谈信息时代事业单位档案管理工作改革和创新

高海军

（临县检验测试所，山西 吕梁 033000）

在以往的生活以及工作过程中，人们对于信息技术的使用较少，其中的重要原因之一是，人们对于信息技术的信任度较低。近年来，技术水平的不断提高，越来越多的事业单位，以及企业，使用信息技术对于档案以及其他事项进行管理以及统计，在节省人工时间成本的同时，也可以充分的保证信息的安全性以及保密性，防止档案信息出现丢失的现象，导致事业单位发展不够安全。进行档案管理的改革创新，可以体现了对于新技术以及新事物的接受度，使得整体的发展更加顺应时代潮流。

1 现阶段事业单位在进行档案管理工作中出现的问题

事业单位的档案管理工作近几年一直有不同的规定和要求在不断地更新和完善，但在实际档案管理工作中其所表现出的效果与预期有些很大的差距，这些问题的出现必须得到系统的分析和研究，同时要想将事业单位档案管理工作科学的改革和创新就必须将实际工作中存在的问题科学的解决。事业单位在进行档案管理工作中并没有一套严格的档案管理体系和管理规范，其中相关事业单位管理层的管理人员对于档案管理工作也没有正确的认识和态度，这种情况的出现直接导致事业单位在进行档案管理时没有管理人员的管理和管理人员的严格监督。在实际的档案管理制度规范的制定中也未根据国家相关部门所要求的规定严格的进行，不同管理模式所适应的事业单位也有所不同如果不系统的进行设计和要求其最后的所表现的效果也很有可能是无效[1]。

大部分事业单位在进行档案管理工作时对档案管理设备的要求并不是更高，现代化的档案管理工作如果脱离现代科技而单独存在就很有可能造成严重的后果发生。一些事业单位考虑到资金投入方面的问题就会放弃现代化档案管理设备的引进工作，传统档案管理设备的储存容量并不是很大并且对于重要档案资料的保护也并不安全，传统管理设备自身的防火墙很容易造成重要资料的丢失或被不法分子盗取。甚至还有些事业单位在进行资料管理中仍采用最基础的纸字版保存方式，这种传统的档案管理方式很容易造成档案资料的丢失，特殊情况下还会在档案的装订中出现装订错误的情况发生。并且还有些事业单位在进行档案管理工作中过于死板，档案管理部门在工作时与其他部门并没有很好的沟通，科学的档案管理工作不能够独立进行如果有些档案管理信息出现问题的不及时与其他部门进行交流就称不上科学的档案管理[2]。

在进行事业单位档案管理工作的改革和创新中有些管理人员并不认真的配合，一些管理人员传统的管理思想促使其错误地认为只有严格的遵循传统档案管理理念和要求才能进行系统的档案管理。还有些档案管理人员的服务意识有一定的“缺陷”，在进行服务中没有临场应变的能力以及与客户沟通时其自身的沟通能力也存在一定的问题。各大事业单位在进行档案管理人员的转聘时没有严格的招聘要求，有些时候只是单纯的重视管理人员的知识储备量对于其实践能力、沟通能力所要求的并不明显。传统的档案管理人员对现代化设备的使用并不熟练，事业单位对这些管理人员的培训并不重视不仅没有系统的培训机制就连基本的操作规范也没有其后果只能是造成档案的流失或设备的损坏[3]。

2 在信息时代如何科学地进行档案管理工作的改革和创新

2.1 各事业单位档案管理部门应严格的要求

信息时代事业单位档案管理工作的改革和创新需要相关管理部门根据实际要求完善其管理规范和管理要求，将档案管理工作的管理体系进行科学的完善和创新。信息时代的档案管理工作不能脱离信息技术而单独存在，同时管理层在进行整个档案管理管理工作的检查和监督中更应加强信息技术的有效融合。将档案管理机制进行有效的完善并定期对各档案管理部门的工作情况进行审查和监督，档案管理工作的改革和创新不能够脱离某一方面而单独存在同时加强人员的管理更是促进整个档案管理工作改革最正确的方法。事业单位各个部门之间一定要合理的配合档案管理工作，在明确档案管理工作的基础上准确地将不同类型的档案进行归类和划分[4]。

2.2 科学的建立档案管理平台并加强对各种信息化设备的融入

其次相关事业单位一定要重视内部档案管理平台的建立，其中档案管理工作的创新就必须有效的融入信息化、智能化以及数据化，事业单位可以与某一智能化平台进行合作并通过智能化平台合理的设立符合自身档案管理工作的黄管理平台。管理平台更要与互联网、大数据以及云计算进行协同发展，改变传统纸质整理和储存档案的方法，通过大数据进行有效档案的整理并使用云计算进行档案的归类和计算最后通过互联网将重要的档案传送到储存平台。档案管理平台的改革创新不仅能够缩短档案的规划时间而且还能够将重要的档案进行严格的管理，有效的建立符合数据事业单位自身实际需求的档案管理数据库。

2.3 加强档案管理人员的技术改革创新并改变其传统的管理思想

事业单位还应加强对内部档案管理人员思想能力的培训工作，在进行培训中其重点以创新管理人员的管理思想和管理能力为主要工作，在改善管理人员思想认识的基础上还应系统地培训其对各种信息化平台的操作和管理，要确保在信息化时代大背景下各档案管理工作都能够以科技、信息为运行基础。档案管理工作的重要一步还包括档案的收集和扫描工作，是我单位应加大对现代化信息扫描仪的引进和配备工作，不论是互联网发送的重要档案还是纸质版递交的备份档案都能够通过自动扫描仪快速进行数据的扫描、收录和备份整个过程能够严格按照档案管理规范进行并减少错误问题的发生。

3 结束语

谈信息时代事业单位档案管理工作改革和创新可以根据现阶段事业单位档案管理工作的实际情况进行系统的分析和要求，在确保事业单位档案管理工作科学稳定进行的基础上将其档案管理工作进行全面的改革和创新[5]。档案管理工作的改革和创新需要相关管理部门和管理人员加大重视力度，在改变传统的管理理念的同时更多地注重现代化的管理要求和管理模式。加大对现代化档案管理设备的引进和投入，以科学的档案管理方式为基础并以严格的档案管理内容为要求加强信息时代事业单位档案管理工作的改革和创新。提升信息化技术的使用能力以及提高内部档案管理的整体规范和要求，从传统到现代进行科学的转变和有效地提升。