数字化档案管理中信息通信技术的应用探究

杨 燕

（山东明图信息科技有限公司，山东 泰安 271000）

作为信息、通信技术发展的融合产物，信息通信技术（ICT）当前被广泛应用于各领域行业中，其中现代档案事业正因对信息通信技术的有效应用，实现对档案管理的数字化、自动化转变，通过档案资源的有效整合、管理等，促进其档案管理发挥出更大的作用与价值。在传统档案管理转变为数字化档案管理过程中，信息通信技术起到连接与枢纽的作用，也是推动我国档案管理数字化发展的关键所在。正因此，探讨ICT在数字化档案管理中的应用，对于提高数字化档案管理成效有着不可忽视的作用。

1 信息通信技术应用现状分析

1）应用优点分析。现阶段数字化档案管理事业得益于ICT的应用而实现效率提升，并为档案管理方式的优化、创新提供帮助，确保其档案管理的开展满足用户需求[1]。纵观现阶段数字化档案管理中ICT的应用，不仅成为用户沟通互动的载体，亦是现阶段数字化档案管理期间数据资源共享的基础所在。通过对ICT的加强应用，能够进一步实现对档案管理压力的降低，并促进其档案管理成效、质量的显著提升。另外，得益于ICT的有效应用，促使数字化档案管理朝着标准化、规范化的方向发展，大大降低档案管理过程中出现人为失误等问题的发生概率。

2）应用劣势分析。尽管档案管理在应用ICT后其管理效率、质量得到显著提升[2]。但是同样提高了档案管理对计算机软硬件的依赖度，倘若管理期间出现计算机系统故障、病毒入侵、硬件损坏等问题，均会对档案管理效果产生不同程度影响，甚至会增大出现档案资源丢失、损毁的可能。与此同时，ICT技术的应用同样对管理人员素质能力提出更高要求。倘若管理人员未全面掌握关于ICT的技术理念、操作方法等，势必会影响到档案管理效率，无法通过数字化档案管理的建设来推动机构组织的长久发展[3]。

2 数字化档案管理中信息通信技术的应用

1）信息技术的创建、存储、检索。数字化档案管理背景下其信息资源转变为电子形式，且档案文件会以前端、中端、末端三种形式进行体现，其中前端是指档案文件资源的形成，中端是指对档案资源的鉴定、编目、处理以及整理等，末端则是指对档案资源的长久存储或销毁。而在所有档案资源中，无论是写作修订形式的档案，还是图案表格绘制形式档案，均需以计算机为运行载体[4]。而以计算机为基础，可借助对ICT的应用来构建契合管理需求的电子数据库、远程检索平台、电子邮件编发、移动通信平台系统等，实现对档案管理效率、质量的显著优化。同时，因不同机构组织对于档案管理需求的不同，所以在档案数据存储与系统构建等方面存在较大差异，基于ICT的数字化集成系统能够做到更为高效、全面的档案资源共享与传递，进而消除以往部门之间存在的“信息孤岛”现象。同时，基于ICT构建的档案管理系统，囊括多个文档组织路线，并且可以为不同部门、岗位人员进行差异化查询、使用功能的提供。此管理模式的应用可以在降低组织机构对档案管理成本、人力投入成本的同时，实现对档案管理效率的提升。当然，数字化档案管理的开展意味着数据量会呈现出海量化增长的态势，但是相较于传统人工管理模式的应用，在工作量方面仍有大幅度的缩减。

2）信息通信推送技术。人们在信息技术的普及下有效转变其沟通交流形式，并为档案信息服务提供转型、创新的契机[5]。纵观现阶段数字化档案管理的开展，其中信息通信推送技术的应用取得一定成效，如OA系统、平台信息咨询、电子邮箱信息传递对接、电子政务与公文流转、文件下载、用户对话等功能。网络信息沟通工具的应用，能够在为用户提供更为开放交流空间的同时，实现对相关功能的集成化。但是纵观现阶段信息通信技术的应用，其沟通交流服务仍以信息咨询反馈等被动服务方式为主，再加上平台体系的更新周期相对较长，所以部分组织机构仍未重视对信息推送服务的增设。为此，需要重视对信息通信技术应用加以整合，以此为用户提供高效、不受时空限制、快捷的档案管理服务。纵观现阶段数字化档案管理中信息通信技术的应用，仍尚存技术应用未深入、研发滞后以及兼容性差等问题，未来需加大在档案管理终端中信息通信技术的开发与研究，并通过对新技术的持续研发来实现对数字化档案管理的创新。

3）电子信息转化。数字化档案管理开展涉及对档案资源的全面收集与利用，而分析现阶段档案管理过程中对于档案资源的利用，具体体现为两种形式，第一种主要是为了实现对档案资源利用率的提升，将以往传统纸质档案资源进行信息化加工，通过信息化的收集、处理来实现其加工效果的提升。另一种则是在数字化管理期间直接进行信息化档案资源的存储与利用[6]。而得益于信息通信技术的应用，促使其档案管理实现信息检索、信息反馈等功能，并以信息技术标准为依据进行档案管理的网络化、数字化创新。

4）信息通信技术提升服务质量。数字化档案的数据共享需要以信息通信技术的应用为基础，在实际管理过程中，档案数据信息得益于网络服务平台的应用可实现实时更新，并为信息服务的优化提供帮助。同时，借助信息通信技术可实现对用户档案需求的及时掌握，在此基础上进行的档案管理的针对性反馈。首先，数字化档案管理相关功能的实现离不来对信息通信技术的应用，用户在操控档案管理平台时，可通过互联网实现对所需档案资源的及时获取，确保其档案服务效率得以提升。其次，基于我国信息公开化的发展环境，可通过对用户需求的掌握来实现对档案管理的个性化发展，通过为用户提供个性化的管理服务，实现对数字化档案管理服务质量的提升。第三，基于对信息通信技术应用及可能性网页聚合、推广站点等功能的增设，能够实现对数字化档案信息的全面利用，为企业、组织档案共享创建平台。最后，在充分融合信息通信技术的前提下，融合对OA、电子邮箱等平台的应用实现对电子档案刘转型效率的提升，并为用户下载相关档案信息提供智能化服务。

3 结束语

综上所述，数字化档案管理之所以能够取得较为显著的成效，离不开对信息通信技术的有效应用。但是受限于发展时间尚短、资金局限等因素的影响，使得现阶段档案管理中信息通信技术的应用有待提升。对此，需继续加大对信息通信技术的开发、使用力度，进而为我国数字化档案管理的发展提供动力，并促进信息通信技术作用及其功能的最大程度发挥。