学校人事档案管理工作的几点思考

陈素兰

（福州建筑工程职业中专学校，福建 福州 350026）

1 人事档案的重要性

“人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。”人事档案记载了一个人的学习经历、工作经历、政治表现等，其材料是真实的、原始的，具有极强的法律效益。对于个人来说，是其他材料无法替代的。

2 学校人事档案工作中存在的问题

1）人员配备不充分，业务能力不够专业。档案管理工作需要较强专业素质，要求管理人员需要掌握熟练的归档和存档工作技能，对学校的资料和信息做到有效保护。随着档案管理制度的逐渐普及，档案归档及保管在学校工作中的受重视程度也在不断加强，但在许多基层学校的档案从业人员配备严重不足，在很大程度上影响了学校档案工作的顺利实施。进入信息化时代，随着我国基层单位人事档管理工作不断深入，档案管理工作人员的专业素质不够理想，阻碍了学校档案管理工作的顺利开展和发展。往往在档案工作中，有些档案工作人员需要身兼数职，档案管理人员的工作量被大量增加，没有时间对档案管理工作做到专心致志，并且大部分档案管理人员并非专业出身，而是从其他工作岗位转型而来，业务能力不够专业，只能慢慢在工作中积累经验，这极大限制档案管理工作的效用性。

2）人事档案材料缺乏完整性及真实性。并不是所有的学校都能够清楚认识到档案工作的重要性，尤其是中小学校，档案管理部门建设并不完善，档案意识的普及没有实现学校全覆盖，档案材料收集工作没有真正实施。除学校档案室以外的其他一线工作部门，经常在工作过程中没有做到人事材料的及时收集，导致人事档案管理出现问题，部分档案材料不够齐全。人事档案中的个人履历材料、学历材料、职称材料、奖惩材料、考察材料等，广泛存在材料缺失的现象，很多单位的真实情况与档案记录不符，再加上我国出现大量人事档案造假的现象，有些人员为了延迟退休时间，私自更改出生年月；部分人为调整工资私自更改参加工作时间，增加社会阅历等，以上情况的出现，导致人事档案材料的真实性受到重大挑战。

3）学校对档案部门的组织管理力度有待加强。档案管理人才的流失和断层，给基层档案管理工作带来很大挑战。在档案管理中培训业务几乎不存在，虽然档案主管对于档案工作有一定的监督与管理，但是监督力度和措施较小，只是看立卷归案的速度，归档的材料是否齐全，档案装订工作是否美观，指导工作只是存在表面，对认识档案管理和检查工作开展过少，这种检查工作只是一种突击性工作，过关以后就可以一劳永逸，这种方式严重阻碍了人事档案的工作质量。

4）人事档案管理信息化进程缓慢。随着我国社会经济的不断发展，人事档案不断被普及，传统的人事档案已经不能满足基层单位的有效实施，管理手段太过落后，存在很大的局限性，产生过多的重复劳动力。随着我国进入信息化时代，某些单位也研发出人事档案管理软件，但由于单位对人事档案不够重视，投入较少，这些软件并没有完善，还存在很多问题，比如：没有形成统一标准、无法进行快捷的资源共享等，严重影响档案管理的工作效率，无法对大量资源进行归档处理，新人事档案还存在内容严重不准的现象，比如说人员出生年月不准、参加工作时间不准等，严重影响档案管理的质量[1]。

3 基层单位人事档案管理工作的相关策略

1）完善档案管理工作体系。学校领导要提高对学校档案工作的重视程度，结合单位实际，成立档案工作领导小组，建立完善的档案管理工作制度，根据上级指导性文件，制定出台符合本校工作实际的人事档案管理工作文件，尤其要重视归档工作，并进行认知强化和内容明文化，形成有效且高效的档案管理机制，确保各项人事手续完备，材料齐全，进而维护人事档案的完整性和真实性，确保档案管理具有重要的参考和借鉴价值。随着社会的进步和经济的发展，档案制度应该不断改革和发展，使档案能够发挥真正的作用和价值。

2）强化档案管理工作基础。档案工作人员需要具备良好的政治思想素质和专业素质修养，学校要注重提升档案管理人员的专业素质，一方面全力支持，甚至是提供有力平台为档案管理人员的专业提升进行有效业务培训，学习档案管理的理念知识，丰富档案人员的管理知识；另一方面建立档案管理网络平台，以信息化时代技术为依据，提高管理水平，跟上时代的步伐，满足基层人事档案的管理工作[2]。

3）提高档案管理工作效率。在开展学校档案日常工作的同时，应注重提高档案管理工作人员的自我工作修养和工作效率。结合本单位档案管理工作的实际情况，积极完善档案管理的各项工作机制，及时发现人事档案管理工作中存在的问题，并且找出科学的问题解决方法，使得问题得到有效解决。人事档案管理工作讲究政治性、全面性、真实性以及永久性，档案工作人员要不断提高专业素养，持续提升自我效率。

4）增强档案管理工作意识。尽可能地实现档案宣传全覆盖，在全校宣传档案管理的重要性，增强档案管理工作在教职工心里的重要性，举办相关的档案法规和制度的演讲，开展加强档案意识的活动，让所有人员对档案管理工作重视起来。同时可以在学校的各职能部门设兼职人员，配合学校档案室进行一手资料的收集工作，从而保证人事档案管理工作的顺利实施[3]。

5）保证档案管理工作质量。硬件建设是保证档案管理质量的重要途径，要在单位建立专门的档案管理室，添加先进的档案管理设备。做好档案管理保护工作，比如：防虫、防高温等，保证档案材料的安全问题，对档案材料进行分类处理，可以强化档案查阅的方便快捷性，确保档案材料的管理规范。人事档案的装订从“打孔+鞋带”到蛇簧夹式档案盒的转变，在提升档案管理效率的同时，也提升了对档案材料的保护力度，尤其是在档案材料的拆装和复印过程中，避免了材料因带子摩擦而产生的不必要的磨损。

4 小结

档案资料可以有效地反映出一个单位管理活动情况的现状，档案作为一个载体的出现，可以帮助学校提高管理和工作水平。随着人事档案信息运用范围的越发广泛和重要，人事档案管理工作逐步走向规范化、标准化、科学化、全面化，所以如何做好人事档案管理工作是每一个档案从业人员必须思考和研究的课题。但是在实际工作中，许多学校的人事档案管理工作仍然存在着各种各样的问题，这就要求我们学校高层要提高站位，强化意识，加强组织领导；要求学校档案从业人员必须坚持学习，掌握与时俱进的档案工作理念和档案管理专业知识、技能，提升自我，积极创新。