信息技术在机关事业单位档案管理中的应用

吕海涛

（烟台市环境监控中心，山东 烟台 264003）

信息技术是机关事业单位档案管理工作中非常重要的手段之一，机关事业单位在开展档案管理工作时要坚持与时俱进的管理理念，注重各种现代管理技术的应用和灵活调整，实现信息技术与机关事业单位档案管理工作的密切结合，才能打破传统管理模式的束缚，进一步提高档案管理水平。经过多年的发展，机关事业单位运用信息技术管理档案取得了长足的发展，也出现了一些问题，需要引起我们的重视，采取有效的对策加以解决。

1 信息技术应用于机关事业单位档案管理存在的问题

1.1 对档案管理信息化的认知不够深刻

与国外相比，我国的现代信息技术发展速度较快，但起步晚，尚未建立完善的运营体系和框架。因此，机关事业单位在将信息技术与档案管理工作相结合时受到外部条件的制约，缺乏完善的管理制度和标准体系。大部分单位主要以档案管理工作人员现有的信息技术水平和工作经验为主，主观随意性和可变性多，使得整体工作质量大幅下降。这个问题的出现主要在于机关事业单位对档案管理信息化的认识还不够充分，存在很多认识上的偏差。大部分档案管理工作人员过于依赖管理系统和计算机，没有从宏观角度深入分析各种信息技术风险，管理系统和计算机难以实现稳定的运营时，各种档案管理数据可能会直接丢失或损坏。

1.2 缺乏高素质的管理队伍

目前，一些机关事业单位对档案管理工作缺乏正确的认识，认为只要管理好档案就可以了，因此对档案管理人员队伍建设缺乏足够的重视，档案管理团队缺乏高素质的专业人才，这对机关事业单位工作的高效开展产生非常大的影响。与此同时，一些机关事业单位在招聘档案管理人员时没有明确的聘用标准，即使有相关的聘用标准，在招聘时也不能严格执行，最终招聘的档案管理人员能力良莠不齐。另外，机关事业单位也没有定期培训现有的档案管理人才队伍，很难提高档案管理人员的专业素养，阻碍了档案管理工作的开展。

1.3 电子档案缺乏安全保障

电子档案的出现和发展符合时代发展的要求，更能体现机关事业单位档案管理工作的现代化趋势。但是，目前的电子档案管理工作缺乏充分的安全保障，无法真正体现信息技术与档案管理工作相融合的重要优势，影响着整体的管理质量和效率。一些档案管理人员只能机械地使用不同的计算机和系统来保存、使用不同的文件。难以真正地体现脱机管理以及下载过程中的特殊要求，如发生计算机后台受到病毒入侵，或是因为外部客观因素而导致各类故障，就会直接使得整个档案资料丢失或者被毁损，严重影响电子档案文件的稳定操作和安全保障。此外，部分档案管理人员工作能力不足，工作经验少，在处理档案资料和文件时未能做好后期归档和备份工作，因此，整个档案管理工作存在盲目性和随意性，导致档案丢失现象频发，档案安全缺乏应有的保障。

2 信息技术在机关事业单位档案管理中的应用对策

2.1 加深对档案管理信息化的认知

提高对档案信息化管理的认知非常重要，这是推进档案管理信息化的重要前提。现阶段档案信息管理出现困难的原因主要是机关事业单位和档案管理工作人员对档案信息化的认知不全面和不深刻，导致了很多思路的偏差和误区。因此，档案管理工作人员要充分了解档案管理信息化的重要性和基本要求，积极开展与档案信息管理相关的工作。一、档案管理工作人员要严格按照国家规定的标准推进整个管理系统的优化升级，积极参与档案信息资源的开发利用和共享。二、档案管理工作人员要注重基础工作，严格遵循不同的档案收集整理和分类要求，注重按标准进行分析研究，加强对整体档案管理质量的控制和调整，及时修订不合格标准，确保档案管理工作的有效性、科学性和严谨性。第三，以规范化、标准化意识的树立为基础，构建完善的培训机制。档案管理工作人员要定期接受专业考核，参加培训，全面提高自己的职业素养及信息技术能力，真正认识到信息技术的价值和作用，灵活运用信息技术，提高工作能力和水平。

2.2 组建高素质档案管理队伍

机关事业单位在组建档案管理人才队伍时，要加大投资，招聘专业的档案文件管理人才，组建专业档案管理队伍，队伍的档案管理人才不仅要具备比较高的专业素养，还要具备应用信息技术的能力。这样才能在档案管理中科学合理的应用信息技术，充分利用信息技术的优势，提高档案管理工作的效率和质量。机关事业单位还应定期培训档案管理人员，包括但不限于信息技术的各项技术与能力。从而使档案管理人员能够及时提高自己的知识储备和技能，为机关事业单位的档案管理工作作出突出的贡献。与此同时，机关事业单位应加强对档案管理工作的监督，将档案管理工作与职务晋升、工资待遇联系起来，激发档案管理人员的工作热情和积极性，建立完善的考核制度，让档案管理人员以更加热情积极的态度投入工作，提高档案管理的工作效率。

2.3 加强对电子档案安全性的管理

档案管理人员应着眼于当前的档案管理现状及今后的发展趋势，通过对信息技术特点的研究，更好地体现信息化管理工作的要求。其中，档案信息化安全保障最为关键。档案管理人员应了解电子档案安全管理要求，明确现代信息技术的使用策略和方法，以口令密码、身份认证、授权管理、安全防火墙设置、安全备份等多种形式，更好地落实各类信息安全保障措施。提高电子档案安全性是一个长期的过程，档案管理人员需要长期做好这项工作。相关管理部门要意识到自身的社会责任，出台相应的技术措施和政策，加强对电子档案的安全管理，不断提高监管力度，确保档案安全管理工作的有效实施。同时，档案部门要重视提高档案管理工作人员的安全素质，组建高水平的档案安全管理队伍，为档案安全工作提供人力保障。

3 结束语

在新时代，信息技术在机关事业单位档案管理工作中的运用越来越普及，使用率越来越高。作为现代化档案管理系统中的重要组成部分之一，信息技术直接影响着机关事业单位档案管理工作的有效开展及创新。随着时间的推移，机关事业单位档案管理工作中的各种问题都显露了出来，而要想解决这些问题，各机关事业单位就必须加强信息技术的应用，通过利用信息技术的各种优势，让档案管理工作的效率和质量得以提升，促使机关事业单位可以紧随时代发展，朝着信息化管理的方向迈进，从而满足社会以及公众对于机关事业单位的要求。