医院行政档案管理创新途径研究

程修光

（烟台市心理康复医院，山东 烟台 265200）

我国在医疗卫生事业领域发生了深刻变化，医院行政档案的信息化建设也在不断深入，新的问题也不断出现。本文主要讨论了一些关于医院行政档案管理方面的问题，以便为医院行政档案在新环境中的创新管理提供一些指导。

1 医院行政档案管理的重要性

1.1 有助于医院日常管理工作的高效开展

行政档案中的人事档案是医院开展人才队伍建设、管理与任免的重要参考文件，是医院人力资源管理工作有效开展的基础条件，可以为医院最大限度优化人才队伍，帮助医院实现人尽其用的用人目标，有助于推动医院的健康发展。另外，人事档案也可以为医院人才优化和评价考核工作提供可靠依据，如果缺乏对这些行政档案的有效管理，势必会影响医院的正常运营，阻碍医院的长远发展。

1.2 有利于促进医院管理工作的进步

行政档案管理方面的创新是医院改革和进步的必要选择。信息技术、计算机技术、因特网技术、云计算技术等正在迅速发展。行政档案管理部门作为负责在医院储存、收集和管理大量信息的部门，本身也面临挑战。面对信息和网络改革的挑战，没有系统的管理创新，毫无疑问将影响医院的整体管理质量的提高，行档案和信息将无法最大限度地发挥其价值。医院行政档案的科学管理可为医院的发展提供宝贵的支持，促进医院的科学技术进步和管理。创新是内部要求，符合档案管理发展的规律。如果行政档案管理只是一种机械的工作重复，将不会有任何进展，不会有突破，将降低行政医院档案工作的价值和意义，不利于提高医院总体管理水平。

2 医院行政档案管理创新途径探索

2.1 健全行政档案管理制度

针对现阶段医院行政档案管理制度建设方面存在的问题，后续需要重点做好以下几点工作：1）在构建相应的行政档案管理制度时要始终立足自身发展现状，遵循行政档案管理特点和需求，增强相关管理制度的科学性和可操作性，确保可以为后续的管理工作提供制度保障；2）在责任制度健全方面，行政档案管理部门要根据医院目前的管理现状，对具体的工作内容进行整合分析，明确日常管理中的重点与难点，有针对性地制定管理制度。待管理内容细化分解后，将其落实到具体的工作人员身上，构建责任机制，确保每一项管理内容均可以由专门的人员负责，避免再次出现“无人管”和“多人管”的情况；3）在开展工作职责落实和监管工作的同时，医院也要重视奖惩机制的构建，构建全过程和动态考核机制，定期对行政档案管理效率与质量进行考核评估。并根据考核评估结果及时组织相关的座谈会，对行政档案管理工作中存在的问题作细致的分析研究，明确后续工作重点。同时，对于日常工作表现优秀的工作人员及时予以精神奖励和物质奖励，给予工作上的充分认可，树立学习榜样，对于日常工作过程中责任意识不强、工作流于形式的工作人员要及时予以批评教育，提升工作责任意识，确保可以营造良好的工作氛围。

2.2 引进现代化档案管理技术

计算机档案处理现在是管理公立医院行政档案的不可避免的趋势。设备升级，行政档案管理现代化，使用计算机管理医院档案，大大减少了档案空间，使储存方便、工作简单，可以大大节省人力、物力和财力资源，大大提高行政档案管理的效率。对医院行政档案进行网络管理：将档案、医疗记录和文件系统化。医院应根据自己的实际情况逐步发展，逐步转向网络医院档案管理，以避免浪费资源。同时也要注意：以电子方式储存医院档案可扩大其内容和范围并延长其储存期限，但是，电子形式不能完全取代传统的归档形式，这些形式必须结合起来管理档案。

2.3 加大行政档案管理资金投入力度

针对行政档案管理基础设施投入力度不足的问题，医院领导层要给予充分的重视，提升对行政档案管理基础设施建设的重视程度。一方面要进一步强化医院财务管理和内控力度，合理规划院内财务使用计划，适当的倾向于行政档案管理，加大行政档案管理资金投入力度，确保相应的基础设施可以得到完善。另一方面行政档案管理部门要重视档案室日常管理工作，重点做好两点工作：1）在档案室空间规划方面，需要设置方便阅览者查看档案的阅览室，如果条件不允许可以设置阅览桌，并保证有良好的自然采光，可安装窗帘或百叶窗等遮阳装置，室内应设置空调或通风设备，供冬天和夏天使用。另外，还应摆放一定的桌椅、电脑，提供档案检索工具；2）在档案室物质条件配置方面，可以优先选择封闭式的柜、箱比敞开式的架子、柜、箱的制成材料最好为金属物，以便更好的防火。也可以考虑使用密集型活动的档案柜，原因在于其具有良好的防火、防尘和防光的性能，可以更好地保障医院行政档案的安全。用于档案保管的技术设备包括空调、除湿机、通风设备、装订机、防盗与防火报警器、复印机、计算机等，医院要根据自身情况来配置。

3 结束语

在现阶段发展中医院行政档案管理创新能够在很大程度上提升医院行政档案管理的水平以及质量，但是医院在进行行政档案管理中还存在着一定的问题，所以医院应该采取有效的措施进行行政档案管理工作的创新，提升行政档案管理工作的信息化建设进程，促进医院更好的发展。