企业人事档案信息化管理的思考

张 静 闵怡薇

（1.中国石油西南油气田公司页岩气研究院人事科，四川 成都 610000；2.中国石油西南油气田公司人事处，四川 成都 610000）

就当下而言，在信息时代先进的技术手段已经逐步渗透到各个领域，给人们的生活带来了翻天覆地的变化。尤其是伴随着大数据时代的到来，企业人事档案管理信息化已经成为行业改革重点与主要发展趋势。但从实际来讲，很多企业的人事档案管理依然停留在传统纸质阶段，不但效率低下，同时也浪费了资源，增加管理成本。所以当下如何做好企业人事档案信息化管理，是所有管理者都应当着重思考的重要课题。

1 企业人事档案信息化管理存在问题

随着时代的发展和理念的进步，越来越多的企业认识到人事档案管理的重要性，因此积极融合先进的信息化管理技术与理念。但是在实际改革与操作的过程当中，还存在诸多问题。这些问题对于企业的整体生存和发展有一定的制约，所以需要引起充分的重视，针对这些问题进行合理改进。总结而言，企业人事档案信息化管理主要存在以下问题：

1.1 人事档案信息化管理机制存在较多漏洞

正如上述所言，当下我国企业人事档案信息化管理方面仍然存在很多问题与不足，其中首要问题就是相关管理机制的漏洞较多。大部分企业的人事档案管理较为混乱，部分员工档案由企业保管，而有部分员工的档案则放在人才交流中心进行管理，甚至还有部分员工人事档案由自己进行保管[1]。员工档案管理没有形成统一的管理规定，十分分散，而这样的情况也导致了许多不良后果的出现：首先，有人利用政策和相关机制漏洞，变更工作时间与年龄，捏造虚假文件，导致档案丧失了真实性；其次，人事档案的传递没有规律。在传递程序与运转上存在很多不足，比如很多离职员工的档案并没有按照相关程序传递，而是采用普通邮件邮寄，极容易出现档案遗失的情况。

1.2 人才专业性不足

要做好企业人事档案信息化管理，那么相关人员专业性是非常重要的影响因素，直接关乎到信息化管理的进程与水平，因此只有具备相关计算机技能与基本数字化知识的从业人员，才能够满足企业人事档案信息化管理的需求。但是，就当下企业人事档案管理的实际情况来讲，大多数企业在人事档案管理相关岗位招聘时，选拔人才更加看重个人工作情况、政治面貌以及相关学历，对于专业性要求并不高，甚至有部分企业的人事档案管理工作相关人员是其他部门选调过去的，或者是行政部门兼职，专业性不够，信息化操作的能力不强，这对于人事档案信息化管理的推进是十分不利的[2]。

1.3 信息化管理硬件设施不足

对于现代企业而言，实现经济效益最大化是所有企业生存与发展的核心追求。在这个前提之下，大部分企业为了实现经济效益的最大化，将大部分的财力与精力都投入到实际的生产和运营当中，对于企业管理方面尤其是人事档案管理投入较少，依然沿用传统的管理模式，在硬件设备方面并没有进行相应的革新，导致阻碍了企业人事档案信息化管理的进程。同时，由于管理水平与效率低下，人事档案在企业实际发展过程中并没有发挥相应的作用，对于企业发展毫无助益。

2 企业人事档案信息化管理的策略

在信息化时代之下，大数据、云计算等新技术已经成为助力各行各业发展的有效工具，因此在企业人事档案管理方面必须要与时俱进，结合最新技术进行革新，改变传统的管理模式，提高管理效率，充分发挥人事档案管理的相关作用，为企业发展助力。

2.1 加强人事档案信息化管理机制的完善

对于企业管理工作而言，任何工作的有效开展都离不开完善的管理制度作为保障，人事档案管理也同样如此，需要制度作为支撑。当下企业人事档案管理逐步走向信息化、智慧化，那么就企业内部而言，其管理制度就要进行相应的调整，在传统制度的基础之上进行完善和升级，让档案管理制度更加的科学、合理以及规范，保证该制度能够有效落实到实际工作当中，保证人事档案管理工作的高效开展[3]。另外，还要不断完善管理体系，及时的收集完整的人事信息，保证人事档案的真实性和实效性，给企业的实际人力资源管理提供最为科学和真实的参考，同时也给企业人事档案管理提供更好的服务，最终达到提升企业核心竞争力和盈利能力的目的。

2.2 提升人才专业性

企业要做好人事档案信息化管理，那么就必须要提高对人事档案管理的重视程度，培养和招聘相关人才，打造专业化人才队伍。对于档案管理而言，人员素质的高低直接影响工作效率与工作水平。因此要更好、更迅速的实现人事档案信息化管理的转变，那么就要充分认识专业人才对于档案管理的重要性，具体而言可以从以下三点来入手：

首先对企业人事档案管理现有工作人员要进行专业的培训，夯实理论知识基础，同时还要提高其计算机操作能力与水平，使其能够熟练的利用计算机进行档案管理；其次，做好理论基础知识的培训远远不够，还需要进行档案信息化相关的技术型培训，培训的核心与重点围绕着信息采集、网络知识以及相关软件的实际应用上面，保证人事档案管理的水平与效率；最后，在人才招聘方面，需要着重引进信息化专业水平较高的人才，为人事档案管理工作注入新鲜的血液，使之带领企业人事档案管理工作稳步发展。

2.3 加强信息化管理硬件设施完善

档案管理工作信息化不仅仅需要专业的管理人员，同时还需要相应的信息化管理硬件与设备作为支撑，辅以相应的技术，给企业的发展提供更加全面和专业的服务。尤其是在数字化时代，相应的技术与设备更新速度较快，因此要求企业不能仅仅将关注重点放在生产和经营方面，同样要加大对人事档案信息化管理的关注度，加大资金、人力与精力的投入，而且还可以为人事档案管理开设专项的投入，满足档案管理信息化的需求[4]。在这方面尤其是民营企业应当引起充分的重视，将其作为企业建设的重要组成部分，让人事档案管理在企业实际经营决策当中发挥应有的作用，提升企业的核心竞争力。如若不然，企业人事档案管理依然滞留在传统管理模式当中，不能为企业提供更有效的参考信息，那么将对企业发展形成阻力。

3 结语

综上所述，在信息化快速发展的当下，企业人事档案管理工作只有积极融合先进的技术与理念，跟上时代需求，才能够有效摆脱旧理念的影响，用信息化手段武装自己，提升企业人事档案管理的水平与效率。让人事档案管理在企业运营的每一个环节当中，都能充分发挥作用，做好人才培养和储备，提升企业的核心竞争力。