事业单位人事档案管理工作的新思考

房大顺

（青岛市即墨区公共就业和人才服务中心，山东 青岛 266000）

事业单位是政府组织机构，主要从事公益事业，包括科技、卫生、艺术、文化、教育等工作，具有服务民生、转化政府民生政策社会职能。档案是记录社会发展、机构演变和个人成长的重要历史资料，将档案资料维护好，对社会发展具有重要的意义，为了实现这一目标，应当通过创新性的改革和创新，实现对档案的科学化管理。事业单位的档案管理也同样重要，在当前的社会形势下，事业单位的发展离不开与社会的接轨和人才策略，必须要及时优化传统档案管理制度，对人事档案实施有价值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，实现档案管理与人才策略的紧密结合。

1 事业单位人事档案管理的重要性

1）改善人力资源结构。事业单位在实际的发展过程中，通过人事档案管理工作的有效开展，有助于改善人力资源结构，实现职能、岗位及人才的全面整合，对人力资源进行充分利用。随着事业单位不断快速成长，其内部人员应当作出相应的调整，在人员调动的过程中，需要参考人事档案中的各项信息资料来对其作出全面和准确的分析和评价，对工作人员的个人能力和实际工作表现进行综合评定。通过当前工作的开展，有助于实现人力资源合理优化配置，为人事档案管理工作的开展提供了重要保障，进而推动事业单位人事档案管理水平的提高，实现人力资源的合理优化配置，真正意义上实现人尽其才。

2）推动事业单位深化改革。推动事业单位分类改革，必须理清的职能，强化公益属性，推动法人治理结构的广泛实施。档案管理对于梳理事业单位以往工作的得失，在回顾历史的基础上找准发展定位，加速推进改革有重要的现实意义。加强档案管理工作，创新档案管理的方式方法，加强档案管理队伍建设，可以清晰描绘事业单位为社会经济发展作出的贡献，可以有效找出事业单位发展中的问题，从而明确发展思路，做好长远规划，促进事业单位改革平稳有序发展。凡是涉及重大工作决策、基础建设、人事调整、机构并转的重要工作都需要档案数据的有力支持，需要依托扎实的档案管理工作辅助各项工作的顺利进行。强化档案管理工作，提高档案管理水平，保证档案数据全面、精准、系统，才能为事业单位进一步深化改革奠定基础，提高事业单位管理水平。

3）提升人力资源管理效果。针对事业单位人事档案管理而言，除了进行人事方面的调动以外，还包括相关人员的培训，以及专业考评等；人事档案主要将事业单位所有工作人员的个人经历、岗位表现及职称变化等直观展示出来。人事管理部门可通过这些数据资源展开相关培训工作。与此同时，通过对目前档案人事资料的充分利用，为人事考核提供了重要的保障基础。最终的考核结果又会被记录到人事档案之中，因此利用好单位内部的人事档案，发挥其人事信息的支撑作用，都能够切实地提高人事管理工作的效率。

2 事业单位人事档案管理工作相关建议

1）提升人事档案管理人员的素质。在人事档案管理过程中，事业单位要意识到人事档案管理人员的重要性，注重发挥其主体地位，并且要保证在人事档案管理过程中得到很好地体现。具体主要体现在：一是在实际的管理过程中，事业单位可根据自身的具体情况，定期对人事档案人员展开培训，其主要培训的内容以人事档案管理知识为主。通过培训教育工作的有效开展，不但能够增强其整体意识，而且也有助于增强管理人员的业务能力；二是事业单位在进行岗位调动及人员配置的过程中，根据具体实际要求，事业单位应当对人事档案管理人员进行严格的考核和选拔，通过当前工作的有效开展，能够保证档案管理人员的整体业务能力符合相关标准规定，以竞聘的方式代替传统岗位制；三是注重完善考核制度，定期对人事档案人员进行考核，通过考核工作的开展能够督促人事档案管理人员注重完善自我。在保证当前工作的基础上，注重完善相关激励制度，采取有效的激励措施，针对部分考核成绩较为突出者，给予相应的奖励，这样才能够激发他们的整体意识，提高相关管理人员的专业素质。

2）提高事业单位人事档案管理信息化水平。事业单位人事档案管理同样需要不断地与时俱进，根据实际情况主动纳入大数据技术，设计开发匹配事业单位自身特征的干部人事档案管理系统，以此来最大程度上优化档案管理整体的效用。除此之外，事业单位也可借助各类现代管理方式来构建专门性的档案管理系统，针对信息收集、反馈与查询等内容构建专门的数字归档、多媒体档案，从而优化当下档案管理效率方面的问题。对单位而言，具体要做到以下两方面：一是要加大培训力度，让人事档案管理人员参加信息技术方面的培训，慢慢地把计算机技术、大数据等各项内容应用到档案管理中；二是可适当购置、研发与单位发展合适的干部人事档案管理软件，借助软件提升工作效率。

3）落实思想政治教育，渗透正确的职业观念。首先，应当加强单位人事档案管理人员的职业道德教育和思想品格教育，明确人事档案管理工作中应当秉承的职业观、人生观和价值观，推进单位人事档案管理工作朝着稳定、坚实的方向发展。其次，应当加强单位人事档案管理人员的思想政治教育，思想政治在人们生活和学习过程中发挥重要作用，能够直接指引工作人员的社会意识、规则意识的形成，并且在工作中也能够逐渐明确自身在单位成长中的作用，引导工作人员在人事档案管理工作中发挥应有的作用，从而建立起一支具有专业能力、价值观念端正的单位人事档案管理队伍。

4）强化档案维护。以信息技术促进人事档案管理工作改革中，相关的管理人员要加强对档案数据的维护，确保其安全性与保密性。首先从硬件与软件设备的建设角度出发，加强资金的投入力度，实现软硬件设备设施的更新，采用较为先进的软硬件设备。由于网络环境较为复杂，多数的机密档案信息容易受到黑客的攻击，因而要加强对网络环境的安全防护，合理选择杀毒软件，提高防火墙技术，最大程度上防止内部网络受到外界的攻击。其次，应当明确不同档案的密级，对不同的人事档案进行分类整理，通过设置不同的用户权限来保障人事档案使用的规范性，借助电子密钥的方式确认登录者的身份。除此之外，在电子档案查阅的过程中，针对不同的用户也要设置不同的权限范围，强化对用户活动的监督管理，避免信息在查阅的过程中出现丢失或窃取的问题，对人事档案信息的安全性造成一定的影响。

3 结束语

综上所述，人事档案管理作为事业单位重要内容，对于事业单位的发展具有积极的推动作用。这种情况下，事业单位需要给予人事档案管理足够的重视，注重创新和发展其管理模式，积极转变管理理念，同时根据时代的发展要求，注重创新和改进传统档案管理模式。此外，事业单位还需要注重完善相关制度，为人事档案管理工作提供重要的制度保障，提高人事档案管理的整体水平，促进事业单位实现全面发展。