信息化环境下建设项目档案管理的策略思考

杨 赫

（中国铁路哈尔滨局集团有限公司档案史志室，黑龙江 哈尔滨 150000）

随着我国互联网技术的进步，计算机技术和网络技术在建设工程中的应用越来越广泛。采用信息化管理方法，使归档的信息化管理系统完全集成，不仅能有效地掌握项目建设的全过程，实现环境的动态监测，而且能及时、准确地对项目进行监控。资料文件正确、完整、一致地分类。企业档案管理工作要有章可循，就必须创新管理方式方法，使之成为科学决策的重要依据，更好地为工程建设服务。

1 建设项目档案管理特点

1）完整性。作为项目档案的重要功能，它主要通过对项目启动到项目实施的整个过程的所有文件进行归档，包括项目的设立、项目的评审等。建设工程项目活动中，完整性包括工作程序的完整性，单元工程的完整性，分类单元的完整性。在项目归档中，完整性是最重要的功能。2）准确性。工程建设过程中，建设项目档案成为工程建设过程的副产品，也是工程建设过程中建立起来的主要资料。这样，这些建设项目档案就具有一定的可录性和真实性，不能再进行复制。3）总体性。建设工程的实施应该建立在总体规划的基础上，应该通过发展许多单独的工程来实现[1]。它是对整个项目所涉及的不同领域的文献记录，以及不同管理活动的内容。

2 信息化对建设项目档案管理的重要意义

建设项目档案是建设行业的重要组成部分和内容。信息化对建设项目档案管理的影响具体表现在以下几个方面：第一，影响项目档案管理的内容。计算机、数字化背景下，建设项目档案管理内容发生了重大变化。其范围不仅仅局限于传统的造纸工程项目档案，还包括各类计算机文件，如工程施工的图像、照片，工程设计及图像处理文件。这类信息化电子档案，大大丰富了项目档案管理的内容。第二，对项目文件管理方法的影响。项目档案管理采用远程自动控制技术和方法，更好地实现文件的计算机收集和分类的自动化。确保建设项目档案的及时、完整、统一。第三，影响建设项目档案管理的方向。信息化在很大程度上改变了项目文件管理。利用计算机数据的精确计算，可充分实现项目施工状态和公司盈利情况，项目施工参与者能更好地挖掘出所需文档，可见，在信息化和数字化的背景下，项目档案的管理由文件管理向管理服务转移。

3 当前建设项目档案管理信息化的问题

通过信息化建设和工程项目档案管理，可以保证工程项目档案的完整、统一，为工程决策提供良好的数据支持，减少工程决策失误，但在也暴露出一些管理上的问题。1）项目档案信息化建设意识不强。当前，我国大部分建设项目档案工作人员对信息化建设认识不足，使其在建设项目档案工作中的作用受到限制。具体地说，许多档案管理员对项目档案的信息化建设并不完全了解，也不擅长信息技术在项目档案管理中的应用，对项目档案信息化的具体流程和建设方法也不清楚。2）项目文件管理的技术和手段落后。目前大多数信息技术和项目文档管理方法需要改进。有些档案工作者仍采用传统的档案管理方法和手段，只把档案管理当作数据存储，缺乏先进的档案建设技术。由于工程项目文件中的信息太多，导致管理效率低下。3）缺乏标准化的项目文件管理。当前，由于缺乏完善的信息化管理制度，导致建设项目档案信息化管理工作存在诸多不规范之处。多个电子工程项目记录在存储和使用方面存在着不规范、不统一等问题，使其很容易丢失和损坏。4）项目档案信息化人才不足。随着计算机和数字技术的发展，项目档案信息化人才依然短缺。因为大部分公司负责管理工程项目档案的人员知识结构不合理，文化底蕴较低，导致公司缺乏工程项目管理方面的高素质人才。

4 提高对建设档案信息化管理的对策

在档案信息化管理方面，行业相关人员对信息建设认识的深入程度对其自身的工作效率和质量有很大影响。由于在建立档案资料时，这些从业者是关键的力量。假如他们自己都没有认识到推动信息化建设的重要性，那么他们就很难主动地去做，也就会变得很难去做[2]。所以，如果要促进建设公司档案的信息化管理，就需要通过培训提高他们对信息化的认识。在思想层面，要充分重视建设信息化的重要性，然后积极推进信息化。要搞好信息技术建设和管理信息化。

1）健全建设材料管理制度。建设资料综合管理系统的建立，可在建设资料综合管理中起规范作用。建立健全建设数据管理系统，首先要建立完善的规章制度。一旦制定了相关规定，相关标准及具体施工资料的具体实施依据的管理可有效防止施工中的盲管现象。另外，施工资料管理人员应明确各管理环节的具体责任人的资料，使施工资料管理工作有条不紊地进行。为提高施工数据管理系统的效率，应建立相应的责任追究制度，对系统进行完善。若建设材料管理中存在某些关联问题，相关责任人应承担责任，且责任应由个人承担。从而使得施工数据管理系统更加权威，给整个施工数据管理带来极大的压力，保证了施工数据管理工作的顺利进行。2）确保收集和存档原始数据。施工项目档案管理信息建设应是信息和相关资料的收集、归档保存。第一，收集相关数据。有关资料应由计算机输入，对资料、土质资料及有关文件进行分类、储存，并将这些资料存入计算机。通过这种方式，可以避免大量无用信息的出现。储存之后，要将信息按相关内容进行分类，以便于相关人员方便地查找信息。3）建立成熟的机制。为充分发挥施工记录的作用，应对施工管理记录进行详尽的整理。不是因为形式上的原因，而是为了实现对建设工程参考数据限额的全面管理，而对建设工程的全部信息进行了整理。建立了工程数据库，实现了不同工程的标准化施工。该系统应能完整反映各建设工程项目的概况，为今后的建设工程提供完整的参考资料。在不断规范和提高项目档案管理水平的同时，应把项目档案管理纳入项目管理的全过程，并建立一套全过程、全职责、全责任的工作机制。4）加强层级管理，深化层级编研。强化原始数据分类整理，实现各种数据与信息的互联互通，实现逻辑一致性，形成统一的数据体系，方便查询。第一，档案管理员在归档前应对收集到的资料进行分类；第二，档案文件必须经过科学、细致的分类；最后，必须根据综合资料的使用价值和仓库的性质分析资料，并评估未分类资料的价值[3]。5）管理全面数字化。做好项目档案数字化和数字化硬件平台的搭建工作。为提高管理效率，必须建立起计算机网络平台，为了更好地为信息化开发和项目档案平台的使用提供物质基础。6）项目文件管理数字化。对项目档案进行收集、分类、加工和录入，使之与数据库结构规范统一，形成共享的数字化资源。与此同时，公司还应做好档案的分类工作，将不同的工程项目档案纳入不同的管理软件，各参与单位相互配合，分工协作，进行数字化建设。

5 结语

总之，在建设管理领域，信息技术的重要性已经得到了社会的普遍认同。科学地利用这些信息技术，可以帮助企业降低运营和维护成本，提高企业的核心竞争力。