数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性

尹亚茹 时洪朋

（利津县中心医院，山东 东营 257400）

纵观我国行业发展现状可知，信息技术现今已成为行业优化升级的重要推手之一，该类技术适用范围极广，应用价值极高，所以医院在进行人事档案管理时也应当采用数字化信息技术，以实现人事档案管理质量的飞跃式突破，进而提升医院总体运行水平。为提升数字化信息的应用效果，医院首先应当认识到自身在人事档案管理中所存在的问题，即传统的档案管理方式无法满足当下时代发展需求的问题，其次提出相应的解决措施，完成人事档案管理模式革新换代的任务，实现医院整体管理水平的优化[1]。

1 医院人事档案管理中存在的问题

1.1 档案管理意识欠缺

目前我国仍有诸多医院延续着传统的人事档案管理模式，并未实现数字化信息人事档案管理升级，其原因在于档案管理属于后勤工作的一种，无法为医院直接创造经济利益，所以医院管理层及档案管理人员在档案管理方面缺乏对时代潮流的敏感性，其创新意识较为薄弱，重视力度有所欠缺，导致该部分医院的人事档案管理处于停滞不前的状态之中，在一定程度上阻碍了医院管理水平的优化，对于医院长效发展较为不利。

1.2 档案精准度及适用性不足

长期以来我国医院在人事档案管理中一直采取人力管理模式，档案管理工作主要由人工完成，因此档案管理的精准性及效率受到人力的制约，在该种管理模式下医院的人事档案管理水平无法得到进一步提升，在一定程度上制约了医院的发展[2]。

人事档案中记录着医院所有工作人员的学习、就业等多种信息，所以档案处于永不停歇的变化之中，而信息量的日积月累会导致档案内容日益繁重，工作人员耗费在档案管理上的时间及精力也会相应的增多，但其归档精确性却不能随之提升，反而具有层层下降的风险，一旦档案中出现疏漏，档案管理人员就需要重新整理大量档案信息，极大地影响了档案的适用率及精确性。此外，纸质档案存在着一定的损毁风险，档案既有可能受到火灾或水浸的影响而销毁，也有可能在长期的翻阅查看中逐渐磨损，对于非数字化档案来说该类损害具有不可挽回性，不利于医院人事档案资料的长期保存。

1.3 档案管理人员专业素养较低

未实现数字信息化人事档案管理的医院通常存在着前言所述的重视程度欠缺等问题，档案管理人员对于自身工作的重视性不足，医院也对档案管理疏于把控，不对从事档案管理的工作人员进行定期培训与严格考核，导致工作人员的专业素养不能达到新时代的要求，其工作效率与工作质量总体来说差强人意。专业素养的缺失体现在诸多方面，如部分医院在档案管理方面未按照分门别类的方式进行归档，以至于每次查询档案的时候都需要耗费工作人员大量的时间，不利于提升医院的总体协作效率[3]。

2 数字化信息档案管理的价值

数字化信息人事档案管理模式对于医院的积极作用体现在以下三个方面：首先，人事档案管理是医院长久发展中不可或缺的一环，提升对人事档案管理工作的重视程度是医院重视自身发展的证明之一，有利于带动医院工作人员以自身的工作为荣，起到上行下效的作用，最终全面、彻底的推动医院优化升级，使医院的医疗服务水平可以满足新时代的要求；其次，数字化档案的保存时间更长，精确性更高，医院不仅可以长久的储存院内人员信息，亦可使用先进的人事管理软件分析各位工作人员的薪资涨幅或人事调动情况，从而优化管理层面对员工信息的把握程度；最后，数字化信息具有管理便捷等优势，档案管理人员可以通过更加高效简易的方式上传人事数据，并在电脑上将其分类、归档，如此一来当人事管理信息有使用需要的时候便可以直接在电脑上进行精确查询，改善了纸质档案需要人工查询、搬运和专门储存的弊端，有利于优化档案的使用效率及管理效率[4]。

3 实现数字化信息档案管理的方式

3.1 加大技术支持，增强安全意识

部分医院由于未进行数字化信息管理升级，所以人事档案管理室的设施较为陈旧。为进行档案管理改革，医院应当加大对档案管理室的资金扶持力度，为其提供良好的硬件设施，如录入人事管理信息的扫描仪及进行人事管理的电子计算机等，同时还要为档案管理人员配备速印机，帮助其进行数字化信息档案管理工作，提升工作效率。

除硬件设施外，医院还应当为档案管理人员配置相应的软件设施，包含档案管理软件、杀毒软件、防火墙等。信息化数据尽管避免了遭受物理伤害的风险，但仍存在着被网络不法分子窃取的可能性，在对医院人事档案进行数字化信息管理时必须提升员工的风险管理意识，增强其抵御黑客侵袭的能力，因此杀毒软件是档案管理机器上必须存在的软件之一[5]。医院应当举办网络安全教育座谈会，令档案管理者意识到数字化信息管理的核心之一即为保护数据的安全，同时令其他医院工作者认识到信息安全的重要性，使其自觉的配合档案管理人员工作，提升各部门间的协同防盗意识。此外，医院还应当设立等级权限，采用指纹录入或人脸识别等方式管理人事档案，只有符合特定级别的管理者才可对档案进行查阅，从而全方位的保护人事信息安全。

3.2 提升员工素养

数字化信息档案管理对档案管理人员提出了更高的专业素养要求，医院在录用档案管理人员时应当优先录用具备网络人事档案管理经验的应聘者，减少在培训新人上投入的时间及精力。与此同时，医院应当主动对档案管理老员工进行定期在岗培训，全面优化档案管理人员的专业技能，增强其政治敏感性[6]，为改善医院人事档案管理水准打下坚实的人才基础。

4 结语

对传统的人事档案管理模式进行数字化信息变革既是新时代所提出的要求，也是优化医院总体管理水平的必然措施。我国目前仍有大量医院尚未进行数字化档案管理改革，为改变该种现状，医院应当转变固有观念，认识到数字化信息管理的必要性及积极性，从而主动加大在人事档案管理方面的资金投入及人力投入，进而满足符合新时代要求的人事档案管理目标，使医院获得更为良好的长远发展。