事业单位人事档案管理的困境与突破口

孙 倩

（黑龙江省大庆市住房公积金管理中心，黑龙江 大庆 163000）

人事档案管理是事业单位档案管理的重要组成部分，人事档案对于选拔任用人才，挖掘人才潜力，优化人才配置和力资源有重要的意义。新时期事业单位人事档案管理面临着更加复杂的情况，传统的人事档案管理方式已经不符合时代需要，需要根据事业单位深化改革需要，人员转入转出，人才发展日渐多元化的情况升级人事档案的管理方式，进一步创新人事档案管理办法。

1 事业单位人事档案管理的现状

我国事业单位人事档案管理机制建立在计划经济的体制之上，当前事业单位在大力推动人力资源改革的背景下要求突破传统人事档案管理方式的弊端，强调进一步动态化、全面化和科学化的掌握人事信息，为全面考察了解和正确使用干部奠定基础。事业单位人事档案不仅要反映干部人的政治历史、家庭情况、业绩水平等基本资料，还要进一步分析记录干部的学历情况、专业贡献、突出业绩，以及历年绩效考评情况，能够清晰地描述干部的发展变化历程，综合反映干部的全貌。随着信息技术在档案工作领域的广泛普及，传统的档案管理方式已经不符合时代发展需要，需要进一步面向信息化进行创新改革，从而推动人事档案管理深化发展。

2 事业单位人事档案管理的问题

1）没能反映专业情况。目前，事业单位人事档案管理工作主要记录一些有着专业技术人员的基本资料，包括基本的履历情况、学历情况、人事调转情况、绩效评价情况。目前，事业单位人事档案没能充分反映专业技术人才在专业领域的发展全貌。人事档案不能深刻反映专业干部的成长发展经历，未能发挥人事档案在选拔、培养、任用干部方面的信息载体作用。现有人事档案梳理不及时，不能发挥人事档案在事业单位招聘专业技术人才方面的参考作用。人事档案管理未能与专业档案管理紧密结合，不能从专业视角充分的关注事业单位专业技术人才科研成果，没能真实反映专业人才的特长与科研水平。人事档案管理没有借鉴课题管理、成果管理、学术管理与科研统计管理方面的信息。人事档案中仅记录了专业技术职称、中青年专家、学科带头人等部分头衔，没有充分反映有关技术专利、科研成果、科技创新等信息资料，不利于全面反馈干部综合情况。

2）服务创新意识不强。还有的事业单位在人事档案管理过程中存在创新意识不强的问题，不注重视从服务人才的角度进行人事档案管理工作。人事档案管理存在重管轻用的问题，事业单位人事档案与员工的发展成长具有较大的距离感。事业单位员工不了解档案中记录的基本信息，一些关键信息没能告知事业单位员工。不少事业单位人事档案服务能力不强，档案整理建设的速度较为滞后，员工查询一些数据信息的难度较大，面临调转离职职工不能得到人事档案的第一时间服务。有些事业单位人事档案管理方式相对陈旧，档案管理的局限性大，仍以纸质档案作为主要管理任务，不能进行信息化的档案管理升级，档案管理不符合人才流动的需要，人事档案管理不符合市场化的发展需要，传统的人事档案管理方式极大的制约了人事档案资源发挥实际作用。

3）重要数据信息短缺。事业单位人事档案管理需要全面反映职工情况，需要职工参与到人事档案管理实践活动当中。有些事业单位人事档案管理没能得客观全面反映各类信息。首先，没能全面反映事业单位职工的动态信息，档案中仅以一些静态信息，历史性、过去性的信息比较详细，反映事业单位职工个人信用情况、科研创新情况的内容较少。其次，事业单位档案数据信息缺乏个人特色，缺少有效的鉴定、考核、考察材料，档案数据信息年年相似，档案材料也仅能反映干部“德”方面的内容，不能充分的反映干部“能、勤、绩”方面的信息资料，不能全面客观反映一个人的实际面貌，不能满足社会对人事档案管理的新需要，严重的影响了人事档案管理的有效性。由于人事档案管理存在困境，档案数据信息不全，职工配合不充分，因此影响了人事档案实用价值。

3 事业单位人事档案管理的优化

1）完善人事档案管理体系。为了促进事业单位人事档案管理的科学化发展，还要完善事业单位人事档案管理工作体系，创新人事档案管理工作方法，进一步突破传统人事档案管理的弊端，提高人事档案管理的整体有效性。当前还要构建人事档案与科研档案相互整合的体系，首先，全面加强专业技术档案的应用，通过专业技术档案反映人才的成长经历、重要经历与业务经历。其次，根据人事档案与科研档案的共同特征进行相关内容的融合，科学提炼科研档案中有关科研成果的数据信息。充分发挥档案管理软件系统的作用，基于智能化的信息技术设备实现各类档案数据信息整合，高效提取关键数据信息，从而推动人事档案管理的深化改革，提高人事档案管理整体水平。促进事业单位员工参与人事档案管理，引导事业单位职工自觉上传关键人事档案数据信息，建立有关专业数据信息的评价分析机制，加强人事档案数据信息核对与监督的能力水平。

2）树立社会化的管理理念。为了提高人事档案管理的有效性，应当采用社会化的人事档案管理方法，逐步推动人事档案管理由单位人向社会人的转换，进一步加大人事档案管理改革的力度，根据人才流动需要突破人事档案管理的问题。人事档案管理要反映人才流动的需要，能够细化有关人员流动相关的人事档案管理工作流程，大力推动服务型档案管理体系建设。进一步打破单位之间人事档案传递的弊端，重视扩展人事档案管理工作的视野，突破人事档案管理的局限性，重视实现人事档案资源的整合利用，实现单位之间人事档案的充分有效交换。依托地方人才交流中心、人力资源管理部门实现人事档案的科学流转。加快人事档案管理标准化建设，强调人事档案管理数据信息类型的科学化与统一化，提高人事档案管理的专业水平，基于规范化方法提高人事档案水平。

3）不断丰富人事档案信息。为了提高人事档案管理的有效性，还要不断丰富人事档案数据信息，提高人事档案资源的整体质量水平。首先，在社会环境下完善人事档案收集整理信息机制，强调充分挖掘事业单位员工的社会化信息，包括征信信息等一些关键数据信息。切实反映事业单位职工在科研合同履行、专业技术服务方面的信息。加强推动事业单位人事档案管理创新改革，能够动态化收集事业单位职工的数据信息，建立健全事业单位人员档案信息交流机制，形成良好的职工参与人事档案管理的氛围，积极依托职工丰富人事档案数据信息。还要通过信息技术系统满足相互交流需要，加快推动档案信息服务工作的能力水平，满足事业单位职工个性化查阅档案的需要。依托大数据技术进行档案数据信息挖掘，为事业单位组建科研团队和人才灵活配置提供服务。

4 结论

事业单位人事档案管理对于促进人才发展，提高事业单位用人水平，科学进行人力资源结构优化，突破传统人事管理弊端，提高人才建设效率有重要的意义。还要把握事业单位人事档案管理的主要问题，重视人事档案管理与专业档案管理紧密结合，扩展人事档案管理的内容，优化人事档案管理的方式，不断构建科学化、专业化和标准化的人事档案管理工作体系。