“互联网+”背景下高校档案管理模式的创新与探索

李 婷 石云峰

（安阳师范学院，河南 安阳 455000）

随着我国科学技术水平的不断提高，以网络技术为代表的21世纪新技术的发展日新月异。2015年，中国正式提出了推进“互联网+”发展的目标。有人指出，近年来，网络技术的成就应渗透到国家工业改革的各个领域，各行各业已开始加快“互联网+”相关工作的部署。巧合的是，档案管理是行业改革的先驱。文件信息管理的过程与“互联网+”的发展方向是一致的。因此，有必要对高校的档案管理模式进行深入研究，并提出更多政策性建议。

1 信息化环境下高校档案管理的现状与不足

1）高校对档案管理重视不足。一般来说，高校对档案管理的重视程度不高，有些高校甚至把档案管理作为学校管理的最后环节。高校领导对档案管理的重视程度不高，严重影响了大学高校档案管理的改革和优化。因此，许多档案管理人员的工作比较松懈，工作态度不够认真，从而影响了文件档案管理的效率。另外，由于高校不重视档案管理，档案管理的不健全，也会影响档案工作的开展和优化。在财务投入缺乏的情况下，档案管理设备得不到及时更新，这严重影响了高校档案管理改革。

2）高校档案管理人员素质有待提高。“互联网+”背景下高校档案管理的效率和质量得以明显的提高，为达到这一目的，高校档案管理人员需具备更高的专业素质，这样才能胜任新时期高校档案管理工作。由于过去对文件档案管理的重视不足，许多高校无法招募年轻人进行文件档案管理，只能由一些中老年人管理。当前的文件档案管理信息平台和系统对员工档案管理人员的信息技术水平提出了要求，导致过去很多相关人员不适用，给工作带来了不便。还有很多档案管理部门不重视自己的工作，导致高校档案管理人员的服务意识较为薄弱，内部管理不力，成员结构复杂，严重影响和阻碍了高校档案管理改革的进程。除此之外，高校档案管理的有效性与管理者的基本素质密切相关。高校档案管理中许多问题的根源在于管理团队不健全，管理人员素质参差不齐。高校中大多数档案管理人员都是受过良好教育的人才。但是，由于长期以来不重视高校档案管理的趋势，档案整理相关的工作人员过于硬化。这是限制高校档案管理工作发展的重要原因，需要引起各高校的重视。

3）迫切需要加强对大学高校档案的安全防范和控制。传统的高校档案管理很少关注档案数据的安全性，安全性问题也仅限于人员，事物和技术。在大数据的背景下，架构文件管理已经实现了电子和数字化转型，安全管理的重心也转移了。一方面，专注于电子设备的使用寿命。在结构文件管理中，有必要防止电子设备的老化和基础结构文件信息的丢失。另一方面，我们必须注意档案信息管理终端网络的安全性和稳定性。只有加强网络保护，有效应对网络黑客攻击，有效抵御网络病毒并为结构文件管理建立安全的网络屏障，才能保证文件数据的安全性。

2 互联网背景下高校档案管理模式的创新与探索

1）高校档案管理技术与体系与时俱进。各行各业的逐步信息化也影响到大学高校档案管理的过程。在信息技术飞速发展的今天，许多管理行业仍然保持传统的管理模式，高校中许多档案管理程序不可避免地陷入刻板印象。他们仍然使用手动方法进行数据收集和输入，并使用最原始的收集和输入方法。长期单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法，使档案管理工作一直缺乏创新。将档案信息化是需要解决的一个迫切的问题。档案信息化建设问题解决的不好，档案工作者的辛勤劳动成果得不到成效。因此，只有档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，跟上时代发展的步伐。

2）高校档案信息的数字化趋势。在计算机技术的支持下，所有信息都存储在计算机系统软件中。数据库的建设有利于档案管理人员及时查找所需信息。高校档案管理人员逐渐意识到纸质档案管理的弊端。不仅文档检索不方便，而且纸质文档也只能用于发送，接收，审阅和存储，并且其使用价值无法最大化。在信息化的背景下，计算机技术已在高校档案管理中得到应用，提高了档案整理的效率，缩短了管理时间。为此，一些学校启动了book2net-kiosk非接触式文档扫描仪来进行文件扫描。该设备可以有效地保证信息安全。尽管该设备不具有存储功能，但可以将其连接到计算机，并且可以根据实际需要配置和选择计算机。该设备具有超高的扫描效率，保证了有效页面顺序的连续性，减少了以后的检查量，并且工作强度低，效率高，随着时间的推移，每个学年的学校档案管理工作将更加方便，只要通过关键字搜索信息即可。

3）加快档案系统数字资源的建设。将来，高校档案管理必须投入人力、物力、财力。财政投入加快档案信息的数字化转型，为管理部门提供了更加全面的档案信息服务以及学校教学和科研服务。另外，在高校档案管理信息建设中，网络是扩展各种管理和服务工作的必要条件。但是，由于各种因素的影响和制约，大学内部的网络环境更加复杂，潜在的风险因素也越来越多。因此，在加快高校档案管理信息系统建设的同时，还必须加快档案管理信息系统安全的建设。有效的安全保护策略，例如安装防火墙和防病毒软件，可以有效地提高文件管理系统的安全保护能力。

4）增加对档案信息的投资。鉴于目前在高校档案信息管理建设上投入不足，高校领导者可以根据以往的分析更新自己的看法和认识，明确信息档案管理的重要性，并采取相应的措施，例如增加资金。投资安排档案资料专项资金，用于建设和协调有关部门积极配合合理的档案归档和信息提取工作，为档案管理提供充足的物质支持，及时购买新的档案管理硬件，确保信息档案管理软件能够及时更新和升级，以促进更好的档案管理。如果档案管理工作过于依赖园区网络，则只能建立一个局域网。高校档案数据库的建设跟不上局域网建设的步伐，只能检索少量的全文档案，这影响了档案查询的使用。为了应对这种落后局面，高校必须增加对档案信息的投资，加快档案系统数字资源的建设，促进从档案管理向数字化的更好过渡，以促进档案管理的改革。

5）加强信息档案管理人才的培养。信息环境对高校档案管理人员的素质和能力提出了更高的要求。加强专业人才的培养，对高校档案管理改革具有重要意义。例如，在信息技术环境下，高校档案管理人员不仅要做好自己的工作，还要解决计算机和网络技术问题，重视现代管理与现代服务的有效结合，不断更新管理思想，不断完善提高创新意识。因此，高校档案管理人员必须加强计算机软件知识的学习和应用，确保他们在日常工作中精通各种管理系统软件，并可以相应地保护信息档案，避免病毒恶意攻击导致文件信息丢失。为了确保大学高校档案管理人员具备这种能力，大学高校领导还应加深他们的理解并阐明档案信息管理的重要性。通过定期在职培训和继续教育，加强高校档案管理人员的组织和学习，形成一支素质更高，专业精神更强，信息管理更强的档案管理人才队伍。

3 结语

简而言之，高校档案特别重要，并且在大学高校的未来发展中起着至关重要的作用。因此，高校必须重视档案的管理。“互联网+”背景下高校档案管理模式的创新可以帮助高校档案管理真正跟上时代发展的步伐，因此，高校需要顺应时代发展，将“互联网+”与档案管理相结合，为高校的未来发展打下坚实的基础。