大数据声像档案问题和优化策略

杨振东

（河南省农业科学院，河南 郑州 450002）

大数据技术最大的便利性就是能推进服务内容的数字化管理进程，因此，将其应用在声像档案管理中，能搭建更加完整且合理的分析平台，配合服务分析模型就能优化采集效率，最大程度上发挥其实用价值。

1 基于大数据的声像档案应用意义

在档案服务工作中，要将记录模式和记录内容作为根本，有效完整具有保存价值资料的收集和管控工作。而在基于大数据技术模型下的声像档案管理工作，要将数字化档案系统服务模型要点工作落实到位，就要发挥大数据技术的应用优势，配合大数据分析算法建立对应的分析模型，并且随着季节和不同的档案采集模式匹配服务分析工作环节，为多元推广和应用奠定坚实基础。综上所述，基于大数据的声像档案应用管理模式是顺应时代发展趋势的必然选择[1]。

2 大数据声像档案存在的问题

1）整理不规范。因为受到传统意识和管理经验的影响，在声像档案管理方面依旧存在被动性，无论是收集工作还是整理工作都缺乏规范管理的约束，这就使得一些资料没有得到有效的保存和管理，大大降低了利用率。并且，声像档案管理不仅仅是一个团体或者是一个部门能完成的工作，需要各个部门协调统筹才能维持档案内容的完整度和信息量。但是，目前在声像档案管理方面还缺乏各个部门的协调管理机制，使得任何的人事变动或者是科研课人员变动都会对声像档案应用管理产生影响，使得管理工作的效果和应用进度不能充分发挥作用满足实际科研需求。

2）归档范围不明确。要想保证档案管理工作的合理性，就要对归档的范围和应用环节予以关注，有效提升收集整理的规范性，从而满足档案应用要求。但是，多数单位在开展声像档案工作的过程中，盲目进行档案信息的汇总。加之大数据技术能搜集海量的数据信息，但是因为缺乏规划范围的约束和限定，就使得冗余信息量大大增多，不仅会增加信息负载，也使得整个声像档案管理工作无法落实到位。

3）数字化建设进程滞后。在信息技术不断发展的基础上，数字化应用模式受到了广泛关注，但是多数单位都将数字化技术方案和应用流程使用在提升工作效率上，对档案管理工作的数字化转型工作重视度不足，缺乏专业的档案管理系统软件，无法建立匹配的数据库，必然会对整个工作的进程和应用效果产生影响。最关键的是，一些单位的声音资料、影像资料保存不到位出现了无法正常读取的问题，就会严重制约大数据声像档案管理水平，限制其数字化发展进程[2]。

4）素质不足。大数据技术的发展若是缺乏专业化的技术操作团队，也使得技术的应用优势无法彰显出来，甚至会对整个档案监管工作的效率产生影响。需要注意的是，部分单位尽管设立了档案员，但是存在一人多岗、顶岗等问题，这就使得整体档案信息资源管理工作缺乏标准化管理机制。另外，管理人员素质参差不齐，缺乏计算机知识、档案理论知识等，无法建构满足大数据技术支持下的档案深度挖掘需求，必然会对大数据声像档案管理工作产生负面影响。

3 大数据声像档案优化策略

1）建构集中管理模式。在大数据声像档案管控工作中，要建构完整的数据整合处理模式，从提升思想认知和重视性出发，建构统一规划管控方案，最大程度上推进大数据声像档案优化进程。第一，声像档案收集的范围较广，为了满足工作需求和应用标准，要对重点内容进行分类存储，确保能强化声像档案管理的时效性。最关键的是，要结合不同的主题和内容完成声像档案素材的整理工作，确保后续归档等工作都能有序开展。第二，要利用多样化渠道完善信息资源的收集工作，并且匹配对应的声像档案主题完成信息的归类和处理，确保一些珍贵的录音资料和影像资料都能发挥其实效性作用。最关键的是，要强化各个部门的协同管理作用，并着重关注合作效率，确保能在一些大型活动中配合活动现场完成跟踪拍摄，有计划地完成声像档案的整理工作。

2）打造规范化管理。要遵循管理要求，按照“保管期限－年度－问题”的标准进行综合监督，其中，保管期限的代码利用“Y/C/D”表示，分别为永久保管、长期保管和短期保管。针对一些特殊补交隔年存档的声像资料，则要在分类基础上落实全寿命周期管理原则，确保对应的声像资料能按照明细逐一完成存储管理[3]。在统一全宗号范围内，利用内容完成分类，也就是将反映同一类课题或者是内容的影音资料放在一起，按照归档编辑流水号进行标注，从而对声像档案进行标签处理，需要涵盖声像内容中任务姓名、职务、对应内容概要以及录制实践。需要注意的是，因为声像资料档案也同样存在一定的密级，因此，要结合实际情况和内容的应用要求完成密级的分类，从而更好地提高声像档案管理水平。

3）构建数据库。大数据技术最大的优势就是能在深度挖掘数据关联性的同时，完成数据存储和管理，基于此，将大数据技术和声像档案管控工作结合在一起，能有效满足数据应用要求。为此，要匹配合理化的声像档案数据库，实现计算机检索工作环节、声像档案全复制环节等工作的协同管理，保证声像档案数据库的整体水平和质量满足预期。首先，要秉持整理简化、检索深化的原则，提升对应信息监督管理的效果，并建构完整的数字化档案监管结构，维持归档工作的综合水平。其次，要结合声像档案管理规则和档案管理办法等内容，对档案的具体信息进行集中管控，并按照不同的表现形式建立匹配的档案分析机制，有效提高数字化声像档案鉴定水平和整理水平，为档案真实性和完整性的优化奠定基础。最后，要借助数字化查询便捷性优势，提升声像服务工作的基本水平，并结合大数据技术背景档案系统声像服务要点和管理标准水平，建构网络化服务体系，为实现大数据数字化系统声像服务目标予以支持。例如，应用大数据分析算法就能维持大数据数字化声像档案采集的效率，更好地完成声像档案服务工作[4]。

4）匹配多元化技术。在大数据背景下声像档案管理工作中，除了要融合大数据技术，还要将区块链技术、云计算技术等融合在具体管控范围内，发挥相应技术应用优势，共建更加合理的模块，维持核心管理系统应用效果，才能提高信息检索的实时性质量，为全面优化大数据时代声像档案管理创设良好的发展平台。

5）优化人才素质。要结合档案管理工作组建更加专业且技能水平更好的专业人才团队，掌握声像档案内容的基础上，也能明确计算机技术，并具备一定的工作责任感，促进声像档案综合监管水平的提高。

4 结束语

总而言之，大数据技术推动了各行各业的发展进步，声像档案规范化管理工作的落实也保证了制度约束条件下档案管理的便捷性和实效性，确保数字化管理工作和服务模式能创造更高的价值，满足声像档案应用的需求，为档案管理工作可持续发展奠定基础。