信息技术在事业单位档案管理中应用存在的问题及对策

郭莎莎

（邯郸市人事培训考试中心，河北 邯郸 056000）

从目前的阶段可以看出，国家处于一个信息产业经济的背景之中，国家正在不断的改善产业技术体系，而这一体系主要是通过计算机所辅助运转而成的。这也让绝大多数的人们逐渐意识到了计算机所具备的强大功能。所以，国家的事业单位要想在这一领域中有更大的提升，就需要不断的加强信息化管理以及信息化管理。只有这样，才能够更好地在这一领域中长久的发展下去。

1 事业单位数字档案资源建设的必要性

事业单位数字档案资源的建设是顺应信息化发展，构建事业单位数字档案室的发展需要。档案资源多样化、档案管理信息化、档案利用网络化，是档案资源信息化建设的目标与任务，能够更好地发挥档案的价值。传统的档案查阅方式越来越难以满足档案利用者对档案信息的需求。运用信息检索技术对庞大的档案信息进行筛查，提供精准、高效、便捷的利用，才能够满足大数据时代档案利用者对档案信息的需求。事业单位档案是事业单位的重要信息资源，在工作的各个方面发挥着日益重要的作用。由于事业单位规模的不断扩大，归档文件数量不断增加，档案利用率与利用量也不断提高和增长。

2 信息技术在事业单位档案管理中应用存在的问题

1）长时间被传统档案建设理念约束。新形态下，我国各个行业档案在建设过程中，一定要从整体的方向考量，明确自身担负的职责，了解自身档案管理发展与社会外部因素之间的关联性，确保档案信息化建设水平在有效提升的同时，也能够与社会发展的总体方向保持一致。然而，综合现阶段档案信息化建设效果来看，与国外的一些发达国家相比，我国的档案信息化建设还存在较强的滞后性，不能与社会发展保持同步，存在的问题颇多。此外，在传统观念的约束下，档案信息化建设也受到了严重制约，无法积极迎合现代化先进技术发展步伐，深入提升自动化以及信息化水平，传统观念根深蒂固，不能实现观念的转变和创新。2）信息化建设的硬软件设备滞后性较强。若想全面提升档案信息化建设水平，需要有较为先进的硬件以及软件设备作为支撑。然而，结合目前我国很多单位的档案信息化建设效果来看，在硬件设备的应用上，存在较强的落后性，软件信息管理功能缺乏健全性，整体的硬件和软件系统都处于滞后的状态，无法与高速发展的信息技术相一致。同时，在档案信息化建设过程中，对于计算机设备和网络的依赖度很强，只有借助网络终端上才能读取信息。因而，在这一背景下，信息安全问题也逐渐凸显出来，如若发生网络瘫痪以及计算机损坏等问题，档案存储和共享都无法实现，从而在一定程度上影响了档案信息化建设水平。

3 档案信息化建设问题的解决路径研究

1）转变观念，深入推进文书档案信息化建设工作。只有充分对文书档案进行信息化处理，做到文书档案信息化全覆盖，才能真正朝着信息化管理的目标前进。具体而言，一是要完善软硬件设施，优化文书档案管理环境。一方面，事业单位要结合文书档案信息化建设的基本要求以及事业单位实际情况，购置高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，对纸质文书档案进行扫描处理，并录入至计算机终端；另一方面，事业单位要购置文书档案格式转化系统、文书档案管理系统，实现微机化管理，有效对声像类、载体类、影响类的文书档案进行格式处理和管理。二是要结合事业单位人事管理实际，进一步引进专业化人才，实现文书档案信息化工作专人负责的目标，提升信息化的质量。同时，事业单位也可以探索将非涉密文书档案资源交由外部事业单位进行加工和处理，通过服务外包等方式来推进文书档案信息化建设的进程。三是要进一步推动信息资源共享工作，通过技术手段来打破文书档案管理系统与OA办公系统的数据传输壁垒、数据共享壁垒，实现文书资源一站式传输、开发与利用，提升文书档案管理的速度和质量。2）积极建立档案信息化网站，加快档案管理信息资源数字化建设。对于档案信息化建设，首要在是构建与自身发展相符合的档案网站，保证具有单位特色，实效性较强，便于提供更加有效的档案服务。基于专业化的网站，能够为档案使用提供便利，借助网站搜索、查询等功能，在最短时间内找到所需档案信息，突破时空限制，提升工作效率与档案管理的利用率。依托档案信息网站，便捷性与高效性增强，避免人工方式的复杂流程以及资源浪费。信息网站逐步实现了对传统手工操作的替代，代表了档案管理信息化改革的发展方向。在信息化网站建设中，要积极构建完善档案管理体系，加快机构建设，强化档案管理体系与行政机构管理体系的融合，保证整体上与行政机构发展中战略的一致性，切实提升档案信息共享的有效性，从而提高档案管理水平。另外，鉴于信息化发展的不断深入，档案信息资源数字化建设成为重点，强化对档案原件的保护。数字化建设需要先进的信息手段，根据原始档案建立成数据库，并不断对构建的数据库进行及时地更新和内容整理，为人们的查询和检索更加便捷，对不断更新的数据要进行信息整合，在整理和分析中提出信息的重点内容，促进档案管理信息资源数字化建设模式的构建，使得档案管理体系更具科学性和规范性。3）全面提升档案管理人员专业素质与能力。在档案信息化建设中，发挥主导作用的是档案管理人员，因此，要千方百计加强档案管理人才队伍建设。档案信息化管理需要专业的从业人员进行相关的操作和工作，需要不断地更新管理理念。具体讲，要配备专业化的档案管理人员，设置专门的岗位。另外，要重视加强专业化培训，尤其是以信息技术为重点，学会多样的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，满足人们对信息网站的需求，发挥档案信息内容的最大价值和作用。落实档案管理新方法和相关法律法规的培训，积极完善档案管理人员的知识储备。除此之外，要注重行业交流，较强学习，善于吸收他人的先进经验和好的方法。增强责任感，加强自我学习，不断更新知识库。4）全面提升档案信息化整理技术水平。在档案信息化建设过程中，应该强化对现代化先进技术的利用，加大对硬件以及软件的更新，不断优化软硬件系统。各单位以及部门需要结合实际需求，为档案室升级或者配备计算机等设备。并且随着发展，应该进行不断地升级和完善，能够综合应用信息平台。同时，针对档案信息化建设期间存在的信息安全问题，要强化对各类系统和软件的升级，同一单位的档案管理基础数据，合理统一，保证能够集中管理，切实达到档案信息共享的目的。正通常情况下，因为计算机系统与网络问题的发生根本不能预知，一旦档案资料失真，损失影响很大。所以，相关人员在工作中，务必要科学开展人工抽检以及人工补充工作，针对比较重要的文件以及档案，可以进行对手工录入，认真备份，通过光盘刻录的方式，有效管理档案信息，强化监督管理。此外，对于计算机无法识别的档案，需要采取人工存储的方式，以便档案管理效率能够有效提升，为信息检索提供更多的便利。

4 结语

在大数据时代，社会各行各业都愈加关注海量数据的价值。运用信息技术、网络技术、数据库技术对档案资源进行收集整理分析是档案工作今后的前进方向。应处理好资金不足、人才欠缺、历史数据不规范等困难，促进档案工作向新的阶段发展，不断发掘档案资源的现实价值。