浅谈新时期档案数字化管理策略

岳秀山

（北京八九数码科技有限公司泰安分公司，山东 泰安 271000）

当前的城市档案管理以及企业档案管理工作中已经融入了大量的信息技术，信息技术在档案管理工作中的充分应用能够提高档案管理工作的效率，满足人们的日常服务需求。但是就目前的档案管理发展情况来看，很多经营者并不重视档案信息化管理的发展，自身的信息技术人才数量较少，难以满足企业与单位信息化建设的需求，再加上当前档案信息化管理系统存在一定的技术缺陷与安全隐患，如果不能够加强技术研究与系统功能完善，就很难落实档案信息化管理工作。对此，企业经营者与管理者应该创新档案管理意识，积极引进先进的信息技术，增加信息建设的经费，吸引更多高端信息技术人才参与到档案管理工作中去，完善档案管理工作，推动企业与单位的现代化发展。

1 企业概况

北京八九科技有限公司是一家专业从事档案数字化应用软件开发、系统集成、电子政务资料建设、档案数字化系统建设的新兴技术型高新技术企业，公司具有双软及30余项自主知识产权，连续六年承建国家级科研项目，连续五年获得国家级科技进步奖。公司位于北京市中关村高科技园区，有一支主要由年轻博士、硕士组成的研究开发队伍。该公司独立研发的“数字化档案管理系统”，涉及了10多项最前沿的计算机软件技术公司开发的“数字化档案管理系统”目前已在全国被多家用户所采用，并且公司的系统已经在全国处于领先地位，并被国家档案局推举在第一位上。公司连续8年在国家档案局中承建了科技项目，并且还连续四年在国家项目中获得了科技进步奖，这也让我公司带动了档案行业的一个新的时代。

2 新时期档案数字化管理的意义

1）提升档案管理效率。档案数字化能有效地保护档案原件，扩大了档案的利用空间，使其不再受孤本限制。首先，单位的档案数字化能够加强检索和借阅的功能，有利于提高档案管理工作的效率和现代化水平。其次，档案数字化可以使档案管理流程更加顺畅，系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障，有利于实现档案信息资源在不同部门之间的共享，为单位日常运营工作提供便利。再者，档案数字化可以提高档案信息化管理水平，有利于确保数字档案永久保存和安全保管。在数字信息时代发展的背景下，档案管理人员可以利用大数据处理技术对大量繁杂的档案信息进行管理，进而不断提升档案管理工作的效率，实现对资料的分析以及管理功能。这样的技术不仅能够促进档案管理效率的提升，同时还能够提高资源保存的质量，防止出现资料丢失的现象。

2）提升单位工作效率。随着时代与社会的不断发展，档案管理单位以及各企业都面临着极大的市场竞争压力，对此，经营者应该加强对信息技术的应用，提升自身的服务水平与管理水平，这样才能提升企业的核心竞争力，促进单位的现代化发展。人们对城市档案服务的要求逐渐提高，为了满足社会大众对档案的需求，单位应该提升自己的管理水平，利用信息技术推动改革发展。档案信息化管理就是单位现代化改革发展的一个重要内容，通过对档案管理工作的信息化改革就能够提高单位整体的管理效率，进而提升档案服务的水平，满足人们的档案查询以及内容开发需求。企业档案与城市档案资源具有丰富的价值，通过对档案管理工作的优化，管理人员能够充分挖掘档案的价值，为企业或者城市的发展决策提供依据，并对企业未来的经营发展进行预测，提高发展战略决策的科学性。

3 新时期档案管理工作存在的问题

与一般的企业不同，城市档案管理机构的管理内容与服务项目较多，在日常经营的过程中会产生大量的档案资料，因此档案管理工作的内容比较复杂，增加了档案管理工作的难度。首先，单位的档案资料种类与数量都非常多，其中不仅包括部门工作相关的经营信息、财务管理信息等，还包括了单位的行政管理信息，比如人事档案、办公用品采购方案、科研方案、政策相关档案等。如此巨量的档案资料当前都是以纸质、电子以及图片等形式存储，由于不同的档案资料对于存储使用的要求不同，因此管理人员还需要对档案资料进行分类管理，为其设置不同的权限，这样更是增加了档案管理工作的复杂性与困难性。部分经营者与管理者并没有意识到档案管理工作对于单位管理发展的重要性，因此在进行人员管理与安排时存在不够严谨的情况，导致档案管理部门人员的专业素质不高，管理水平较低下，进而影响档案管理工作的开展[1]。

4 新时期档案数字化管理策略

1）完善管理体系。要想提高单位档案管理工作的效果，单位就应该完善档案管理体系。首先，单位档案管理部门应该立足于自身发展的实际情况，重视单位档案资料的价值，利用信息技术对复杂的档案内容进行分类管理，实现档案资源的整合，使档案资源能够发挥最大的价值。另外，单位还应该落实档案资源的共享，通过优化系统功能实现资源共享，使得单位不同功能部门在有需求的时候都能够合理调用单位的档案资源。最后，单位还应该对当前的档案资料进行综合分析，并将不同类型的档案进行归类分析，开展分类研究，探讨更有效的工作服务方案，提高工作服务的质量[2]。

2）引进先进技术。在进行档案管理改革创新的过程中，管理人员还应该充分利用信息技术，使用现代化管理的方法，并提供人性化管理服务，在管理的过程中体现出信息技术的便利性与开放性特征，不断创新档案管理系统。通过上文的分析得知传统的档案管理模式更加依赖人工的参与，不仅会增加技术人员的工作压力，同时还可能出现信息滞后的现象，给档案的查询与更新带来极大的不便。但是在信息技术的支持下，工作人员可充分利用信息技术完善档案管理系统，引进先进的设备，实现终端的信息查询功能。通过账号权限管理的方式进行档案管理，让不同权限的用户能够随时查询档案资料与信息，同时还能够有效保护他人的信息，提升服务的质量，进一步增强档案管理的规范化。

3）完善数据库建设。在新时期中，信息技术的发展只是其中一种新技术的代表，另一种技术则为大数据技术，信息技术的普及使得信息生产的门槛降低，进而出现了爆炸性的大数据信息。海量的大数据信息将会增加档案管理工作的难度，要想在大数据发展的背景下发掘档案信息的价值并实现对档案信息的优化管理，工作人员就应该不断完善数据库建设，构建完整的数据库。工作人员可以利用该数据库进行档案数据的储存与分析，同时还能够利用其应对网络层面的对接功能，有效提升档案管理工作的效率[3]。

5 结束语

综上所述，随着新时期信息技术的不断发展，档案管理工作也逐渐趋向于数字化发展方向。因此，档案管理人员应当及时转变档案管理理念，积极引进新的档案管理技术，实现档案资源的开发，提升档案资源的价值，促进档案管理工作的开展。