医院干部人事档案信息化建设探究

郭丹丹

（泉州市第三医院，福建 泉州 362000）

1 干部人事档案信息化建设的概述

随着社会快速发展，传统人事档案管理模式已经无法满足信息化背景下干部人事档案管理要求，干部人事档案急需寻找全新的档案管理模式，干部人事档案信息化建设孕育而生。干部人事档案信息化建设是以信息技术作为基础，通过信息技术实现对干部人事档案数据的采集、监控、共享、分析，最大程度提升干部人事档案管理质量，减小干部人事档案工作量，提高干部人事档案的管理效率。一般而言，加强干部人事档案信息化建设具有以下几方面意义。

第一，提高从业人员的档案管理效率。传统的纸质档案从收集、整理、鉴别到最后的归档入库是很繁琐的一个过程，在这管理过程中不可避免地产生大量琐碎甚至重复多余的纸质材料。干部人事档案的信息化建设则通过全新信息技术将传统的档案文件管理方式转变为信息化的档案数据管理模式，大大提高了从业人员的办公效率，更进一步提高了干部人事档案的管理质量。

第二，提高档案资源的利用率，保护传统纸质档案。干部人事档案包含一个干部在学校教育、工作情况、政治面貌等方方面面的大量宝贵数据，是医院考核考察、任免选拔干部最直观的参考依据。传统的查档方式不仅耗时、繁琐，翻阅纸质材料导致的磨损也是显而易见的。而干部人事档案信息化管理则借助大数据技术将人事数据转变成数据资源，这样再查阅档案不仅节约了大量的时间也则大大提升了干部人事档案的利用效率，对纸质档案材料的保护也是有益的。

2 干部人事档案信息化建设存在的问题

1）纸质档案电子化不足。目前，医院干部人事档案主要是以纸质方式保存，档案管理工作仍是以人工方式为主。虽然医院信息化建设得到了高速的发展，但由于领导层普遍缺乏转变传统档案管理方式的意识，没有认识到信息化建设的重要性和必要性，导致现阶段医院干部人事档案信息化建设进程相对缓慢，纸质档案的数字化和电子化建设程度不足。

2）档案完整性、真实性难以保证。人事档案信息化建设必须以真实、全面的档案材料作为基础。然而一些纸质档案由于从业人员管理不严或利益驱使却存在人为的篡改、伪造痕迹和缺漏现象，这类档案显然需要在信息化建设之前就要做好鉴别真伪、查缺补漏的工作。另一方面，由于信息系统只能机械地保存数据，无法主动识别数据真伪，因此也无法保证干部人事档案数据的真实有效。

3）档案数据共享困难。虽然现阶段我国正大力推进干部人事档案信息化，但受传统重藏轻用和机密至上的档案观念影响，干部人事档案开放程度和共享范围都非常有限，更缺乏在线查阅功能，查阅干部人事档案需要填写申请表单，需要由主管领导批准方可实现[1]。繁琐的查阅流程导致干部人事档案利用率并不高，各单位自成一体、互不联动的信息化管理平台又导致了信息孤岛现象，进一步加剧了干部人事档案数据共享困难的问题。

3 干部人事档案信息化建设存在问题的原因

1）档案管理信息化平台不健全。在推进干部人事档案信息化建设过程中，完善的信息化管理平台至关重要。在医院现行的信息化管理平台中，档案信息化管理要么游离于信息化建设之外，要么仅仅是信息化平台的一个附加功能。没有专业的硬件设备和强大的平台系统软件作为依托，干部人事档案信息化建设质量也无从谈起。

2）档案管理人员缺乏人事档案信息化理念。当前部分档案管理人员思维固化，困囿于传统的纸质管理模式，缺乏信息化理念，难以适应信息化浪潮，导致干部人事档案信息化建设滞后。同时，由于缺乏具体权威、可参考可操作的电子档案信息化管理规范，医院也难以制定统一规范的干部人事档案信息系统操作手册，信息化建设质量自然也不甚理想。

3）复合型档案人才培养滞后。在干部人事档案信息化建设过程中，复合性的人才必不可少。但事实上，一些干部档案管理人员只了解档案管理知识，却缺乏相关信息化管理的理论储备和实操经验。意识不到该问题的管理层自然“并不注重对复合型档案馆人才的培养，致使档案馆人才青黄不接，无法胜任信息化背景干部人事档案管理工作”[2]。

4 干部人事档案信息化建设的对策

1）完善干部人事管理机制。为提升信息化背景下医院干部人事档案管理质量，医院需要完善干部人事档案信息化工作体制，通过高效的工作体制提升信息化背景下医院干部人事档案管理质量。为此，医院需要系统梳理现有的各项档案管理内容，如发现不符合信息化背景下干部人事档案管理的规定应及时删除，同时还需要针对信息化背景下干部人事档案新增内容设置专业条款，以弥补信息化背景下档案管理体制机制中出现的空白，以提升信息化背景下档案管理工作的时效性。与此同时，医院还可以出台内部规章制度，通过规章制度规范各项干部人事档案管理行为，以确保干部人事档案管理工作有章可循、有法可依，最终提升医院干部人事档案管理工作的规范化和制度化。

2）做好信息化建设物质基础。首先医院需要加强资金投入，充足的资金是确保干部人事档案管理信息化建设的前提。为此，医院需要设置专业的干部人事档案管理资金，确保该笔资金可以专款专用。为确保资金充足避免过多占用医院预算，医院还可以面向社会各界开展公开募捐，以此确保医院干部人事档案信息化建设有充足的资金储备。资金到位后，医院即可在预算范围内建立符合防火、防潮、防尘、防盗、防鼠、防虫等安全标准的档案室，同时购置性能强大且专业的电子设备，配合高效专业的干部人事管理信息平台，为接下来的干部人事信息化建设打下夯实的物质基础。需要注意的是，从成本以及运行结果上看，都不建议医院本身自行开发相关的档案信息化管理软件。在这个问题上，医院可探索引进第三方机构，凭借第三方机构的技术以弥补医院信息化背景下干部人事档案管理工作的技术缺陷。

3）提升档案管理人员的专业水平。即使在信息化时代，人依然是第一生产力和执行者。提升档案管理人员的业务水平首先医院管理层要重视干部人事档案管理，要引进专业的、具备相关计算机技术的档案管理人才，为档案管理储备好信息化人才。其次要加强现有专业技术人员的业务培训，在积极参与档案主管部门组织的干部人事档案信息化管理培训的同时，主动与其他医院交流学习，交换档案管理实操和心得，不断完善、提高干部人事档案信息化管理水平和质量。

5 结语

综上所述，医院本身职工数量就不少，每年产生的干部人事档案数量更是庞大，依靠传统的干部人事档案管理工作方式显然已经不能满足医院的发展需求。

只有高质量的信息化建设才能真正实现干部人事档案的优质管理和高效利用。