贵和重要的档案资料，工作人员必须非常谨慎地保管这类资料，不仅要避免其受到损坏，还要避免其被盗或是丢失，这就需要借助微缩技术来缩减资料，从而更加妥善地保管[3]；第二，借助信息技术。由于档案管理中往往涵盖着极多的资料信息，并且非常繁杂，故而必须强化信息化建设，充分发挥信息技术的强大优势，从而更加高效、科学地处理档案信息。（4）加强对电子档案的保护。由于电子档案很难从表面辨别出文件有没有被篡改，所以工作人员必须保证在具体工作中不会随意修改相关资料，确保电子档案资料的原始性，并且在档案资料收集时应把文件设置成只读模式，防止他人在阅读时修改档案资料；同时，由于电子档案保管是以硬盘为介质，极易受到温湿度的影响，严重情况下则会导致其完全无法识别，故而相关工作人员必须高度重视电子档案资料的保管工作，为其提供合适的物理环境，还应定期对硬盘进行严格检测，及时发现潜在的危险并加以有效处理，从而更加妥善地保管电子档案[4]。

3）有效提升工作人员的综合素养。为了能够有效促进档案管理信息化的科学发展，相关部门必须高度重视档案管理人员综合素养的提升，具体做到以下几点：（1）加强档案管理信息化培训。积极转变档案管理人员的思想观念，调整其服务态度，提高其应变能力，使之树立主动的服务意识，还需让其更加充分地掌握档案管理知识和先进科学技术，具备较强的信息整合能力和较高的时事热点信息搜索能力，从而有效提升其专业能力和业务水平；（2）加大人才的选拔力度。通过制定出科学、规范的考核体系，定期对档案管理人员的工作情况和表现等进行综合考核，从而筛选出满足档案管理工作岗位职责和技术能力要求的专业性人才，然后进一步强化这类人才的培训，从而显著提升其岗位的适应能力。

4）不断改革档案部门的职能。随着社会的不断发展，促使档案部门的职能处于动态变化之中，为了能够更好地适应社会发展的需求，工作人员需要及时调整和更新档案部门中的很多环节，如机构设置的调整、新功能定位的更新等。同时，在档案部门创新改革中需要对人员调整问题进行恰当处理，创造出功能更为健全的工作平台，以便工作人员可以借助这一平台为社会和大众提供更加优质的档案服务[5]。

3 结语

社会的发展，行业标准的提高，工作性质的转变，这些因素将共同推动档案管理的信息化发展，并且在未来还将提出更高的工作要求。必须利用现有的软硬件设施达到满足档案管理高效化、精准化、共享化的需求，打造特色化工作模式，制定新型工作机制，切实加强管理人员的能力和素质建设，只有这样，才能推动档案管理信息化取得重大突破。我们相信，做好档案管理这项基础性工作同样可推动社会发展，行业进步。