关于信息化背景下事业单位文书档案管理工作的探讨

朱莉凤

（湖南省假肢矫形康复中心（湖南省康复辅具技术指导中心），湖南 长沙 410118）

实现我国文书档案管理相关工作的创新、快速发展，不仅对推动政府、学校等社会组织的发展具有至关重要的作用，而且符合新时代推动文书档案管理相关工作发展的要求。因此，在新形势下，我国文书档案管理工作的基本管理模式，应随着时代的不断发展和科技进步而不断探索和创新。

1 传统文书档案管理工作存在的缺陷

第一，传统用于纸质或者印制丝帛等金属制品的文书档案在实际运输使用过程中，容易与人发生重大碰撞或者磨损，造成不必要的经济损失，无形中也会加大了文书档案运输上的难度。第二，传统文书档案受限于原料材质各种原因，对文书档案保存护理条件上的要求相对较高，如通风忌潮湿、怕阳光暴晒等等，日常保存文书档案工作中的程序非常复杂，人力物力成本消耗大。第三，传统文书档案往往也总是含有海量的历史文献资料，即便文书档案经过了多次分类整理，但在公众查阅文书档案过程中还可能需要反复消耗大量查阅时间，造成公众阅读文书档案效率难以得到提高。可以这么说，传统上的文书档案业务管理员们的工作往往是非常繁重、复杂的[1]。

2 事业单位文书档案管理工作的现状

2.1 文书档案管理工作职责不明确

事业单位文书档案管理不到位，文书档案管理人员变动频繁。多数情况下，文书档案管理工作人员职责不清，分工不当，直接导致事业单位文书档案管理工作人员精力投入不足。事业单位文书档案管理工作往往具有很高的专业性和技术性，这就必然要求各类文书档案管理工作人员具有较好的专业知识和综合素质。在开展文书档案管理工作的过程中，要树立创新精神，改革一些传统的文书档案管理工作方式，减少各类文书档案管理工作中的失误，不断促进事业单位文书档案管理工作健康快速发展。

2.2 过于落后的文书档案管理工作模式

目前，我国大部分地区和事业单位的文书档案保护和管理手段相对落后。虽然现代信息科学技术进步迅速，但仍有不少地区和机构采用手工方式进行记录。在传统的管理模式下，它不仅仅是一种落后的管理方式，而且会直接影响工作效率。在这个新的信息时代，各类信息的数量也在不断增加，这意味着如果有大量的信息需要记录和归档，那么这些传统的管理模式就不能适应当前事业单位的变化，需要进行改革和调整。

2.3 文书档案管理工作的运行及其操作所需要的硬件配套基础设施不健全

在当前经济全球化和社会主义信息化时代，事业单位文书档案管理工作逐步实现了信息化管理。传统的纸质文书档案逐渐被一些电子文书档案所取代。在这个时代，要尽快建立起比较完善的计算机和网络体系，引进先进的硬件和相关软件设施，但目前我国很多事业单位在这方面还存在很多问题，软硬件建设还不够，设备建设不完善，导致电子文书档案管理工作质量下降。

3 信息化背景下加强事业单位文书档案管理工作的措施

3.1 提高文书档案管理工作人员素质

基层事业单位文书档案管理工作相关人员，特别是文书档案管理相关工作的从业人员，其管理工作态度和管理工作能力，直接关系到文书档案管理相关工作的组织效能和服务质量。要高度重视对事业单位文书档案管理工作人员基本职业道德素质的培养和教育，树立其职业责任意识和敬业精神，使其真正做到以身作则，鼓励文书档案管理工作人员认真思考，深入工作实际，不断发现新问题，及时解决实际问题。此外，要积极加强文书档案管理职能部门之间的各种实时互动交流与合作，及时对文书档案工作中可能遇到的难点问题进行深入探讨、分析和研究，探索文书档案管理工作不断创新和进步的方法[2]。

3.2 实现文书档案管理工作信息资源共享

现阶段我国事业单位文书档案管理职能部门相对分散，没有统一的管理制度和行业管理标准，部门之间的管理信息资源缺乏有效流通，在管理软件的广泛使用和软硬件管理功能的应用上，还存在着混乱和能力不足的问题。因此，导致文书档案管理工作信息被封锁，各部门的文书档案管理工作信息资源管理一般都是自己操作，资源共享存在诸多障碍。针对这一困难局面，首先要明确文书档案管理工作的具体内容和职责，制定统一标准，严格监督和规范文书档案管理工作的各项业务工作和环节，并尽快巩固和建设统一规范的系统工程，从而促进信息管理资源的共享，为文书档案管理工作综合利用提供畅通的渠道。此外，还应尽快转变国家相关服务管理行政职能部门的工作管理模式，促进其由开展管理型向推进服务型工作过渡，简化服务审批办理程序，形成部门协同推进服务的有力工作局面。

3.3 加强文书档案管理工作信息化建设后的互联网安全监督和管理

文书档案管理工作的深入开展和文书档案信息系统的建设，不断提高了工作效率，更好地服务于事业单位的切身利益，同时也给文书档案管理工作信息网络资源的保护，带来诸多网络安全风险。例如：网站遭受网络黑客的恶意入侵，感染勒索病毒等，这些特殊情况往往直接导致整个机构文书档案信息和数据资源的大量丢失、泄露或恶意非法篡改，这些特殊情况将直接造成不必要的经济损失，对事业单位的经济社会效益和发展效益产生不利影响。因此，改革建设文书档案管理工作和信息管理系统后，要进一步加强对信息网络安全系统的监督、维护和管理，实现独立的网络专机，确保每次密码登录都有安全记录，并通过系统引入一些信息安全系数较高的杀毒软件，加强系统的安全监督、维护和管理，发现系统中可能存在的安全漏洞，及时修复，避免一切被网络黑客和病毒攻击的机会，保证系统文件管理信息和网络资源的稳定性和安全性。

3.4 加大对文书档案管理工作的经费扶持

目前，由于事业单位规模小或经济状况差，我国大部分事业单位文书档案管理工作条件落后。在这样的条件下，事业单位如果只借助自身力量，在短时间内完成文书档案管理工作，显然是异想天开。针对这一突出问题，事业单位要积极主动地向地方政府提出资金和技术支持，帮助事业单位逐步改善工作环境和条件，并进一步帮助事业单位改进和更新文书档案管理技术和设备，从而有效地保证事业单位文书档案管理工作的快速有效健康发展。加大财政资金对文书档案管理工作的投入途径，要特别注意财政资金运用是否科学合理。

4 结束语

在信息时代背景下，文书档案信息作为人类社会经济信息管理的重要资源，越来越受到人们的重视。它促进了我国文书档案管理的创新、改革和发展，从而与时俱进，更好地为人民服务，是当前我国文书档案管理工作的主要任务。但当前事业单位文书档案工作的理论建设还比较滞后，这就必然要求我们密切关注现代信息网络技术的快速发展，努力在管理方式、内容、管理体制等方面进行改革和创新，加强人事等方面的文书档案工作，实现事业单位信息时代文书档案管理工作的跨越式发展。