档案管理与信息化管理存在的问题及解决措施

翟静梅

（国网中兴有限公司，北京 100761）

在企业不断向前发展的过程当中，各类信息技术的引入给企业的发展提供了强大的支撑。然而由于种种因素的影响，当前在档案管理工作实际进行的过程当中，部分单位依然采用传统的管理方式，不仅极大地加大了工作人员的工作量，而且管理效率很难得到有效保障。因此企业要想跟上时代的发展步伐，就必须在日常工作中进一步加大对档案管理信息化工作的重视力度，采取有效措施，全面提高档案管理工作效率。

1 档案管理信息化建设简述

档案管理信息化建设是一个抽象的概念，实际上指的是把传统的档案管理方式转变为信息化管理方式的整个过程。通过各类信息技术的有效引入实现档案的数字化、网络化，并进一步实现对档案信息的传递、接收、利用等一体化信息的高度分享。也就是说，档案管理的信息化建设工作实际上指的是利用一系列高新技术，如数据压缩技术、数据库技术等把纸质档案以及一些声像文件转变为电子档案，将其储存到计算机数据库当中，从而达到档案信息数据化的最终目的。

2 档案管理信息化建设存在的问题

2.1 档案管理的信息化制度有待完善

在企业各项工作进程中，经过多年的努力，当前档案管理工作已然实现了信息化建设。然而由于种种因素的影响，信息化管理相关工作在实际进行过程中采取的制度依然存在一些缺陷有待完善。导致该问题出现的原因有以下几点：

首先，企业领导人员对于档案管理工作的重视力度依然有待进一步提高，有些企业的档案利用率甚至可以忽略不计。根本原因是领导人员并未认识到档案管理工作的正常进行对企业发展的重要意义。在这样的情况下，即使档案管理工作人员采取积极措施迈向信息化，但很多规定依然徒有其表，在实际落实过程当中严重缺乏执行力。

其次，在档案管理实际工作过程当中缺乏强有力的监督制度，各项监督措施无法有效落实，使得员工的工作积极性受到严重的影响，执行力度很难得到有效保障。

2.2 档案信息化管理人员综合素质参差不齐

就当前而言，经过多年的发展我国已然实现了全面信息化。然而在档案管理工作实际过程中，信息化水平依然有待提高。很多档案管理人员在其工作的过程当中相应的专业技能无法满足时代的要求，常常因工作人员的操作出现各种问题，使得档案管理的信息化水平无法得到有效保障。如何有效提高档案管理人员的综合素质已然成为当前档案管理信息化工作落实的关键所在。

3 档案管理信息化建设的措施

3.1 加强对企业档案建设相关人员的培训力度

随着我国社会经济的不断向前发展，企业内部的电子办公产品变得越来越多，各种档案的种类以及数量在持续增加。这种情况下，对档案管理过程中相应的分类、编号等一系列内容有了更高的要求。同时随着企业信息化程度越来越高，对外交流变得更加活跃，传统的档案管理模式滞后性变得越来越严重，因此加快档案的信息化进程成为当务之急。要想保障企业发展不会落后于时代，必须要对档案管理信息化工作给予足够充分的重视。在后续工作中规划出档案管理信息化的进程以及长远目标，推动档案管理工作的全面发展。

3.2 完善档案信息化管理制度

首先，无论是何种管理工作，要想使其质量得到有效保障，必须要有科学合理的管理制度作为管理工作的基础，档案管理信息化建设工作亦是如此。只有结合档案管理信息化工作的实际需求，不断对管理制度进行持续性优化，全面明确不同工作人员在档案管理信息化工作中所需要承担的具体工作职责。将其落实到个人身上，只有这样才能有效保障档案管理的信息化水平。为此企业领导人员应当认识到档案管理信息化对于企事业单位的发展所具有的重要意义，并且在日常工作中进一步加大对档案管理信息化建设工作的重视力度，从而给后续管理制度的不断完善打下坚实的基础。

其次，应就档案管理信息化工作的实际情况制定更加严格的监督制度，保障档案管理信息化的各项制度有效落实，让其效果充分地发挥出来，全面提高档案信息化管理工作质量。

3.3 提高档案管理人员综合素质

对于档案管理信息化建设工作而言，应当进一步加强对各类管理人员的培训，及时更新知识技能及业务技能，从而为档案管理信息化工作提供强大的人才支撑。同时要加大对档案工作人员信息技术的培训，使其能够有效利用各种技术手段给档案管理的信息化工作打下坚实的基础。企业应当对档案管理人员的职业道德进行全面考核，结合实际需求，制定合理的奖惩制度，提升档案管理工作人员的工作积极性，推动档案管理信息化建设工作的顺利进行。

3.4 扩大资金来源渠道

要想使档案管理信息化得到有效保障，需要进一步加大资金的投入力度，为此企业应当进一步加大预算，并全面扩大资金的来源渠道，有效保障资金供应，同时要引导社会组织加入到档案信息化建设工作当中，从而为后续档案管理的信息化建设打下坚实的技术基础。

4 结束语

综合文章所描述的内容，在档案管理信息化建设工作实际进行过程中，由于种种因素的影响当前依然存在一些缺陷。为此企业应当进一步完善档案信息化管理制度，全面提高管理人员的综合素质，有效保障档案管理信息化建设工作质量。